Fordelene ved en fælles arbejdstidsplanlægningsproces

En fælles proces for arbejdstidsplanlægning er vigtig for, at din læreanstalt skal få arbejdsro, blive mere effektiv og skabe et bedre overblik.

Din læreanstalt står naturligvis over for de samme krav som altid om at levere uddannelser af så høj kvalitet som mulig og bemande kurser og projekter på en effektiv og transparent måde. Kort sagt at nå målene. Implementeringen af en fælles arbejdstidsplanlægningsproces i hele organisationen kan gøre det arbejde mange gange lettere. I denne artikel forklarer vi hvordan.

Blive enige om, hvordan I skal samarbejde

Ved at synliggøre arbejdstidsplanlægningsprocessen gør man det tydeligt for alle, hvordan virksomheden ledes og planlægges. Samtidig kan dine medarbejdere bedre sætte sig ind i, hvordan de forskellige dele af organisationen bidrager med værdi. Et fælles syn på, hvordan arbejdstidsplanlægningen skal håndteres, gør det også nemmere for institutter at samarbejde.

Muliggør koordinering for hele læreanstalten

I traditionelt opbyggede organisationer er virksomheden stort set altid opbygget i funktioner, for eksempel økonomi, HR eller et specifikt institut. Arbejdsmetoderne er ofte tilpasset efter, hvad der fungerer bedst for den pågældende funktion – man arbejder med sit eget uden at reflektere over, hvordan det påvirker andre funktioner. En procesorienteret arbejdsmetode, som beskriver effektive workflows gennem flere funktioner, øger samarbejdet, kvaliteten og effektiviteten.

Fokuser på målene

Hvem har ikke oplevet at hænge fast i gamle vaner og gjort, “som man altid har gjort” uden at overveje, om og i så fald hvordan det bidrager til uddannelsesinstitutionens fælles mål? Ved at indføre en fælles arbejdstidsplanlægningsproces bliver det tydeligt for alle, hvordan instituttet planlægges og ledes. Eftersom transparensen øges, kan medarbejderne komme med feedback på arbejdsmetoder, som ikke længere fungerer optimalt, og være med til at identificere forbedringsområder, som gør organisationen mere effektiv og bedre til at fokusere på målene.

Harmoniser arbejdet på tværs af institutter

På læreanstalter er der en tendens til, at hvert institut udvikler sin egen måde at arbejde på. Det kan være et resultat af enkelte medarbejderes behov eller på grund af en manglende forståelse for helheden. I en del tilfælde er det berettiget med individuelle arbejdsmetoder, som opfylder specifikke behov. Ofte kan man dog opnå store synergieffekter ved at lære af hinanden og identificere best practice og på den måde udvikle fælles processer, som er mere effektive.

En proces til udvikling og optimering

En fælles arbejdstidsplanlægningsproces gør det hurtigere at identificere problemer, se forbedringsmuligheder på en mere struktureret måde og opsnappe feedback fra medarbejdere og studerende.

Ved at måle og analysere din arbejdstidsplanlægningsproces får du indsigt i, hvordan virksomheden præsterer på produktivitets-, tids- og kvalitetsparametrene. Målingerne hjælper dig også med at identificere de forbedringer, der kan foretages. Det bliver også nemmere at prioritere og iværksætte forskellige tiltag til effektivisering af arbejdstidsplanlægningsprocessen i form af kortere gennemløbstider, bedre beslutningsgrundlag og tydeligere mål.

Bedre kommunikation og større tillid – både internt og eksternt

En indarbejdet arbejdstidsplanlægningsproces gør det tydeligt, hvordan de enkelte dele af arbejdet bidrager til helheden. Det kan også skabe større tryghed hos medarbejderne og øge tilliden fra ledelsens side, hvilket som bekendt er en forudsætning for, at den samlede virksomhed kan udvikles.

Opsummering

En læreanstalt har alt at vinde og intet at tabe på at indføre en fælles proces for arbejdstidsplanlægning. Hvis du vil læse mere om de forskellige dele af arbejdstidsplanlægningsprocessen på en læreanstalt, har vi også skrevet en artikel om det.

Hvis du vil vide mere om faldgruberne og fordelene ved arbejdstidsplanlægning, og hvad du kan forvente af et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, kan du tilmelde dig vores gratis webinar.

Læs mere om fordelene ved et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, som er udviklet specifikt til læreanstalter.

Her kan du se de vigtigste krav, som en læreanstalt bør stille til et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem.

Om forfatteren

Jens Apelgren har over ti års erfaring innen personalplanlegging for læresteder, og han har personlig implementert personalplanleggingssystemer ved 18 forskjellige læresteder. Jens er administrerende direktør i Retendo AB, som tilbyr systemer som effektiviserer administrasjonen for både læresteder og prosjektorienterte bedrifter. Jens er aktivt involvert i utviklingen av Retendos personalplanleggingssystem.

RELATEREDE ARTIKLER