Derfor fungerer arbejdstidsplanlægningsløsninger i Excel ikke i længden

Den absolut mest udbredte løsning, når en læreanstalt ikke har et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, er at bruge Microsoft Excel til arbejdstidsplanlægningen. Alt fra enkle Excel-filer med 2-3 faner til utroligt komplekse løsninger med forbundne Excel-dokumenter med over 50 faner. Det er helt naturligt at skabe Excel-løsninger til arbejdstidsplanlægning, og det er ofte den eneste farbare vej, når en planlægger skal forsøge at effektivisere og forenkle planlægningen på egen hånd. I en større sammenhæng kan disse Excel-løsninger dog blive et problem. Nu skal jeg fortælle hvorfor.

Personafhængighed

Excel-arkene er ofte udviklet af en enkelt person, som har styr på både arbejdstidsplanlægning og Excel. Når denne person stopper eller skifter stilling, er det ofte meget svært for andre personer at sætte sig ind i Excel-arkene og holde dem opdateret. I værste fald mister man hele arbejdstidsplanlægningen. Når nye planlæggere overtager, er det ofte både nemmest og sikrest at starte forfra og udvikle en ny løsning i Excel. Man bliver med andre ord slået tilbage til start.

Risiko for flere versioner af sandheden

I starten arbejder alle planlæggere med det samme Excel-ark og de samme informationer. Men sådan bliver det næppe ved med at være. Hver gang der foretages en ændring, er der en risiko for, at det er det forkerte Excel-ark, der bliver opdateret, at ændringen ikke bliver indført i masterfilen, eller at en anden ændrer og gemmer en ældre version af Excel-arket. Det resulterer i flere versioner, så man til sidst ikke ved, hvilke informationer der er aktuelle.

Svært at opretholde informationssikkerheden

Det er utroligt nemt at dele informationer, der ligger i et Excel-ark. Det kræver ikke andet, end at man sender Excel-filen via e-mail. Arbejdstidsplanlægning indeholder ofte følsomme oplysninger om personers fravær, ansættelsesvilkår og løn, er derfor er dette alvorligt set ud fra et sikkerhedssynspunkt. Et arbejdstidsplanlægningssystem har derimod individuelt logon og adgangsrettigheder, så man kan styre, hvem der har adgang til hvilke informationer. Det gør denne løsning langt mere sikker.

Udfordring at overholde GDPR

Persondataforordningen (GDPR) er en forordning, der gælder i hele EU og har til formål at sikre et ensartet og ligeværdigt niveau for beskyttelse af personoplysninger. Hvis man som virksomhed ikke behandler personoplysninger korrekt, kan man blive dømt til at betale en såkaldt administrativ sanktionsafgift på op til 20 millioner euro eller 4 % af omsætningen.
Korrekt og sikker efterlevelse af samtlige GDPR-krav er svært med Excel-løsninger, og det er en udfordring for ledelsen at sikre, at informationerne ikke spredes til uvedkommende, og at de gemmes og håndteres på en sikker måde.

Ikke muligt at logføre ændringer

Et andet krav, der ofte stilles til arbejdstidsplanlægningsløsninger er, at ændringer af personoplysninger bliver logført, hvilket vil sige, at systemet indeholder en oversigt over, hvem der har ændret hvad og hvornår. Dette krav kan ikke opfyldes i en Excel-løsning.

Den menneskelige faktor fører til fejl i formler

Det er desuden meget almindeligt, at der er fejl i beregningsformlerne i Excel.* Når Excel-arkene bliver store og komplekse, kan den menneskelige faktor let føre til, at der opstår fejl i formlerne, fx at man glemmer at inkludere indholdet i visse celler i formlen. Dermed risikerer beslutningstagerne at få et fejlbehæftet beslutningsgrundlag og drage forkerte konklusioner og træffe forkerte beslutninger for virksomheden.

Arbejdstidsplanlægningen kan blive forkert

Det er utroligt kompliceret at beregne arbejdstidsplanlægningen på en måde, som opfylder reglerne i arbejdstidsaftalen, især når der skal tages hensyn til børns sygedage, sygemelding, orlov, barsel og andre ændringer i stillingens omfang i årets løb. Dette i kombination med regler for beregning af efteruddannelsestid, månedsvis dokumentation til bogføring af løn og månedsvis belægningsgrad betyder, at Excel-arket altid er baseret på estimater og forenklinger, for at det overhovedet skal være muligt at gennemføre arbejdstidsplanlægningen.

Når planlæggerne bliver nødt til at genopfinde hjulet i deres egne Excel-løsninger til arbejdstidsplanlægning, siger det sig selv, at der let kan opstå fejl og mangler.

Rapporteringen bliver omstændelig

Det er svært nok at holde styr på alle Excel-arkene og få dem til at fungere sammen. Hvis man så oven i købet skal forsøge at eksportere relevante data til forskellige typer rapporter, bliver det hurtigt en omstændelig – om end ikke umulig – opgave. Jo mere kompleks Excel-løsningen er, desto sværere bliver rapporteringen.

Ingen overskuelig visualisering

Nogle brugere kan skabe grafer og diagrammer på baggrund af Excel-ark, men det er tidskrævende og frustrerende at sammenstille komplekse informationer. To visninger, som er enkle at vise i et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, men som er utroligt vanskelige at sammenstille i Excel, er for eksempel belægningsgrad pr. person og måned samt en grafisk repræsentation af, hvornår kurser og aktiviteter indtræffer i løbet af et semester.

Svært at skalere op

Så længe der kun er én eller nogle få personer, der arbejder med arbejdstidsplanlægning, kan det fungere nogenlunde med en Excel-løsning. Men når flere og flere planlæggere, og frem for alt kursusansvarlige, skal involveres i planlægningen, bliver det mere kompliceret, og risikoen for fejl i formler og forbindelser mellem Excel-ark stiger.

Opsummering

Der er altså masser af tungtvejende argumenter for at afvikle den hjemmestrikkede Excel-løsning og skifte til et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem. Et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem indebærer mange fordele for læreanstalter.

Hvis du vil vide mere om dette, kan du klikke på linket og læse en beskrivelse af de største fordele ved et arbejdstidsplanlægningssystem, som er tilpasset læreanstalter.

Hvis du vil have tips til, hvilke krav du skal stille til et arbejdstidsplanlægningsværktøj, kan du klikke på linket for at læse artiklen.

Hvis du vil lære mere om, hvordan arbejdstidsplanlægningsprocessen kan organiseres på en læreanstalt, har vi også skrevet en artikel om det.

* Ifølge en undersøgelse fra University of Hawaii indeholder 88 procent af alle Excel-ark en eller anden fejl.

Om forfatteren

Jens Apelgren har mere end 10 års erfaring med arbejdstidsplanlægning på læreanstalter og har personligt indført arbejdstidsplanlægningssystemer på 18 læreanstalter. Jens er administrerende direktør for Retendo AB, som tilbyder systemer til effektivisering af administrationen for både læreanstalter og projektorienterede virksomheder. Jens er dybt involveret i udviklingen af Retendos arbejdstidsplanlægningssystem.

RELATEREDE ARTIKLER