10 funktioner, som du ikke kan undvære i et arbejdstidsplanlægningssystem

Overvejer du at investere i et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem? Du er ikke den eneste. Der er en del, du skal overveje, inden du bestemmer dig. Passer det til læreanstaltens og dine behov? Hvilke funktioner bruger du mest, og hvilke funktioner er lovpligtige? I denne artikel beskriver vi de vigtigste funktioner, som forenkler din hverdag og gør det nemmere at fordele ressourcerne.

1. Ind- og udlån af personale

Et arbejdstidsplanlægningssystem bør have en funktion til ind- og udlån af personale.
Det mest almindelige er, at ind- og udlån af personale mellem institutter aftales manuelt, måske via e-mail, på et onlinemøde eller i en telefonsamtale. Det kan virke enkelt, men man risikerer, at vigtig information bliver glemt eller forsvinder og ikke ender, hvor den skal være, nemlig i arbejdstidsplanen. Konsekvensen bliver, at informationen ikke når frem til medarbejderen, og at løndokumentationen bliver forkert.

Sådan behøver det ikke at være.

I et professionelt arbejdstidsplanlægningsværktøj er der ingen risiko for, at noget forsvinder. Systemet holder styr på ind- og udlån af personale, sørger for, at du får vigtig information og er altid opdateret om, hvem der skal lånes ind eller ud, hvor længe og hvornår. Hele processen er digital – informationen dokumenteres automatisk i arbejdstidsplanen hos både det institut, der låner ressourcer, og det, der udlåner ressourcer. Al dokumentation til intern fakturering og bogføring af løn bliver automatisk korrekt. Systemet gør det også muligt at sende anmodninger om lån af en specifik person eller kompetence, og det institut, der modtager anmodningen, kan foreslå andre personer end den, der anmodes om.

En særligt praktisk funktion for den person, der arbejder med præliminær bemanding af lånt personale, er, at systemet automatisk sammenfatter og sender anmodningerne. Når en anmodning accepteres, ændres den præliminære bemanding automatisk til bekræftet. Enkelt og smart.

2. Generering af dokumentation til lønbogføring

En af de mest centrale funktioner i et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem er at oprette dokumentation til bogføring af løn.

Udarbejdelse af dokumentation til bogføring af medarbejdernes løn indebærer som regel en masse manuelt arbejde for den, der planlægger arbejdet, og for økonomiafdelingen. Faktum er, at dette stort set altid gøres manuelt, igen og igen, medarbejder for medarbejder – et kæmpe arbejde, hvor man nemt kan begå fejl. For at fordelingen af udgifter skal blive korrekt, skal udlån af personale afstemmes separat. Eftersom udarbejdelsen af dokumentation kræver så meget administration, foretages den af naturlige årsager kun en eller to gange om året.

Med et digitalt arbejdstidsplanlægningssystem kan man spare utroligt meget tid og slippe for en masse hovedbrud, eftersom dokumentationen til lønbogføringen automatisk opsummeres og sammenfattes på baggrund af den eksisterende arbejdstidsplanlægning. Systemet tager højde for ind- og udlån af personale ved automatisk at analysere, hvilke timer den udlånte medarbejder har. Det sikrer komplet og korrekt dokumentation, som derefter bare skal eksporteres.
Det vil også glæde din kollega i økonomiafdelingen, som i stedet kan bruge sin tid på at lede efter afvigelser. Systemet klarer resten.

Eftersom det bliver så meget nemmere at udarbejde dokumentation, kan læreanstalten ved behov følge op på økonomien hvert kvartal eller hver måned i stedet for hvert år eller hvert halve år. Det tjener alle på.

3. Digital signering af arbejdstidsplaner

Arbejdstidsplaner er altid blevet udskrevet på papir, som medarbejderne derefter skulle underskrive. Endda i to eksemplarer. Eller tre, eftersom visse arbejdstidsaftaler skal granskes af fagforeningen. I dag har man helt andre muligheder med elektronisk signatur, som er juridisk bindende, som kan gemmes digitalt, og som er en fordel for både miljøet og dit tidsforbrug.
Mange arbejdstidsaftaler kræver, at medarbejderen signerer sin arbejdstidsplan inden det kommende virksomhedsår. Nogle gange vil man også have en underskrift hvert halve år og/eller efter virksomhedsåret. Med andre ord: Rigtigt mange underskrifter

Digital signering er en hurtig, enkel og effektiv måde at forenkle og modernisere arbejdet på.

I et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem underskrives og arkiveres arbejdstidsplanen helt digitalt. Som medarbejder har man altid adgang til alle signerede arbejdstidsplaner, og afdelingslederne har adgang til hele planlægningen, sådan som den så ud, da den blev underskrevet.
Hvis en medarbejder ikke er tilfreds med sin arbejdstidsplan, kan vedkommende skrive en kommentar og undlade at godkende den.

Den ansvarlige for planlægningen kan løbende følge med i, hvem der har underskrevet og sende påmindelser til de medarbejdere, der ikke har skrevet under i tide. Repræsentanter fra fagforeningen kan selv logge ind og se de signerede arbejdstidsplaner.

4.Uddelegeret kursusplanlægning

Uddelegeret kursusplanlægning er baseret på samarbejde og kommunikation og kan foregå på flere forskellige måder. Uanset hvilken måde man foretrækker, skal et arbejdstidsplanlægningssystem kunne håndtere det.
Der findes fire forskellige måder at arbejde med bemanding og planlægning på, og de begynder alle sammen med, at man lægger et budget for kurset eller projektet. I de tilfælde, hvor man anvender formler til at beregne et budget, kan de lægges ind i arbejdstidsplanlægningssystemet.

Når budgettet ligger fast, skal kurset planlægges og bemandes. Planlægning og bemanding kan foretages af en eller flere planlæggere eller uddelegeres til den kursusansvarlige, som planlægger aktiviteterne i nærmere detaljer. Det kan handle om forelæsninger, laboratorieforsøg, opgaverettelse, kursusansvar, eksamination, virksomhedspraktik og så videre.

Når den nærmere planlægning er på plads, sender den kursusansvarlige sine ønsker om bemanding til den planlægningsansvarlige, som sørger for, at der er personale til de forskellige kurser. Hvis der opstår en konflikt i planlægningen, håndteres den i dialog med den kursusansvarlige. Nogle gange er man nødt til at ændre planlægningen af et kursus, og så er det praktisk at have et arbejdstidsplanlægningssystem. Systemet holder styr på ændringerne, og den planlægningsansvarlige skal kun tage sig af den ønskede ændring.

5. Kompetenceudviklingstid

Der er mange regler at forholde sig til, når man beregner kompetenceudviklingstid. Derudover varierer reglerne ofte fra institut til institut.
Et professionelt arbejdstidsplanlægningsværktøj bør understøtte flere forskellige regelsæt, for eksempel følgende:

  • Kompetenceudviklingstiden baseres på tjenestens omfang og eventuelt fravær i løbet af året.
  • Kompetenceudviklingstiden baseres udelukkende på arbejde inden for grunduddannelse og videregående uddannelse.
  • Kompetenceudviklingstiden reduceres med de opgaver, der ikke genererer kompetenceudviklingstid.
  • Al bemanding i procent af fuld tid eller procent af bemandingsbar tid reducerer den kompetenceudviklingstid, der gives.

Procentsatser for kompetenceudviklingstid kan enten angives centralt eller afhængigt af personalekategori, og beregningen foretages enten årligt eller halvårligt.

6. Kopiere kurser fra semester til semester

Hvorfor genopfinde hjulet? Man sparer meget tid ved at kopiere kurser, så man kan næsten ikke undvære en kopieringsfunktion.

På mange institutter er planlægningen ofte identisk fra semester til semester. Det kommende forårssemester er stort set det samme som sidste forårssemester. Det er utroligt tidsbesparende at have en funktion, som kopierer planlægningen fra et semester til det næste, så man slipper for at foretage den samme planlægning fra grunden.

Eftersom start- og slutdato varierer fra år til år, skal det være nemt at justere aktivitetsplanlægningen og bemandingen i forhold til semesterets start i systemet.
Det er også vigtigt, at systemet kan tage højde for ændret bemandingsstatus, når planlægningen kopieres. Det er især relevant i forbindelse med uddelegeret planlægning, så den kursusansvarlige kan indsende nye bemandingsønsker.

7. Beregning af indtægter og udgifter

Når du planlægger det kommende virksomhedsår, er økonomien en af hjørnestenene. Et budget, der ikke holder, eller udskiftning af medarbejdere, kan få uforudsete konsekvenser. Typiske spørgsmål inden det kommende virksomhedsår er:

  • Holder budgettet økonomisk?
  • Hvilke kurser genererer henholdsvis overskud og underskud?
  • Hvilke konsekvenser får det for resultatet af et kursus, hvis vi udskifter medarbejdere?

Udgifterne til et kursus baseres på bemandingen. Systemet beregner en timepris baseret på personalets månedsløn, alder, øvrige lønudgifter samt merudgifter, som afhænger af kursus- eller projekttype.

Arbejdstidsplanlægningssystemet beregner resultatet for hvert kursus. Systemet opsummerer også indtægter, udgifter og resultater på aggregeret niveau, for eksempel for programmer, grunduddannelse og videregående uddannelse.

8. Samlæsning af kurser

Samlæsning af kurser er udbredt, men kan være en udfordring at planlægge. Det er vanskeligt at danne sig et samlet overblik over, hvordan kurset gennemføres, hvis du planlægger hver enkelt kursusgang, der samlæses, hver for sig. Samtidig giver det problemer, hvis du kun planlægger én kursusgang ad gangen. Når du skal investere i et arbejdstidsplanlægningssystem, skal du finde et system, der kan håndtere samlæsning.

Sådan gør du:

Løsningen er at oprette et samlæsningskursus i arbejdstidsplanlægningssystemet for alle de kursusgange, der samlæses. Information om eksempelvis planlægningstal og beregnet budget fra hver enkelt kursusgang opsummeres automatisk for samlæsningskurset. Derefter foretages planlægning og bemanding af samlæsningskurset, hvilket giver medarbejdere og planlægningsansvarlige et helhedsbillede af, hvordan kurset er planlagt.

Når der skal udtrækkes dokumentation til lønbogføringen, fordeles bemandingsudgiften automatisk på hver enkelt kursusgang. Nemmere kan det ikke gøres.

9. Scenariehåndtering

Scenariehåndtering er et effektivt værktøj til afdelingsledere og en utroligt praktisk funktion at have i et arbejdstidsplanlægningssystem.

Scenariehåndteringen kan blandt andet anvendes til at sammenligne det planlagte virksomhedsår med, hvordan virksomhedsåret faktisk er forløbet. Når planlægningen af det kommende virksomhedsår er på plads og afstemt, gemmes det som et scenarie. I løbet af året foretages der løbende ændringer, når der sker noget, som forandrer planlægningen, for eksempel hvis nogen stopper eller bliver syg. Når året er omme, er alle ændringer lagt ind, og planlægningen er dermed et udfald. Hvis planlægningen er blevet gemt som et scenarie, kan du sammenligne planlægningen af virksomhedsåret med det faktiske udfald.

Et andet anvendelsesområde for scenariehåndtering er test af forskellige planlægningsalternativer. Ved at oprette et scenarie (altså en kopi) af den aktuelle planlægning, kan du skabe forskellige planlægningsscenarier, evaluere dem og få et bedre overblik over konsekvenserne.

Nogle gange kan det også være relevant at få medarbejdernes feedback på et færdigt scenarie, så arbejdstidsplanlægningssystemet skal også kunne publicere et scenarie.

10. Integrationer

En arbejdstidsplanlægningssystem lever ikke sit eget liv på læreanstalten, men skal integreres med flere andre systemer, så informationerne er opdaterede og aktuelle. Du skal sikre dig, at der findes færdige integrationer til kursussystem, personalesystem og økonomisystem samt rapporter til bogføring af løn og budgetdokumentation.

I den anden ende leverer arbejdstidsplanlægningssystemet dokumentation til personalesystemet med henblik på bogføring af løn, til skemalægningssystemet med henblik på planlægning af skemaer, til budgetsystemet med henblik på budgettering af det kommende virksomhedsår og til business intelligence-systemet med henblik på analyse af virksomheden. Den optimale vekselvirkning.

Opsummering

Nu har du fået en kortfattet gennemgang af, hvad et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem kan gøre for dig og din læreanstalt. Det sparer tid, forenkler og effektiviserer arbejdet og holder løbende dig, ledelsen, fagforeningen og de ansatte opdaterede, hvad angår arbejdstidsplaner, bemanding, budget og ændringer. I realtid.

Hvis du vil vide mere om faldgruberne og fordelene ved arbejdstidsplanlægning, og hvad du kan forvente at få ud af et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, kan du
tilmelde dig vores gratis webinar.

Læs mere om fordelene ved et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, som er udviklet specifikt til læreanstalter.

Her kan du se de vigtigste krav, som en læreanstalt bør stille til et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem.

Om forfatteren

Jens Apelgren har over ti års erfaring innen personalplanlegging for læresteder, og han har personlig implementert personalplanleggingssystemer ved 18 forskjellige læresteder. Jens er administrerende direktør i Retendo AB, som tilbyr systemer som effektiviserer administrasjonen for både læresteder og prosjektorienterte bedrifter. Jens er aktivt involvert i utviklingen av Retendos personalplanleggingssystem.

RELATEREDE ARTIKLER