18 tärkeintä vaatimusta työvuorosuunnittelujärjestelmälle

Oppilaitoksella on monia etuja työvuorosuunnittelujärjestelmän käytöstä. Mutta mitä tulee järjestelmän hankintaan, on tiedettävä, mitä etsit, jotta voit saada järjestelmän, josta on eniten hyötyä juuri sinun toiminnallesi. Tässä artikkelissa autamme sinua löytämään sopivan järjestelmän luettelemalla 18 tärkeintä vaatimusta, jotka hyvän työvuorosuunnittelujärjestelmän tulee täyttää.

1. Järjestelmän tulee olla kohdennettu oppilaitoksille

On tärkeää valita ammattimainen työvuorosuunnittelujärjestelmä, joka on kohdennettu juuri oppilaitoksille. Järjestelmän on oltava hyväksi todettu, useiden oppilaitosten käytössä ja sen tulee olla kehitetty käyttäjien tarpeiden pohjalta. On myös tärkeää, että järjestelmää kehitetään säännöllisesti yhdessä käyttäjien kanssa ja ympäristön muutosten pohjalta, kuten esimerkiksi lakien ja sääntöjen muutosten mukaan.

2. Erilaiset henkilöstöä koskevat katsaukset

Jotta saataisiin hyvä yleiskuva henkilökunnan miehityksestä, on tärkeää, että järjestelmä sisältää yhteenvetoja. Näiden tulee osoittaa henkilökunnan miehitysaste kuukausitasolla valittuna ajanjaksona, henkilökunnan miehitetty aika, miehitetty ja miehittämätön aika valitun ajanjakson osalta, henkilökunnan kootut poissaolotiedot tiettynä ajanjaksona ja tunteina.

Henkilöstö tulee voida myös ryhmitellä muun muassa henkilöstökategorian ja osaston mukaan sekä sen perusteella, onko henkilökunta palkattu, lainattu tai vuokrattu. Sinun tulee voida tehdä myös omia ryhmittelyjä. On myös todella hyödyllistä, jos näihin kaikkeen on olemassa suodatustoiminto.

3. Täydellinen työvuoroluettelo

Työvuoroluettelon tulee antaa täydellinen kuva kaikista kursseista, hankkeista ja jatkuvasta työstä, johon henkilö on miehitetty valitun ajanjakson osalta. Yhteenvetojen on sisällettävä vuosityöaika, miehitettävä aika ja yhteenlaskettu poissaoloaika (jaettuna poissaolotyypin mukaan), miehitetty aika (sekä yhteenlaskettu että toimintatyypin mukainen), miehittämätön aika sekä pyydetty aika. Henkilön miehitysaste tulee myös esitellä kuukausitasolla valitun ajanjakson osalta.

On suureksi avuksi, jos järjestelmä esittää graafisesti, milloin kurssit, hankkeet ja jatkuva työ alkavat ja päättyvät. On tärkeää, että yksittäisten kurssien tietoihin on helppo navigoida kurssin miehityksen ja suunnitelman näkemiseksi. Työvuoroluetteloa tulee myös voida muokata käyttäjän toimivaltuuksien pohjalta.

4. Kurssien ja hankkeiden yksityiskohtaiset yhteenvedot

Kaikki kurssit, hankkeet ja jatkuva työ tulee voida ryhmitellä haluttuun määrään kansioita ja tasoja. Esimerkkejä ylimmän tason kansioista ovat peruskoulutus, jatkokoulutus, tutkimus, ulkoiset toimeksiannot sekä sisäiset toimeksiannot. Miehityksen ja suunnittelun toimivaltuudet tulee voida ilmoittaa kunkin salkun osalta.

Täydellisen yleiskuvan saamiseksi yhteenveto ja kokoaminen tulee tehdä salkkurakenteen jokaisella tasolla. Näitä voivat olla esimerkiksi budjetti, miehitys, pyydetty, tuotot ja kulut, suunniteltu määrä oppilaita ja rekisteröity määrä oppilaita.

Yhteenvedot tulee voida ryhmitellä esimerkiksi toimeksiannon tyypin, toimeksiannon tilan ja toiminnan tyypin mukaan, ja suodattaminen tulee voida tehdä esimerkiksi tilan, opiskelupaikan ja kustannuspaikan mukaan.

5. Kurssin miehitys tunteina tai prosentteina

Kurssi tulee voida miehittää useilla henkilöillä, ja jokaisen henkilön osalta tulee voida ilmoittaa yksi tai useita miehityskertoja. On tärkeää, että miehitys tulee voida ilmoittaa sekä tunteina että prosentteina kokopäivätyöstä. Kunkin miehityksen tulee voida olla alustava, vahvistettu tai hylätty, ja se tulee esittää graafisesti yhteenvedolla alareunassa. Vain miehitys, joka osuu valittuun ajanjaksoon, tulee näyttää.

6. Yksityiskohtainen opinto-ohjelman suunnittelu, joka voidaan siirtää

On tärkeää, että järjestelmä antaa sinun suunnitella kurssin yksityiskohtaisesti koskien esimerkiksi luentoja, laboratorioesittelyjä, kurssivastuuta, tenttien korjausta, koulutuksen käytännöllistä osuutta tai muita valinnaisia toimintoja. Suunnitelma tulee voida asettaa ajassa eteenpäin ja toimintaan tulee voida suunnitella mukaan yksi henkilö tai useita henkilöitä. Suunnitelma tulee myös voida esittää graafisesti (Ganttin prosessikaavio).

Opinto-ohjelman suunnittelu tulee voida siirtää kurssivastaavalle, joka antaa puolestaan miehitystoivomukset koko miehityksestä vastaavalle henkilölle.

Tehty suunnitelma tulee voida muuttaa alustavaksi miehitykseksi, jotta kurssivastaava voi pyytää henkilöstöä miehityksestä vastaavalta.

7. Tukea työvuorosuunnitteluprosessin eri vaiheisiin

Työvuorosuunnittelujärjestelmän tulee tukea työvuorosuunnitteluprosessin eri vaiheita kuten suunnittelua, toteutusta, seurantaa ja täsmäytystä. Suunnittelun eri osien tulee voida olla eri vaiheissa samanaikaisesti.

8. Lainatun ja vuokratun henkilöstön hallinnointi

Tärkeä toiminto, joka työvuorosuunnittelujärjestelmässä on oltava, on osastojen välisen henkilöstön lainaamisen ja vuokraamisen hallinnointi. Pyynnöt tulee voida luoda sekä automaattisesti alustavan miehityksen perusteella että manuaalisesti. Pyynnön vastaanottajan tulee voida tehdä ehdotuksia vaihtoehtoisista henkilöistä. Tässä toivottavaa on, että ilmoitukset lähetetään automaattisesti, kun pyynnöt saapuvat, niihin vastataan ja ne hyväksytään sekä sähköpostilla että järjestelmässä.

9. Työvuoroluetteloiden allekirjoittaminen

Työaikasopimus edellyttää yleensä työvuoroluetteloiden allekirjoittamista. Tämä tulee voida tehdä sähköisesti järjestelmässä. Järjestelmässä tulee olla yleiskatsaus kunkin työntekijän allekirjoitukseen ja kun allekirjoitus on tehty, allekirjoitettu työvuoroluettelo on arkistoitava ja lukittava. Työntekijällä tulee olla aina mahdollisuus nähdä arkistoidut työvuoroluettelonsa.

10. Mahdollisuus kokeilla erilaisia skenaarioita

Toinen kätevä toiminto työvuorosuunnittelujärjestelmässä on voida luoda vaihtoehtoisia suunnitelmia (skenaarioita). Vaihtoehtoisissa suunnitelmissa miehityksen ja suunnittelun tulee tapahtua normaaliin tapaan. Vaihtoehtoinen suunnitelma tulee voida julkaista henkilökunnalle ja se tulee myös voida lukita ja arkistoida tarvittaessa.

11. Tuottojen ja kulujen laskeminen

On tärkeää, että työvuorojärjestelmässä voidaan laskea kurssien tuotot ja kulut valtion maksaman korvauksen laskentamallin mukaan sisältäen vähennykset osastokohtaisista yleiskuluista. Miehityksen kulut tulee laskea henkilöstön kuukausipalkan mukaan, ja niihin tulee lisätä palkkakustannuslisät ja tietyt lisät perustuen kurssin tai hankkeen tyyppiin. Tuotot ja kulut tulee jaksottaa kalenterikuukauden mukaan ja tulokset tulee laskea kurssia ja tuottoja kohti. Kulut ja tulokset tulee myös voida laskea yhteen salkkua kohti.

12. Roolipohjainen toimivaltuus

Jotta käyttäjien olisi helpompi käyttää työvuorosuunnittelujärjestelmää, sinun tulee voida määrittää rooleja eri toimivaltuuksilla. Järjestelmässä tulee olla myös esimääritellyt roolit perustuen yleisimpiin rooleihin, joita ovat esimerkiksi kurssivastaavat, suunnittelijat, taloustieteilijät ja esimiehet.

13. Piilotettu suunnittelutila

Kaiken suunnittelun tulee voida tapahtua piilotetussa suunnittelutilassa, jossa suunnittelu on piilotettu henkilöstöltä. Suunnitelman valmistumisen myötä se tulee voida julkaista henkilökunnalle. Julkaisemista tulee myös voida hallinnoida yksilöllisesti kurssia tai hanketta kohti.

14. Osaamisen kehitykseen kuluvan ajan ja hallinnointiin kuluvan ajan laskeminen

Työaikasopimukset edellyttävät usein, että henkilökunnalle jää aikaa osaamisen kehitykseen ja hallinnollista aikaa. Näiden laskemisen säännöt voivat olla joskus todella monimutkaisia eritoten silloin, kun henkilökunnan työ vaihtelee vuoden aikana ja henkilöllä on paljon poissaoloja vuoden aikana. Työvuorosuunnittelujärjestelmässä on oltava tuki yleisimmille laskentatavoille osaamisen kehittämiseen kuluvan ajan ja hallinnointiin kuluvan ajan osalta.

15. Mahdollisuus mukauttaa näytettäviä ajanjaksoja

Suunnittelussa tulee voida työstää eri ajanjaksoja. Tällaisia ovat kalenterivuosi, puolivuotiskausi, neljännesvuosi, lukukausi, lukujakso tai täysin valinnainen jakso. Valitulla ajanjaksolla ei saa olla rajoituksia, vaan sen tulee esimerkiksi voida ulottua useiden kalenterivuosien yli. Valitun ajanjakson osalta tulee voida valita, miten se tulee jaksottaa, esimerkiksi kuukausiin tai viikkoihin. Myös esimääriteltyjen nimettyjen ajanjaksojen välillä tulee voida vaihdella helposti. Esimääritellyt ajanjaksot, jotka ovat yhteisiä kaikille käyttäjille, tulee voida lisätä keskeisesti, ja jaksot, jotka ovat merkityksellisiä yhden tai joidenkin käyttäjien osalta, tulee voida lisätä käyttäjien itsensä toimesta.

Kaikkien näkymien ja yhteenvetojen sisältöä tulee voida automaattisesti mukauttaa niin, että vain ne kurssit, hankkeet, toimet tai muu, joka tapahtuu valitun ajanjakson aikana, näytetään. Samalla tavalla vain ne miehitetyt tunnit, jotka osuvat valitulle ajanjaksolle, näytetään.

16. Integraatiot muiden järjestelmien kanssa

Työvuorosuunnittelussa on tärkeää, että järjestelmä perustuu tuoreimpaan saatavilla olevaan tietoon mitä tulee esimerkiksi henkilöstömuutoksiin tai kurssimuutoksiin. Siksi on tärkeää, että työvuorosuunnittelujärjestelmässä on valmis integraatio henkilöstöjärjestelmään (muun muassa henkilöjen, työsuhteiden ja poissaolojen siirtämiseen), kurssijärjestelmään (muun muassa kurssien, kurssiaikojen, ohjelmavaltuutuksien ja suunniteltujen/rekisteröityjen/tutkinnon suorittaneiden oppilaiden siirtämiseen), talousjärjestelmään (muun muassa hankkeiden ja tiliöintiarvojen siirtämiseen) sekä budjettijärjestelmään (esimerkiksi koostettujen ennusteiden ja tulosten siirtämiseen).

17. Täydellinen pohja palkkatiliöinnille

Kun tulevan suunnittelujakson miehitys on valmis, järjestelmästä täytyy voida ottaa pohja sille, miten henkilökunnan palkka tulee tiliöidä. Pohjasta on käytävä ilmi, onko henkilökunta vuokrattu ja mihin työhön heidät on vuokrattu. Sen jälkeen tiliöinti tulee voida siirtää henkilöstöjärjestelmään.

18. Tekniset vaatimukset

Oppilaitoksille on huomattavaa hyötyä palveluna tarjottavasta verkkopohjaisesta työvuorosuunnittelutyökalusta. Silloin järjestelmää ei tarvitse asentaa paikallisesti oppilaitoksessa, vaan käyttäjät voivat käyttää sitä helposti verkkoselaimella. Järjestelmän päivityksiä ja ylläpitoa hoidetaan automaattisesti ”pilvessä” järjestelmäntarjoajan toimesta.

Verkkopohjaisen palvelusuunnittelujärjestelmän on täytettävä seuraavat tekniset vaatimukset: Kertakirjautumisen tulee olla saatavilla SAML 2.0 -standardin (SWAMID) mukaan ja testiympäristö on tarjottava. Järjestelmän on myös tuettava yleisimpiä verkkoselaimia ja järjestelmän käyttöympäristön tulee olla täysin redundantti ja sisällettävä erityisen sivuston katastrofipalautuksen. On myös tärkeää, että järjestelmässä on raportinkehitin, jotta omia raportteja voidaan laatia tehokkaasti.

Lopuksi

Jos haluat lisätietoa siitä, miten työvuorosuunnittelujärjestelmä voidaan organisoida oppilaitoksessa, olemme laatineet artikkelin myös tästä. Kun oppilaitos on valinnut työvuorosuunnittelujärjestelmän ja on ottamassa sen käyttöön, voi myös olla hyvä tuntea kriittiset tekijät, jotka ovat tärkeitä onnistuneen käyttöönoton kannalta.

Tietoa kirjoittajasta

Jens Apelgrenilla on yli kymmenen vuoden kokemus oppilaitosten työvuorosuunnittelusta, ja hän on auttanut henkilökohtaisesti ottamaan käyttöön työvuorosuunnittelujärjestelmän 18 eri oppilaitoksessa. Jens työskentelee toimitusjohtajana Retendo AB:ssa, joka tehostaa sekä oppilaitosten että hankekeskeisten yritysten hallintoa. Jens on vahvasti mukana Retendon työvuorosuunnittelujärjestelmän kehittämisessä.

AIHEESEEN LIITTYVÄT ARTIKKELIT