De 9 største fordele ved et arbejdstidsplanlægningsværktøj, som er tilpasset læreanstalter

Som leder af en læreanstalt har man meget at holde styr på – fra personalets belægningsgrad til arbejdstidsaftaler og planlægning af kurser. Her kan et arbejdstidsplanlægningsværktøj være den løsning, der får alle brikkerne til at falde på plads. Det kan give dig et komplet øjebliksbillede og et fuldstændigt overblik over alt, der vedrører planlægning af personalets arbejde, i ét samlet elektronisk system, som altid er opdateret med de seneste informationer. I denne artikel gennemgår vi de 9 største fordele ved et arbejdstidsplanlægningsværktøj til læreanstalter.

En kompleks virksomhed kræver et arbejdstidsplanlægningssystem, som er tilpasset læreanstalter

For læreanstalter er en af de største udfordringer, at virksomheden er ekstremt kompleks at planlægge og bemande. Den består af flere forskellige kurser, projekter og linjearbejder, som udføres af personale med forskellige ansættelsesformer og grader af fravær. Derudover skal man holde styr på personale, der udlånes på tværs af forskellige institutter, og beregne personalets efteruddannelsestid. Mange forskellige roller i organisationen er desuden indblandet i planlægning og bemanding, fx kursusansvarlige, planlæggere, økonomer, chefer og fagrepræsentanter.

Et arbejdstidsplanlægningssystem, som er tilpasset læreanstalter, understøtter hele arbejdstidsplanlægningsprocessen og forenkler både planlægning og opfølgning. Derudover effektiviseres arbejdet ved, at de forskellige roller – kursusansvarlige, planlæggere, økonomer, chefer og fagrepræsentanter – får specifikke visninger i systemet med information, som er relevant for netop deres rolle.

1. Forenklet beslutningsproces med en fælles arbejdstidsplanlægningsproces

På en læreanstalt har institutterne ofte forskellige processer for arbejdstidsplanlægning. For eksempel kan planlægningen ske på semester- eller årsbasis, planlægningen kan udføres på forskellige tidspunkter af året, planlægningen kan være integreret i budgetprocessen, og opfølgningen kan ske månedligt, kvartalsvis, årligt eller hvert semester.

Ved at implementere en fælles proces for hele læreanstalten forenkler man ledelsens beslutningsproces, og det skaber et stabilt fundament for læreanstaltens udvikling og arbejdet med løbende forbedringer. Derudover forenkles kommunikationen internt i organisationen.

Et fælles arbejdstidsplanlægningssystem fungerer som en effektiv støtte, når man skal implementere en fælles proces. Et arbejdstidsplanlægningssystem indeholder de funktioner, visninger og rapporter, der er nødvendige for, at man kan arbejde effektivt med den valgte proces.

2. Understøtter forskellige bemandingsmetoder

Selvom læreanstalten har en fælles arbejdstidsplanlægningsproces, arbejder små institutter ofte anderledes med bemanding end store institutter. På store institutter er der flere involverede, og det er ikke usædvanligt, at kursusplanlægningen uddelegeres.

Et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem understøtter alle bemandingsmetoder – alt fra, at bemandingen håndteres af nogle få planlæggere, til at planlægningen er fuldt uddelegeret og involverer alt fra kursusansvarlige og vicerektorer til økonomer og chefer.

3. Et korrekt øjebliksbillede er en forudsætning for god styring

For at instituttets ledelse skal kunne lede virksomheden effektivt, kræver det en opdateret og korrekt arbejdstidsplan, som giver et aktuelt overblik over, hvem der gør hvad i organisationen, og hvordan kurserne er planlagt. Et korrekt øjebliksbillede af virksomheden er en forudsætning for, at man kan tage velovervejede beslutninger om vejen frem.

Netop dette er en af fordelene ved et arbejdstidsplanlægningssystem: Det giver et korrekt øjebliksbillede, fordi alle arbejder i det samme system. Alle ændringer er tilgængelige med det samme, og derudover har man adgang til flere forskellige sammenstillinger (rapporter) for virksomheden. Det kan for eksempel være rapporter, som viser personalets bemandingsgrad måned for måned, en sammenstilling pr. virksomhedstype (grunduddannelse, videregående uddannelse, projekt, løbende arbejde), individuelle arbejdstidsplaner, kursusplanlægning for enkelte kurser samt indlånt/udlånt personale. Alt dette gør det muligt at lede og følge op på virksomheden på en ensartet måde.

4. Det økonomiske perspektiv er vigtigt

Når man træffer beslutninger på en læreanstalt, er det økonomiske perspektiv vigtigt. Man vil kunne se indtægter, udgifter og resultater udspecificeret for hvert enkelt kursus. Resultatet for et kursus kan for eksempel indikere, om kurset skal bemandes anderledes eller planlægges på en anden måde.

Arbejdstidsplanlægningsværktøjer beregner automatisk indtægterne for kurser på baggrund af antal studerende, gennemstrømning og det offentlige tilskud pr. uddannelsesområde. Udgifterne beregnes også automatisk på baggrund af månedsløn, arbejdsgiverafgifter og overhead. På den måde får beslutningstagerne et korrekt økonomisk beslutningsgrundlag.

5. Transparens i organisationen øger effektiviteten

Et vigtigt aspekt af alt ledelsesarbejde er, at arbejdstidsplanlægningen skal være tydelig og transparent, og at den skal formidles, så alle medarbejdere får en solid forståelse af, hvem der skal gøre hvad. Det skaber en effektiv virksomhed med færre uklarheder og mindre friktion mellem medarbejderne og institutterne.

Et arbejdstidsplanlægningsværktøj skaber tydelighed og transparens i arbejdstidsplanlægningen og fremmer kommunikationen om, hvem der skal gøre hvad. Informationen om arbejdstidsplanlægningen præsenteres i forskellige visninger og rapporter, som er tilpasset specifikt efter de enkelte roller og adgangsrettigheder.

Et arbejdstidsplanlægningssystem sikrer desuden, at medarbejderne altid har adgang til den seneste version af planlægningen. Der er ingen risiko for, at medarbejderne sidder med en uaktuel version, som kan føre til misforståelser. Aktuel og let tilgængelig information i alle led i organisationen øger effektiviteten. Alle har adgang til det samme øjebliksbillede, hvilket minimerer friktion i organisationen.

6. En udfordring at få information om alle personale- og kursusændringer

En stor udfordring i forbindelse med arbejdstidsplanlægning er at få løbende adgang til og information om de mange personaleændringer, der løbende sker i organisationen – alt fra sygdom, ferie og orlov til nyansættelser, opsigelser og ændringer i timeantal.

Et arbejdstidsplanlægningsværktøj er integreret med læreanstaltens personalesystem og registrerer automatisk alle personaleforandringer. Systemet præsenterer forandringerne for planlæggeren, som med det samme kan ændre planlægningen, så virksomhedens fortsatte drift sikres.

Arbejdstidsplanlægningssystemet er også integreret med virksomhedens kursussystem. Ændringer af kurser og kursusgange overføres automatisk, fx antal registrerede og eksaminerede studerende.

7. Nemmere at overholde arbejdstidsaftalen med et arbejdstidsplanlægningssystem

For arbejdsgiveren og personalet er det vigtigt, at arbejdstidsaftalen overholdes på hele læreanstalten. Det er dog meget almindeligt, at blandt andet efteruddannelsestid, administrationstid, overarbejdstid og ekstra arbejdstimer tolkes og håndteres forskelligt af de forskellige involverede på én og samme læreanstalt.

Her vil et arbejdstidsplanlægningssystem være med til at sikre ensartet overholdelse og opfølgning på arbejdstidsaftalen. Et arbejdstidsplanlægningssystem beregner også automatisk personalets efteruddannelsestid på baggrund af læreanstaltens arbejdstidsaftale, hvilket i nogle tilfælde kan være en kompliceret opgave på grund af et varierende antal arbejdstimer og forskellige typer fravær i løbet af året.

Det er som regel et krav, at arbejdstidsplanen skal underskrives af den ansatte, og at fagforeningen skal have adgang til planen. Med et arbejdstidsplanlægningssystem håndteres signering og arkivering af arbejdstidsplanen helt elektronisk i systemet. Medarbejderen har altid adgang til sine signerede arbejdstidsplaner, og ved behov kan fagforeningen også få adgang til arbejdstidsplanen.

8. Et arbejdstidsplanlægningssystem gør det nemmere at overholde arbejdsmiljøansvaret

Som arbejdsgiver har læreanstalten også et stort ansvar for personalets arbejdsmiljø. En vigtig bestanddel i dette arbejde er at sikre, at personalet ikke er overbebyrdet i en længere periode, så de risikerer at blive ramt af udmattelsessyndrom. Det kræver løbende opfølgning på personalets arbejdsbyrde. Et arbejdstidsplanlægningssystem viser altid den aktuelle bemandingsgrad, måned for måned, og løbende forandringer vises med det samme. Det er enkelt for både personale, chefer og fagforening at se bemandingsgraden og den tilhørende arbejdstidsplan.

9. Tryghed i at bruge et standardsystem til arbejdstidsplanlægning

Ved at bruge et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, som er specialudviklet til læreanstalters behov og allerede anvendes af andre læreanstalter, kan du føle dig tryg ved, at systemet indeholder den nødvendige funktionalitet og fuldt ud understøtter læreanstalternes processer for arbejdstidsplanlægning. Hvis man vælger et system, der anvendes på flere læreanstalter, findes der desuden brugermøder, hvor man kan udveksle erfaringer om arbejdstidsplanlægning og systemet og komme med input til videreudvikling af systemet.

Opsummering

Et arbejdstidsplanlægningssystem indebærer mange fordele for læreanstalter. Hvis du vil lære mere om, hvordan arbejdstidsplanlægningsprocessen kan organiseres på en læreanstalt, har vi også skrevet en artikel om det. Hvis I i dag benytter egenudviklede arbejdstidsplanlægningsløsninger i jeres organisation, fx i Excel, er du måske interesseret i at læse om, hvilke begrænsninger arbejdstidsplanlægningsløsninger i Excel indebærer.