Oppilaitoksille suunnitellun työvuorosuunnittelutyökalun 9 suurinta hyötyä

Oppilaitoksen johtajalla on paljon asioita, joista on huolehdittava henkilökunnan kuormitusasteesta opinto-ohjelmien suunnitteluun ja työaikasopimuksiin. Tällöin työvuorosuunnittelutyökalu saattaa olla ratkaisu, joka saa kaikki palat loksahtamaan kohdalleen. Se voi antaa sinulle täydellisen kuvan tilanteesta ja täyden hallinnan kaikesta, mikä liittyy henkilökunnan työvuorosuunnitteluun – kaikki kerättynä samaan sähköiseen järjestelmään, joka sisältää aina tuoreimmat tiedot. Tässä artikkelissa käymme läpi 10 suurinta hyötyä, joita työvuorosuunnittelutyökalusta on oppilaitoksille.

Monimuotoinen toiminta edellyttää oppilaitokseen mukautettua työvuorosuunnittelujärjestelmää

Merkittävä haaste oppilaitoksille on, että toiminta, jota on suunniteltava ja miehitettävä, on todella monimuotoinen. Toiminta koostuu henkilökunnan suorittamista useista kursseista, hankkeista ja linjatyöstä, ja työsuhteen laajuuksia ja poissaoloja on erilaisia. Siihen lisätään eri laitosten välillä lainattavan ja vuokrattavan henkilöstön hallinta sekä henkilökunnan osaamisen kehitykseen kuluvan ajan laskeminen. Lisäksi monet työntekijät osallistuvat suunnitteluun ja miehitykseen, kuten kurssivastaavat, suunnittelijat, taloustieteilijät, esimiehet ja liiton edustajat.

Oppilaitokseen mukautettu palvelusuunnittelutyökalu tukee koko työvuorosuunnitteluprosessia ja helpottaa suunnittelua ja seurantaa. Lisäksi työ tehostuu, koska eri roolit: kurssivastaavat, suunnittelijat, taloustieteilijät, esimiehet ja liiton edustajat saavat järjestelmässä tiettyjä näkymiä, jotka sisältävät juuri heidän tehtävänsä kannalta merkityksellistä tietoa.

1. Yksinkertaistettu päätösprosessi yhteisellä työvuorosuunnitteluprosessilla

Oppilaitoksessa laitoksilla voi olla usein erilaisia työvuorosuunnitteluprosesseja. Suunnittelu saattaa tapahtua esimerkiksi lukukausittain tai vuosittain, suunnittelun ajankohta saattaa vaihdella vuoden aikana, suunnittelu saattaa olla integroitu budjettiprosessiin ja seuranta saattaa tapahtua kuukausittain, neljännesvuosittain, lukukausittain tai vuosittain.

Yhteisen prosessin käyttöönotto koko oppilaitoksessa helpottaa johdon päätöksentekoprosessia, luo vankan pohjan oppilaitoksen kehitykselle ja työlle jatkuvien parannusten parissa. Lisäksi organisaation sisäinen viestintä tehostuu.

Yhteinen työvuorosuunnittelutyökalu on tehokas tuki yhteisen prosessin käyttöönotossa. Työvuorosuunnittelujärjestelmä tarjoaa toiminnot, näkymät ja raportit, joita tarvitaan valitun prosessin tehokkaaseen työstämiseen.

2. Tukea erilaisille miehittämistavoille

Vaikka oppilaitoksella on sama työvuorosuunnitteluprosessi, pienet laitokset työskentelevät usein eri tavoin miehityksen kanssa kuin isot laitokset. Isoilla laitoksilla prosessiin osallistuu useita henkilöitä, eikä ole epätavallista, että he käyttävät delegoitua opinto-ohjelmien suunnittelua.

Ammattimainen työvuorosuunnittelujärjestelmä tukee kaikenlaisia miehittämistapoja: hoidetaan se sitten muutamien suunnittelijoiden tai kokonaisen delegoidun suunnittelutiimin toimesta, joka koostuu sekä kurssivastaavista, kanslisteista, taloustieteilijöistä että esimiehistä.

3. Oikea tilannekuva on hallinnoinnin edellytys

Jotta laitoksen johto voisi johtaa toimintaa tehokkaasti, vaaditaan päivitetty ja asianmukainen työvuoroluettelo, joka antaa ajankohtaisen kuvan siitä, kuka tekee mitäkin organisaatiossa ja miten kurssit on suunniteltu. Oikea tilannekuva toiminnasta on edellytys harkittujen tulevaisuutta koskevien päätösten tekemiselle.

Juuri tämä on yksi työvuorosuunnittelujärjestelmän eduista: Se antaa yhtenäisen tilannekuvan, koska kaikki työskentelevät samassa järjestelmässä. Kaikki muutokset ovat heti saatavilla ja työvuorosuunnittelutyökalu tarjoaa lisäksi useita erilaisia yhteenvetoja (raportteja) toiminnasta. Esimerkkejä raporteista ovat henkilökunnan miehitysaste kuukausittain, yhteenveto toiminnan tyypin mukaan (peruskoulutus, jatkokoulutus, hankkeet, jatkuva työ), yksilölliset työvuoroluettelot, opinto-ohjelman suunnittelu kurssia kohti sekä mikä henkilöstö on lainattua ja vuokrattua. Tavoitteena on seurata ja johtaa toimintaa yhtenäisellä tavalla.

4. Taloudellinen näkökulma on tärkeä

Taloudellinen näkökulma on tärkeä seikka oppilaitosten päätöksenteossa. Tuotot, kulut ja tulokset halutaan nähdä kurssitasolla. Kurssin tulokset voivat esimerkiksi olla viite siitä, että kurssi tulee miehittää eri tavalla tai ehkä suunnitella toisella tavalla.

Työvuorosuunnittelutyökalu laskee automaattisesti kurssin tuotot perustuen oppilaiden määrään, opintojen läpäisyyn sekä valtion tukeen koulutusaluetta kohti. Myös kulut lasketaan automaattisesti perustuen kuukausipalkkaan, palkkakustannuslisään ja yleiskululisään. Tällä tavoin päätöksentekijät saavat automaattisesti asianmukaisen taloudellisen perustan päätöksentekoon.

5. Avoimuus organisaatiossa lisää tehokkuutta

Tärkeä osa kaikenlaisia johtotoimia on työvuorosuunnittelun selkeys ja avoimuus. On myös tärkeää jakaa se niin, että kaikki työntekijät saavat asianmukaisen kuvan sitä, mitä tehdään ja kenen toimesta. Tämä johtaa puolestaan tehokkaaseen toimintaan, jossa on vähemmän epäselvyyksiä ja vähemmän kitkaa työntekijöiden ja laitosten välillä.

Työvuorosuunnittelutyökalu antaa tämän selkeyden ja avoimuuden työvuorosuunnitteluun ja auttaa ilmoittamaan, mitä tehdään ja kenen toimesta. Työvuorosuunnittelun tiedot esitetään erilaisissa näkymissä ja raporteissa, jotka on mukautettu eri tehtäviin ja toimivaltuuksiin.

Työvuorosuunnittelujärjestelmä varmistaa myös, että työntekijöillä on aina käytössään tuorein suunnitelma. Ei ole vaaraa siitä, että työntekijällä on vanhentunut työvuorosuunnitelma, joka saattaa aiheuttaa väärinkäsityksiä. Ajankohtaisten ja helposti saatavilla olevien tietojen ansiosta tehokkuus paranee kaikissa organisaation osissa. Kaikilla on sama tilannekuva ja organisaation välinen kitka on todella vähäinen.

6. Haaste saada tietoa kaikista henkilöstö- ja kurssimuutoksista

Huomattava haaste työvuorosuunnittelussa on saada jatkuva käyttöoikeus ja tiedot koskien kaikentyyppisiä henkilöstömuutoksia, joita organisaatiossa jatkuvasti tapahtuu – tällaisia ovat sairaudet, lomat, vapaapäivät, uudet työsuhteet, irtisanomiset ja muutokset työsuhteen laajuudessa.

Työvuorosuunnittelutyökalu kerää automaattisesti kaikki henkilöstömuutokset, koska se sisältää integraation oppilaitoksen henkilöstöjärjestelmään. Järjestelmä esittelee muutokset suunnittelijalle, joka voi sitten tehdä suoraan suunnitelmamuutokset, joita tarvitaan toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.

Työvuorosuunnittelujärjestelmä on myös integroitu oppilaitoksen kurssijärjestelmään. Kursseja ja kurssijaksoja koskevat muutokset siirretään automaattisesti. Tällaisia ovat esimerkiksi rekisteröityjen ja tutkinnon saaneiden oppilaiden määrä.

7. Työvuorosuunnittelujärjestelmä helpottaa työaikasopimuksen noudattamista

Työnantajalle ja henkilökunnalle on tärkeää, että työaikasopimusta noudatetaan asianmukaisesti koko oppilaitoksessa. On kuitenkin hyvin yleistä, että muun muassa osaamisen kehitykseen kuluvaa aikaa, hallinnointiin kuluvaa aikaa, ylityötä ja lisätyötä käsitellään eri tavoin oppilaitoksessa.

Tässä työvuorosuunnittelujärjestelmä auttaa saavuttamaan yhtenäisen työaikasopimuksen noudattamisen ja seurannan. Työvuorosuunnittelujärjestelmä laskee myös automaattisesti henkilökunnan osaamisen kehitykseen kuluvan ajan oppilaitoksen työaikasopimuksen mukaan, mikä saattaa joissakin tapauksissa olla monimutkainen tehtävä, kun henkilön työ vaihtelee vuoden aikana ja kun vuoden aikana on ollut erityyppisiä poissaoloja.

Yleinen vaatimus on, että työvuoroluettelo allekirjoitetaan työntekijän toimesta ja että liitto saa sen käyttöönsä. Työvuorosuunnittelujärjestelmässä työvuoroluettelo allekirjoitetaan ja arkistoidaan täysin sähköisesti järjestelmässä. Työntekijä saa aina käyttöönsä allekirjoitetut työvuoroluettelonsa ja tarvittaessa myös liitto voi saada työvuoroluettelot käyttöönsä.

8. Työympäristövastuuta helpompi noudattaa työvuorosuunnittelujärjestelmän avulla

Työnantajana oppilaitoksella on myös huomattava vastuu henkilökunnan työympäristöstä. Tärkeä osa tätä työtä on varmistaa, ettei henkilökunta ole ylikuormitettu pitkän aikaa, jolloin riskinä on loppuun palaminen. Tähän vaaditaan henkilökunnan kuormituksen jatkuvaa seurantaa. Työvuorosuunnittelujärjestelmä esittelee aina ajankohtaisen kuormituksen kuukausikohtaisesti, ja jatkuvasti sitä mukaa, kun siihen tulee muutoksia. Henkilökunnan, esimiesten ja liiton on helppo nähdä kuormitus ja siihen kuuluva työvuoroluettelo.

9. Työvuorosuunnittelun vakiojärjestelmän käyttäminen turvallista

Käyttämällä ammattimaista työvuorosuunnittelujärjestelmää, joka on suunniteltu erityisesti oppilaitoksen tarpeisiin ja jota muut oppilaitokset jo käyttävät, voit olla varma siitä, että se sisältää tarvittavat toiminnot ja että työkalu tukee täysin oppilaitosten työvuoroprosessia. Jos valitaan järjestelmä, jota monet oppilaitokset käyttävät, järjestetään myös käyttäjätapaamisia, joissa oppilaitokset voivat vaihtaa keskenään kokemuksia työvuorosuunnittelusta ja järjestelmästä ja kehittää yhdessä järjestelmää edelleen.

Lopuksi

Oppilaitokset hyötyvät työvuorosuunnittelujärjestelmästä monin tavoin. Jos haluat lisätietoa siitä, miten työvuorosuunnittelujärjestelmä voidaan organisoida oppilaitoksessa, olemme laatineet artikkelin myös tästä. Jos käytätte nykyisellään joissakin organisaation osissa itse kehitettyä, esimerkiksi Excel-muotoista työvuorosuunnitteluratkaisua, saatatte haluta lukea siitä, mitä rajoituksia Excel-pohjaisella työvuorosuunnitteluratkaisulla on.

Tietoa kirjoittajasta

Jens Apelgrenilla on yli kymmenen vuoden kokemus oppilaitosten työvuorosuunnittelusta, ja hän on auttanut henkilökohtaisesti ottamaan käyttöön työvuorosuunnittelujärjestelmän 18 eri oppilaitoksessa. Jens työskentelee toimitusjohtajana Retendo AB:ssa, joka tehostaa sekä oppilaitosten että hankekeskeisten yritysten hallintoa. Jens on vahvasti mukana Retendon työvuorosuunnittelujärjestelmän kehittämisessä.

AIHEESEEN LIITTYVÄT ARTIKKELIT