Ti funksjoner du ikke klarer deg uten i et personalplanleggingssystem

Vurderer du å kjøpe et profesjonelt personalplanleggingssystem? Du er ikke alene. Det er en del ting du må huske på før du bestemmer deg. Passer det til lærestedets og dine behov? Hvilke funksjoner bruker du mest, og hvilke er lovpålagt? I denne artikkelen lister vi opp de viktigste funksjonene som vil forenkle hverdagen din og gjør ressursplanleggingen mye enklere.

1. Innlån og utlån av personale

Et personalplanleggingssystem bør ha en funksjon for innlån og utlån av personale.
Det vanligste er at utveksling av personale mellom fakultetene avtales manuelt – kanskje via e-post, et nettmøte eller en telefonsamtale. Det kan virke enkelt, men risikoen er at viktig informasjon blir glemt eller går tapt og ikke havner der den skal – i arbeidsplanen. Konsekvensen er at informasjonen ikke kommer frem til medarbeideren, og at grunnlaget for lønnskonteringen blir feil.

Men sånn trenger det ikke å være.

I et profesjonelt personalplanleggingsverktøy er det null risiko for at noe går tapt. Systemet holder rede på innlån og utlån av personale, passer på at du ikke går glipp av viktig informasjon, og er alltid oppdatert med nyeste informasjon: hvem som skal låne ut eller inn, hvor lenge og når. Hele prosessen er digital – informasjonen dokumenteres automatisk i arbeidsplanen, både hos fakultetet som låner ut ressursene, og hos fakultetet som låner dem. Alle underlag for internfakturering og kontering av lønn blir også automatisk riktig. Systemet lar deg også sende forespørsler om innlån av en bestemt person eller kompetanse, samtidig som fakultetet som låner ut, kan foreslå andre personer enn akkurat den fakultetet ditt ønsker å låne.

En ekstra praktisk funksjon for de som jobber med midlertidig bemanning med innleid personale er at systemet setter opp og sender ut forespørslene automatisk. Når en forespørsel er godtatt, endres den midlertidige bemanningen automatisk til bekreftet. Smart.

2. Generering av lønnsgrunnlag

Opprettelse av grunnlag for lønnskonteringen er en av de viktigste funksjonene i et profesjonelt personalplanleggingssystem.

Når man skal utarbeide grunnlaget for kontering av de ansattes lønn, utfører personalplanleggeren gjerne mye manuelt arbeid sammen med en kollega fra lønnsavdelingen. Faktisk gjøres dette nesten alltid manuelt, om og om igjen, ansatt for ansatt – og det er et enormt arbeid som lett kan bli feil. Hvis kostnadene skal kunne fordeles riktig, må også utlån av personale avstemmes for seg. Men fordi dette arbeidet krever så mye administrasjon, gjøres det ofte bare én eller to ganger i året.

Et digitalt personalplanleggingssystem vil spare dere for uendelig mye tid og hodebry fordi det automatisk summerer og utarbeider lønnsgrunnlaget basert på den eksisterende personalplanlegging. Systemet tar hensyn til innlån og utlån av personale fordi det automatisk analyserer hva den utlånte medarbeideren er satt til å gjøre. Du får et komplett og korrekt konteringsgrunnlag – og så er det bare å eksportere.
Kollegaen i lønnsavdelingen vil også være glad fordi hen i stedet kan bruke tiden sin på å lete etter avvik. Systemet tar seg av resten.

Fordi det blir så mye enklere og mer fleksibelt å utarbeide konteringsgrunnlaget, kan utdanningsinstitusjonen deres ved behov følge opp økonomien kvartalsvis eller månedlig i stedet for hvert halvår eller helår. Det tjener alle på.

3. Digital signering av arbeidsplaner

Arbeidsplaner har tradisjonelt blitt skrevet ut på papir og så signert av de ansatte. Attpåtil i to eksemplarer. Eller tre, fordi enkelte arbeidstidsavtaler må sendes til fagforeningen for gjennomgang. I dag er det helt andre muligheter, med rettslig bindende elektronisk signering som kan lagres digitalt, og som er både tidsbesparende og mer miljøvennlig.
Mange arbeidstidsavtaler krever at arbeidstakeren signerer arbeidsplanen sin for det kommende driftsåret. Noen ganger vil man også ha signering hvert halvår og/eller etter driftsårets slutt. Det blir ganske mange underskrifter.

Digital signering er en rask, fleksibel og effektiv måte å forenkle og modernisere dette arbeidet på.

I et profesjonelt personalplanleggingssystem blir arbeidsplanen signert og arkivert helt digitalt. Hver medarbeider har alltid tilgang til alle signerte arbeidsplaner, mens avdelingslederne har tilgang til hele timeplanen slik den så ut da den ble signert.
Hvis en medarbeider ikke er fornøyd med arbeidsplanen, kan hen skrive en melding og la være å godkjenne.

Planleggingsansvarlige vil løpende se hvilke medarbeidere som har signert og godkjent, og kan sende påminnelser til ansatte som ikke har signert i tide. Tillitsvalgte kan også se de signerte arbeidsplanene via en egen innlogging.

4. Delegert emneplanlegging

Delegert emneplanlegging betinger samarbeid og kommunikasjon og kan gjøres på flere forskjellige måter. Uansett bør et personalplanleggingssystem være i stand til å håndtere dette.
Det er fire forskjellige måter å jobbe med bemanning og planlegging på, og alle begynner med å sette opp et budsjett for emnet eller prosjektet. Når det brukes formler til å beregne et budsjett, kan disse legges inn i personalplanleggingssystemet.

Når budsjettet er i boks, må emnene planlegges og bemannes. Planlegging og bemanning kan gjøres av en eller flere planleggere eller delegeres til emneansvarlige, som så kan planlegge aktivitetene mer i detalj. Det kan være med forelesninger, laboratoriearbeid, gjennomføring og sensur av eksamen, emneansvar, praksis og så videre.

Når den detaljerte planleggingen er ferdig, sender emneansvarlige sine ønsker om bemanning til planleggingsansvarlige, som igjen sørger for å bemanne de forskjellige emnene. Hvis det oppstår en konflikt i planleggingen, håndteres den i dialog med emneansvarlige. Noen ganger er man nødt til å gjøre om planene for et emne, og da kommer et personalplanleggingssystem godt med. Systemet holder rede på endringene, og planleggeren trenger bare å ta seg av den aktuelle endringen.

5. Kompetanseutviklingstid

Det er mange regler å forholde seg til når man beregner tid for kompetanseutvikling. I tillegg er det vanlig at ulike fakulteter har ulike regler.

Et profesjonelt personalplanleggingsverktøy bør støtte flere forskjellige regelverk, for eksempel følgende:

  • Kompetanseutviklingstiden bestemmes ut fra stillingens omfang og eventuelt fravær i løpet av året.
  • Kompetanseutviklingstiden bestemmes bare for arbeid på programnivå (bachelor og master).
  • Kompetanseutviklingstiden inkluderer de oppgavene som ikke genererer kompetanseutviklingstid.
  • All bemanning i prosent av heltid eller i prosent av bemanningsbar tid reduserer oppnådd kompetanseutviklingstid.

Prosentsatser for kompetanseutviklingstid kan enten spesifiseres sentralt eller avhengig av personalkategori, og beregningen gjøres enten året eller halvårlig.

6. Kopiere emner mellom semestre

Hvorfor finne opp hjulet på nytt? Man sparer mye tid på å kopiere emner, så det er knapt mulig å klare seg uten en kopieringsfunksjon.

På mange fakulteter blir timeplanene ofte ganske like fra et studieår til det neste. Kommende vårsemester er stort sett likt fjorårets vårsemester. I stedet for å gjøre all planleggingen om igjen for hvert semester, kan man spare utrolig mye tid ved å bruke en funksjon som kopierer alle planer fra et semester til et annet.

Men siden start- og sluttdatoene varierer fra år til år, må systemet enkelt kunne tillate deg å justere aktivitetsplanleggingen og bemanningen i forhold til semesterstart.
Det er også viktig at systemet kan ta hensyn til endret status for personalet når timeplanen kopieres. Dette er særlig relevant i delegert planlegging for at emneansvarlige skal kunne komme med nye forespørsler om bemanningen.

7. Beregning av inntekter og kostnader

Økonomien er noe av det viktigste når man skal planlegge kommende driftsår. Et mislykket budsjett eller personalutskiftinger kan få konsekvenser som ingen har forutsett. Vanlige spørsmål forut for det kommende driftsåret er:

  • Går budsjettet opp rent økonomisk?
  • Hvilke emner genererer henholdsvis overskudd og underskudd?
  • Hva blir konsekvensene for resultatene fra et emne hvis vi bytter personale?

Kostnadene for et emne baseres på bemanningen. Systemet regner ut en timepris basert på personalets månedslønn, alder, påslag for lønnskostnader og andre tillegg som avhenger av type emne eller prosjekt.

Deretter regner personalplanleggingssystemet ut resultatene for hvert emne. Systemet summerer også inntekter, kostnader og resultater på samlet nivå, for eksempel per program, bachelornivå og masternivå.

8. Fellesemner

Fellesemner er vanlig, men kan være utfordrende å planlegge. Hvis man planlegger hvert enkelt emne som skal ha felles undervisning, for seg, blir det vanskelig å få en oversikt over hvordan de skal gjennomføres. Samtidig er det vanskelig å planlegge bare ett emne om gangen. Når du skal anskaffe et personalplanleggingssystem, må du se etter et som kan håndtere fellesemner.

Slik gjør du det:

Løsningen er å opprette ett fellesemne i personalplanleggingssystemet for alle emner som skal ha felles undervisning. Informasjon som studenttall og estimert budsjett for hvert enkelt emne blir automatisk summert i fellesemnet. Planlegging og bemanning gjøres deretter på fellesemnet, slik at ansatte og planleggingsansvarlige får oversikt over hvordan emnet er planlagt.

Når det er på tide å hente ut lønnsgrunnlaget, fordeles personalkostnaden automatisk for hvert enkelt emne. Enklere blir det ikke.

9. Scenariostyring

Scenariostyring er et kraftig verktøy for avdelingsledere og en funksjon det er veldig smart å ha i et personalplanleggingssystem.

Et bruksområde for scenariostyring er å sammenligne timeplanen for det kommende driftsåret med det faktiske resultatet. Når timeplanen er ferdig og avstemt for kommende driftsår, lagres den som et scenario. I løpet av året vil det kunne skje ting som påvirker timeplanene, for eksempel at noen slutter eller blir syk. Når året er omme, blir alle endringer innført, og timeplanen blir dermed et resultat. Hvis timeplanen er lagret som et scenario, kan du sammenligne den opprinnelige timeplanen for driftsåret med det faktiske resultatet.

Et annet bruksområde for scenariostyring er å teste alternative timeplaner. Ved å lage et scenario (altså en kopi) av gjeldende timeplan kan du lage forskjellige timeplanscenarioer, evaluere dem og få bedre oversikt over konsekvensene.

Noen ganger kan det også være aktuelt å få tilbakemeldinger fra medarbeiderne om et fullført scenario. Derfor bør et personalplanleggingssystem ha mulighet for å publisere scenarioer.

10. Integrasjoner

Et personalplanleggingssystem lever ikke sitt eget liv på lærestedet, men må integreres med flere andre systemer for at informasjonen skal være oppdatert og aktuell. Forsikre deg om at det finnes ferdige integrasjoner for emnesystemer, personalsystemer og økonomisystemer i tillegg til rapporter for lønnskontering og budsjettgrunnlag.

Personalplanleggingssystemet leverer i sin tur grunnlag til personalsystemet for kontering av lønn, til planleggingssystemet for timeplanene, til budsjettsystemet for budsjettering av kommende driftsår, og til business intelligence-systemet for analysering av virksomheten. Samhandling på sitt beste.

Avslutningsvis

Nå har du fått en rask gjennomgang av hva et profesjonelt personalplanleggingssystem kan gjøre for deg og lærestedet ditt. Det forenkler, sparer tid, effektiviserer og holder deg, ledelsen, fagforeningene og de ansatte oppdatert om arbeidsplaner, belegg, budsjett og endringer. I sanntid.

Hvis du vil lære mer om fallgruvene og fordelene ved personalplanlegging, og hva du kan forvente av et profesjonelt personalplanleggingssystem, kan du registrere deg for vårt kostnadsfrie webinar.

Les mer om fordelene ved et profesjonelt personalplanleggingssystem som er utviklet spesielt for høyere utdanningsinstitusjoner.

Her er de viktigste kravene en høyere utdanningsinstitusjon bør stille til et profesjonelt personalplanleggingssystem.

Om forfatteren

Jens Apelgren har over ti års erfaring innen personalplanlegging for læresteder, og han har personlig implementert personalplanleggingssystemer ved 18 forskjellige læresteder. Jens er administrerende direktør i Retendo AB, som tilbyr systemer som effektiviserer administrasjonen for både læresteder og prosjektorienterte bedrifter. Jens er aktivt involvert i utviklingen av Retendos personalplanleggingssystem.

RELATERTE ARTIKLER