Sådan sikrer du en vellykket implementering af et arbejdstidsplanlægningssystem

img academic article jens 600

Jens Apelgren
adm. dir. for Retendo AB

Jens Apelgren, adm. dir. for Retendo AB

Efter at have indført arbejdstidsplanlægningssystemer på 18 læreanstalter kan jeg konstatere, at der er en række kritiske faktorer, som er afgørende for en vellykket implementering. Med vellykket mener jeg, at systemets potentiale indfris fuldt ud, og at brugerne er tilfredse. I denne artikel gennemgår jeg de 10 kritiske faktorer, som er afgørende for en vellykket implementering.

1. Få et tydeligt mandat fra ledelsen

En vellykket implementering kræver, at målsætningen og den forretningsmæssige værdi ved at implementere et arbejdstidsplanlægningssystem er tydelige for hele virksomheden. Virksomhedens ledelse skal også give projektgruppen et tydeligt mandat til at implementere systemet, og ledelsen skal desuden formidle til personalet, hvorfor man implementerer et arbejdstidsplanlægningssystem. Uden et tydeligt mandat bliver implementeringen sværere på grund af den naturlige forandringsmodstand, der altid findes i en virksomhed.

2. Sammensæt en bred projektgruppe

For at sikre en så bred forankring af implementeringen som muligt skal projektgruppen bestå af repræsentanter fra alle kompetenceområder i virksomheden. Også kommende forvaltningsledere og såkaldte superbrugere (systemadministratorer med komplette adgangsrettigheder) bør være en del af projektgruppen for at gøre den senere overdragelse til forvaltning så enkel som muligt. Udpeger man dem senere, vil der være et unødvendigt stort hul i deres viden om systemet og de overvejelser, som man har gjort sig i forbindelse med implementeringen.

3. Frigør tid hos brugerne

En anden kritisk faktor er at sørge for, at det personale, der skal anvende det nye system, kan bruge mindre tid på deres normale arbejdsopgaver. Det tager altid længere tid, end man tror, at lære et nyt system at kende, samtidig med at arbejdstidsplanlægningen skal udføres. Hvis man bare føjer yderligere arbejdsopgaver til de eksisterende fuldtidsstillinger, skaber det mere stress og forandringsmodstand.

4. Start et pilotprojekt

Implementeringen af et arbejdstidsplanlægningssystem er en omfattende opgave. Derfor vælger man ofte en pilotimplementering i en del af virksomheden. Her er det bedst at vælge den del, der er mest positivt indstillet til implementeringen. Pilotprojektet giver desuden vigtig viden om, hvordan systemet fungerer, og hvilke tilpasninger af arbejdsmetoder og organisation der kan være nødvendige. Det vil føre til en enklere og hurtigere implementering i resten af organisationen.

5. Motiver medarbejdere, der har en negativ indstilling til forandring

Omstillingsparatheden varierer kraftigt fra person til person. Implementeringen af et nyt arbejdstidsplanlægningssystem indebærer ofte, at man skal ændre gamle arbejdsmetoder og vænne sig til nye. Nogle vil ikke give slip på de løsninger, som de selv har udviklet, ofte i Microsoft Excel, og kan ikke se fordelene ved et fælles arbejdstidsplanlægningssystem. De har en naturlig skepsis i forhold til at opgive deres eksisterende løsning, som de behersker, og skifte til et ukendt system. Når man skifter fra en hjemmestrikket Excel-løsning til et moderne arbejdstidsplanlægningssystem kan man desuden opleve, at den administrative del af arbejdet øges, eftersom nogle arbejdsopgaver skal udføres i flere trin. Her kan det til at begynde med være svært at se og forstå fordelene i et større perspektiv. Det er derfor vigtigt at fokusere på at motivere og engagere de medarbejdere, der har en negativ indstilling til forandringen, og at tage hånd om personalets eventuelle uro, bekymringer og stress.

6. Træf en tydelig beslutning om, at alle afdelinger skal implementere systemet

Det er også utroligt vigtigt, at læreanstaltens ledelse bakker fuldstændig op om implementeringen, og at ledelsen træffer tydelige beslutninger om, at systemet skal anvendes af samtlige fakulteter og institutter. Hvis man lader de enkelte institutter vælge, om de vil implementere arbejdstidsplanlægningssystemet, fører det ofte til en vanskelig implementering med en lav nytteværdi.

7. Hav ikke for travlt med at tilpasse arbejdsmetoder og organisation

Det er vigtigt at tilpasse organisationen og arbejdsmetoderne til arbejdstidsplanlægningssystemet, men det har ofte en høj pris, hvis man laver om på arbejdsmetoder og organisation, inden systemet implementeres. Det tager desuden lang tid, og man risikerer, at de udarbejdede arbejdsmetoder ikke udnyttes fuldt ud af organisationen.

Et standardsystem, som er tilpasset læreanstalternes arbejdstidsplanlægning, er baseret på leverandørens samlede erfaringer med forskellige læreanstalters arbejdstidsplanlægningsprocesser. Derfor passer systemet ofte godt til læreanstalternes arbejdsmetoder og organisation. Det er en god idé at starte med at indføre systemet og derefter arbejde med arbejdsmetoder og organisation. Så kan læreanstalten i ro og mag sætte sig ind i systemet og dets funktioner først.

Det er også vigtigt, at ledelsen forstår, at en løbende udvikling af både arbejdsmetode og organisation skal fortsætte, længe efter at systemet er implementeret.

8. Vent med at tilpasse systemet

Hvis virksomheden har visse funktioner, som er særligt vigtige, kan der være grund til at foretage en tilpasning af systemet fra starten. Derudover anbefaler jeg, at virksomheden afventer med eventuelle tilpasninger, indtil systemet er implementeret, og brugerne er blevet oplært i at bruge det. Først da kan virksomheden vurdere værdien af en eventuel tilpasning.

Det er vigtigt, at ledelsen tager højde for dette i budgettet til forvaltning af systemet, så der er ressourcer til at gennemføre de ønskede tilpasninger.

9. Sats på uddannelse – en vigtig del af implementeringen

Uddannelse er et meget vigtigt aspekt, som desuden ofte er en stor udfordring. Først og fremmest gælder det om at overbevise chefer og personale om behovet for og betydningen af uddannelse i systemet. Den næste udfordring er, at personalets computerevner og forkundskaber kan variere kraftigt fra person til person. Derfor er det helt afgørende, at uddannelsens omfang tager hensyn til begge disse faktorer.

Det er også vigtigt, at I gennemfører uddannelsen så kort tid som muligt inden, at organisationens arbejdstidsplanlægning skal udføres i systemet. Hvis I uddanner medarbejderne for tidligt, er der en stor risiko for, at de når at glemme det, de har lært.

En succesfaktor i forbindelse med uddannelse er at tilbyde løbende workshops, hvor personalet kan arbejde med deres planlægning, samtidig med at de har adgang til støtte fra læreanstaltens superbrugere.

10. Manualer og supportmedarbejdere

I starten kan brugerne have et stort behov for detaljerede beskrivelser af, hvordan arbejdsopgaverne skal udføres. Det kan derfor være nødvendigt at lave specifikke manualer for visse arbejdsopgaver, som ud over at beskrive, hvordan de forskellige arbejdstrin udføres, også forklarer, hvorfor disse trin er nødvendige i virksomheden. Systemets egne manualer er som regel ikke tilstrækkeligt detaljerede og beskriver ikke de overvejelser og retningslinjer, som læreanstalten selv har udarbejdet.

Det er også vigtigt, at læreanstalten råder over kompetente supportmedarbejdere. De spørgsmål, der sendes videre fra læreanstaltens first line-support, varierer fra enkle forespørgsler til komplicerede og specifikke spørgsmål om, hvordan virksomheden fungerer. En succesfaktor er derfor, at first line-supportmedarbejderne dels deltager i implementeringsprojektet og dels har omfattende viden om arbejdstidsplanlægning og de gældende regler. Det er meget tidskrævende at rekruttere og uddanne supportmedarbejdere efterfølgende.

Opsummering

Hvis du vil lære mere om, hvordan arbejdstidsplanlægningsprocessen kan organiseres på en læreanstalt, har vi også skrevet en artikel om det. Vil du have tips om, hvilke krav du skal stille til et arbejdstidsplanlægningsværktøj, kan du klikke på linket for at læse artiklen.

Om forfatteren

Jens Apelgren har over ti års erfaring innen personalplanlegging for læresteder, og han har personlig implementert personalplanleggingssystemer ved 18 forskjellige læresteder. Jens er administrerende direktør i Retendo AB, som tilbyr systemer som effektiviserer administrasjonen for både læresteder og prosjektorienterte bedrifter. Jens er aktivt involvert i utviklingen av Retendos personalplanleggingssystem.

RELATEREDE ARTIKLER