Ledelsen kan ikke sikre overholdelse af aftaler, når arbejdstidsplanlægningen halter

Når arbejdstidsplanlægningen på læreanstalter ikke fungerer, får ledelsen svært ved at følge op på driften og tage sit arbejdsmiljøansvar ved at sørge for, at læreanstalten overholder arbejdstidsaftalen.

Også fagforeningen lider under mangelfuld eller manglende dokumentation og information, når arbejdstidsplanlægningen ikke fungerer optimalt.

Vi har arbejdet med arbejdstidsplanlægning på læreanstalter i mere end ti år og har i årenes løb indsamlet citater, som udtrykker den frustration, som ledelse og fagforening oplever på grund af dårlig arbejdstidsplanlægning. Men vi har naturligvis også en løsning

Fra ledelsens perspektiv

Svært at tage et relevant arbejdsmiljøansvar

“Det er svært for mig at få overblik over, hvor meget overarbejde personalet har. Jeg har jo et ansvar for at skabe en jævn arbejdsbelastning for personalet, så de trives. I værste fald risikerer vi som arbejdsgiver jo store erstatningskrav, hvis vi overskrider den mængde overarbejde eller ekstra timer, der er tilladt for personalet.”

Dårlig økonomisk opfølgning

“Tænk, hvis man kunne følge op på lønbogføringen månedligt i stedet for halvårligt – sikke et overblik vi ville få over læreanstaltens økonomi” Når vi får resultaterne hvert halve år, er det ofte for sent at gøre noget ved dem. Jeg ville ønske, at jeg allerede under planlægningen kunne se, hvilke kurser der giver overskud og underskud. Det ville give mig yderligere en dimension i min administration.”

Ingen transparens

“Der opstår med jævne mellemrum misforståelser mellem lærerne, for eksempel om hvem der skal forelæse på et bestemt kursus. Fejlen skyldes som regel, at nogen har kigget på en forkert version af arbejdstidsplanen eller ikke er blevet informeret. Det skaber frustration og ineffektivitet i organisationen.”

Usikker på, om vi overholder arbejdstidsaftalen

“Jeg har bemærket, at kompetenceudviklingstid, administrativ tid, overarbejde og ekstra timer tolkes og håndteres forskellige på de forskellige institutter. Det gør mig usikker på, om vi overholder arbejdstidsaftalen.”

“Fagforeningen vil gerne have indblik i vores overholdelse af arbejdstidsaftalen og synes ikke, at de får det. Men jeg har ikke nogen god oversigt at vise dem. Det skaber unødvendigt friktion mellem de faglige repræsentanter.”

Fra fagforeningens perspektiv

Vi får ikke de informationer, vi har brug for

“Vi drukner i alle de udskrevne arbejdstidsplaner, som vi får hvert år. Vi ville foretrække at få en oversigt over personalets bemandingsgrad, så vi nemt kan se, om der er problemer med overbebyrdede medarbejdere.”

Ingen dokumentation

“Da vi skulle drøfte en lærers arbejdssituation med arbejdsgiveren, kunne vi ikke finde den aftalte arbejdstidsplanlægning, så det var svært at identificere eventuelle afvigelser. Der burde findes et centralt arkiv til arbejdstidsplaner, hvor vi kan gå tilbage og se den samlede historik for hver medarbejder.”

Hvordan kan man løse problemet med arbejdstidsplanlægning, der ikke fungerer, som den skal?

Et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, som er specialtilpasset efter læreanstalternes behov, mindsker eller eliminerer helt de problemer, der fører til frustration. Ledelsen får adgang til deres oversigter over bemanding og økonomiske resultater for hele læreanstalten, og fagforeningen får adgang til de informationer, der er relevante for dem.

Fra ledelsens perspektiv

Med et arbejdstidsplanlægningssystem får ledelsen adgang til letforståelige oversigter over personalets bemandingsgrad, så de på et tidligt tidspunkt kan sørge for, at personalet har et godt arbejdsmiljø.

Når hele læreanstalten anvender det samme system til al arbejdstidsplanlægning, giver det en større transparens, eftersom alle informationer præsenteres på samme måde for alle medarbejdere. Personalet får en større forståelse og bliver mere engagerede, når de har et fælles indtryk af, hvad der foregår i virksomheden.

Med en fælles arbejdstidsplanlægningsproces og et tilhørende it-system får ledelsen også adgang til aktuel dokumentation, som er relevant for virksomhedens økonomiske drift.

Fra fagforeningens perspektiv

Et arbejdstidsplanlægningssystem genererer dokumentation til fagforeningen, så de kan holde øje med, at personalet ikke bliver overbebyrdet, og at fordelingen af lærernes arbejde sker i henhold til arbejdstidsaftalen.

Takket være digital signering af arbejdstidsplanerne er al foreløbig planlægning dokumenteret sammen med den faktiske planlægning, hvilket fagforeningen vil have indblik i tilfælde af en tvist.

Opsummering

Hvis du vil vide mere om faldgruberne og fordelene ved arbejdstidsplanlægning, og hvad du kan forvente at få ud af et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, kan du tilmelde dig vores gratis webinar.

Du kan også læse mere om, hvilke funktioner du kan forvente at få ud af et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, på vores website.