Sådan optimerer du din arbejdstidsplanlægning

Alle læreanstalter håndterer og administrerer arbejdstidsplanlægning. Metoderne varierer dog. Det mest almindelige er, at man planlægger ressourcer og bemanding i de værktøjer, som man har til rådighed og kender. Alt for ofte bliver det Excel. Lyder det bekendt?

Denne artikel handler om, hvordan du kan blive mere effektiv, spare tid og forenkle din planlægning ved at anvende et smart og professionelt arbejdstidsplanlægningsværktøj.

Altid opdateret information – enklere planlægning

En stor udfordring ved planlægning af arbejdstid er at få rettidig information om personaleændringer. Det kan handle om alt fra sygdom, ferie og fridage til nyansættelser, opsigelser eller ændringer i arbejdstid.
Når du bruger et professionelt arbejdstidsplanlægningsværktøj, som er integreret med personalesystemet på din læreanstalt, får du automatisk besked om alle personaleændringer. Du slipper for at opsøge informationerne selv, hvilket forkorter ventetiden og mindsker risikoen for misforståelser. I stedet får afdelingsledere en notifikation om ændringerne fra systemet, så planlægningen kan justeres med det samme, uden at det fører til afbrydelser i driften.

Mindsket administration – mere tid til andet

Der er utroligt mange fordele ved at automatisere sin arbejdstidsplanlægning. Et digitalt planlægningsværktøj mindsker for eksempel administrationen, øger transparensen i alle led og giver fuld kontrol over omkostninger og bemandingsgrad.

Frem for alt sparer du tid. Et professionelt arbejdstidsplanlægningsværktøj indeholder flere tunge funktioner, som blandt andet håndterer:

  • Ind- og udlån af personale mellem institutter.
  • Udarbejdelse af dokumentation til bogføring af løn.
  • Signering af arbejdstidsplaner.
  • Opfølgning på indtægter og omkostninger i forbindelse med planlægningen.
  • Håndtering af uddelegeret kursusplanlægning til kursusansvarlig.

Få det fulde overblik over personalets bemandingsgrad – bliv en god arbejdsgiver

Læreanstalter har, ligesom alle andre arbejdsgivere, et stort ansvar for medarbejdernes arbejdsmiljø. Personale, der arbejder for meget i længere tid, trives ikke, og det kan som bekendt føre til udmattelse eller i værste fald sygemelding.

Når du bruger et professionelt arbejdstidsplanlægningsværktøj, kan du løbende følge bemandingsgraden måned for måned i takt med, at der sker forandringer – intet bliver overset. Systemet gør det også enkelt for ansatte, ledere og fagforening at få indblik i bemandingsgraden og den tilhørende arbejdstidsplan, hvilket sikrer transparens og tryghed.

Overholdelse af arbejdstidsaftalen – alle gør tingene på samme måde

Det er vigtigt, at alle på læreanstalten, både arbejdsgivere og medarbejdere, retter sig efter det, der står i arbejdstidsaftalen. Det er dog meget almindeligt, at blandt andet kompetenceudviklingstid, administrativ tid, overarbejde og ekstra timer håndteres og tolkes på forskellige måder på en og samme læreanstalt.

Et professionelt arbejdstidsplanlægningsværktøj gør de gældende regler krystalklare for alle, og det bliver enkelt at følge op. En ekstra finesse er, at arbejdstidsplaner kan signeres og arkiveres helt digitalt i systemet.

Øget transparens – færre misforståelser

Når du går fra manuel håndtering til et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, er en af de største gevinster, at medarbejderne altid har den seneste version af arbejdstidsplanen. Du slipper for misforståelser, uenighed og det ekstraarbejde, som en uaktuel arbejdstidsplan ofte medfører. Alle har adgang til informationerne, som altid er opdaterede.

Visninger

Derudover skaber systemet overskuelige sammenfatninger af forskellige visninger, som gør det nemmere for lærerne, afdelingslederne, ledelsen og fagforeningen at udføre deres arbejde. Det kan for eksempel være visning af belægningsgrad pr. person og måned eller en grafisk opstilling af, hvornår kurser og aktiviteter ligger i løbet af semesteret.

Meget kan håndteres i Excel, men langt fra alt

Et par ord om Excel. Det er over 30 år siden, at Microsoft Excel så dagens lys, og i dag er det stadig den absolut mest udbredte løsning for dem, der ikke har et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem. Man kan klare meget med Excel, men jo oftere man arbejder i dokumentet, og jo mere omfattende det bliver, desto flere problemer kan der opstå.

  • Personafhængighed: Når den person, der har opbygget sin egen Excel-løsning, bliver den ofte helt ubrugelig.
  • Risiko for flere versioner af sandheden: Uaktuelle kopier af planlægningen farer omkring i organisationen, og der foretages ændringer i forældede versioner.
  • Risici i forbindelse med informationssikkerhed: Excel-filen indeholder ofte følsomme oplysninger om eksempelvis fravær eller sygdom. Der skal ikke andet til for at bryde informationssikkerheden, end at man kommer til at sende Excel-filen til den forkerte e-mailadresse.
  • Den menneskelige faktor fører til fejl i formler: Man kan let komme til at regne forkert i Excel, og det sker ofte.
  • Svært at skalere op: Når flere og flere planlæggere, og frem for alt kursusansvarlige, skal involveres i planlægningen, bliver det mere kompliceret, og risikoen for fejl bliver større.
  • Udfordring at overholde GDPR: Efterlevelse af samtlige GDPR-krav er særligt udfordrende med Excel-baserede løsninger, og det er svært at kontrollere, at informationerne ikke spredes til uvedkommende, og at de gemmes og håndteres på en sikker måde.

Opsummering

Nu har du fået en kortfattet gennemgang af, hvad et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem kan gøre for dig og din læreanstalt. For at opsummere sparer det tid, forenkler og effektiviserer og holder løbende dig, ledelse, fagforening og medarbejdere opdaterede, hvad angår arbejdstidsplaner, bemanding, budget og ændringer. Hvad der end sker, når det sker.

Hvis du vil vide mere om faldgruberne og fordelene ved arbejdstidsplanlægning, og hvad du kan forvente at få ud af et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, kan du tilmelde dig vores gratis webinar.

Læs mere om fordelene ved et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem, som er udviklet specifikt til læreanstalter.

Her er de vigtigste krav, som en læreanstalt bør stille til et professionelt arbejdstidsplanlægningssystem.

Om forfatteren

Jens Apelgren har over ti års erfaring innen personalplanlegging for læresteder, og han har personlig implementert personalplanleggingssystemer ved 18 forskjellige læresteder. Jens er administrerende direktør i Retendo AB, som tilbyr systemer som effektiviserer administrasjonen for både læresteder og prosjektorienterte bedrifter. Jens er aktivt involvert i utviklingen av Retendos personalplanleggingssystem.

RELATEREDE ARTIKLER