Yhteisen työvuorosuunnitteluprosessin edut

Jotta laitoksesi saisi työrauhan, olisi tehokkaampi ja saisi asiat hieman parempaan järjestykseen, on tärkeää, että työvuorosuunnitteluprosessi on yhteinen.

Laitoksellasi on tietenkin samat vaatimukset kuin aina tarjota laadukasta koulutusta ja jatkaa kurssien ja hankkeiden miehittämistä tehokkaasti ja läpinäkyvästi. Saavuttaa tavoitteet yksinkertaisesti sanottuna. Yhteisen työvuorosuunnitteluprosessin käyttöönotto koko organisaatiossa voi helpottaa siitä työtä huomattavasti. Tässä artikkelissa kerromme, miten se tapahtuu.

Sopikaa siitä, miten työskentelette yhdessä

Kun työvuorosuunnitteluprosessin näkyvyyttä lisätään, kaikille on selvää, miten yritystä johdetaan ja suunnitellaan. Myös työntekijäsi ymmärtävät, millä tavoin eri organisaation osat osallistuvat lisäarvon luomiseen. Kun kaikilla on yhteinen käsitys siitä, miten työvuorosuunnittelu tehdään, myös yhteistyö laitosten välillä helpottuu.

Mahdollista koordinointi koko oppilaitoksessa

Perinteisissä organisaatioissa toiminta on melkein aina jäsennelty toimintoihin, joita ovat esimerkiksi talous, HR tai tietty laitos. Työtavat on usein mukautettu sen mukaan, mikä toimii parhaiten juuri sillä laitoksella – keskitytään omaan toimintaan miettimättä, miten se vaikuttaa muihin toimintoihin. Prosessikeskeisellä työtavalla, joka kuvailee tehokkaat virrat useiden toimintojen kautta, lisätään yhteistyötä, laatua ja tehokkuutta.

Keskity tavoitteisiin

Kuka ei olisi jumiutunut vanhoihin tapoihin ja tehnyt kuten on aina tehty miettimättä, miten se auttaa saavuttamaan laitoksen yhteiset tavoitteet tai tekeekö se sitä lainkaan. Kun laitoksesi ottaa käyttöön yhteisen työvuorosuunnitteluprosessin, toiminnan suunnittelusta ja johtamisesta tulee selkeämpää. Koska avoimuus lisääntyy, työntekijät voivat antaa palautetta työtavoista, jotka eivät enää toimi optimaalisesti ja auttaa määrittelemään parannusalueita, joiden ansiosta organisaatio tehostuu ja kykenee keskittymään tavoitteisiin.

Yhdenmukaista työtavat laitosten välillä

Kaikissa oppilaitoksissa on tapana, että jokainen laitos kehittää oman työtapansa. Tämä saattaa olla tulosta yksittäisen työntekijän tarpeista tai kokonaisuuden puutteellisesta ymmärryksestä. Osassa tapauksia omat muunnelmat ovat perusteltuja esimerkiksi erityistarpeiden täyttämiseksi. Usein on kuitenkin isoja synergiaetuja siitä, että opitaan toisiltaan, määritellään hyvä toimintatapa ja kehitetään sillä tavoin yhteisiä ja tehokkaampia prosesseja.

Kehitys- ja optimointiprosessi

Yhteisellä työvuorosuunnitteluprosessilla on nopeampi tunnistaa ongelmia, mutta myös nähdä parannusmahdollisuuksia jäsennellymmällä tavalla ja saada palautetta työtovereilta ja oppilailta.

Kun mittaat ja analysoit työvuorosuunnitteluprosessiasi, saat käsityksen siitä, miten toiminta täyttää tarpeet tuottavuuden, ajan ja laadun osalta. Mittaukset auttavat sinua myös näkemään, millaisia parannuksia voidaan tehdä. Myös erilaisten aloitteiden priorisointi ja toteuttaminen helpottuu ja työvuorosuunnitteluprosessi tehostuu lyhyempien käsittelyaikojen, paremman päätöksenteon tuen ja selkeämpien tavoitteiden ansiosta.

Parempi kommunikaatio ja enemmän luottamusta – sisäisesti ja ulkoisesti

Vakiintuneen työvuorosuunnitteluprosessin ansiosta on selkeää, miten yksittäinen työpanos edistää kokonaisuutta. Se voi myös antaa lisää turvallisuutta työntekijöille ja lisätä luottamusta esimiehiin, mikä on tunnetusti edellytys koko toiminnan kehittämiselle.

Lopuksi

Oppilaitoksella on paljon voitettavaa eikä mitään hävittävää yhteisen työvuorosuunnitteluprosessin käyttöönotossa. Jos haluat lukea lisää eri työvuorosuunnitteluprosessin osista oppilaitoksessa, olemme kirjoittaneet artikkelin siitäkin.

Jos haluat lukea lisää työvuoroluetteloiden piilevistä vaaroista ja hyödyistä sekä siitä, mitä voit odottaa ammattimaiselta työvuorosuunnittelujärjestelmältä, ilmoittaudu maksuttomaan verkkoseminaariimme.

Lue lisää siitä, mitä hyötyä on erityisesti oppilaitoksille suunnitellusta ammattimaisesta työvuorosuunnittelujärjestelmästä.

Tässä tärkeimmät vaatimukset, jotka oppilaitoksen on asetettava ammattimaiselle työvuorosuunnittelujärjestelmälle.

Tietoa kirjoittajasta

Jens Apelgrenilla on yli kymmenen vuoden kokemus oppilaitosten työvuorosuunnittelusta, ja hän on auttanut henkilökohtaisesti ottamaan käyttöön työvuorosuunnittelujärjestelmän 18 eri oppilaitoksessa. Jens työskentelee toimitusjohtajana Retendo AB:ssa, joka tehostaa sekä oppilaitosten että hankekeskeisten yritysten hallintoa. Jens on vahvasti mukana Retendon työvuorosuunnittelujärjestelmän kehittämisessä.

AIHEESEEN LIITTYVÄT ARTIKKELIT