Fordelene ved en felles personalplanleggingsprosess

For at fakultetet ditt skal ha arbeidsro, bli mer effektivt og få litt mer orden på ting, er det viktig at personalplanleggingsprosessen er felles.

Selvfølgelig har fakultetet alltid de samme kravene til å levere utdanning av høyeste kvalitet, og til å fortsette å bemanne emner og prosjekter på en effektiv og gjennomsiktig måte. For å nå målene, rett og slett. Det å implementere en felles personalplanleggingsprosess i hele organisasjonen kan gjøre dette arbeidet uendelig mye lettere. I denne artikkelen forteller vi deg hvordan.

Bli enige om hvordan dere skal jobbe sammen

Når personalplanleggingsprosessen synliggjøres, blir det klart for alle hvordan virksomheten ledes og planlegges. Det blir også forståelig for de ansatte på hvilken måte forskjellige deler av organisasjonen bidrar til å skape verdier. Når man har et felles syn på hvordan personalplanlegging skal foregå, blir det også lettere å samarbeide mellom ulike fakulteter.

Gjør det mulig å samordne hele skolen

I tradisjonelle organisasjoner er virksomheten nesten alltid organisert i ulike funksjoner, som økonomi, HR eller en bestemt avdeling. Arbeidsmåten blir ofte tilpasset det som fungerer best for den enkelte funksjonen – man jobber med sitt, uten å reflektere over hvordan det påvirker andre funksjoner. Med en prosessorientert tilnærming som beskriver effektive arbeidsflyter på tvers av flere funksjoner, øker samarbeidet, kvaliteten og effektiviteten.

Fokuser på målene

Hvem har ikke kjørt seg fast i gamle vaner og gjort som man alltid har gjort, uten å reflektere over hvordan eller om det i det hele tatt bidrar til fakultetets overordnede mål? Når fakulteter ditt introduserer en felles personalplanleggingsprosess, blir det klart hvordan virksomheten planlegges og ledes. Større åpenhet gjør det mulig for de ansatte gi tilbakemelding på arbeidsmetoder som ikke lenger fungerer optimalt. Det kan også bidra til å identifisere forbedringsområder som vil gjøre organisasjonen mer effektiv, og hjelpe den enkelte å fokusere på målene.

Harmoniser samarbeidet mellom fakultetene

Ved alle høyere utdanningsinstitusjoner er det en tendens til at hvert fakultet utvikler sin egen måte å jobbe på. Dette kan skyldes individuelle ansattes behov eller en manglende forståelse av helheten. I noen tilfeller er det fornuftig å bruke særegne fremgangsmåter, for eksempel for å imøtekomme spesifikke behov. Men ofte kan man få til store synergieffekter ved å lære av hverandre og identifisere beste praksis, og på den måten utvikle mer effektive felles prosesser.

En prosess for utvikling og optimalisering

Med en felles personalplanleggingsprosess går det raskere å identifisere problemer, men også å se muligheter for forbedring på en mer strukturert måte og fange opp tilbakemeldinger fra ansatte og studenter.

Når du måler og analyserer personalplanleggingsprosessen deres, får du innsikt i hvordan virksomheten leverer på produktivitet, tid og kvalitet. Målingene hjelper deg også å se hvilke forbedringer som kan gjøres. Dermed blir det også lettere å prioritere og å sette inn ulike tiltak for å få en mer effektiv personalplanleggingsprosess med kortere ledetider, bedre beslutningsgrunnlag og tydeligere mål.

Bedre kommunikasjon og mer tillit – internt og eksternt

Med en etablert personalplanleggingsprosess blir det åpenbart hvordan de individuelle arbeidsoppgavene bidrar til helheten. Det kan også gi mer trygghet for de ansatte og øke tilliten til lederne, noe som som kjent er en forutsetning for å utvikle hele virksomheten.

Avslutningsvis

En høyere utdanningsinstitusjon har alt å vinne og ingenting å tape på å innføre en felles personalplanleggingsprosess. Hvis du vil lese mer om de forskjellige delene av personalplanleggingsprosessen ved et universitet eller en høyskole, har vi skrevet en artikkel om det også.

Hvis du vil lære mer om fallgruvene og fordelene ved personalplanlegging, og hva du kan forvente av et profesjonelt personalplanleggingssystem, kan du registrere deg for vårt kostnadsfrie webinar.

Les mer om fordelene ved et profesjonelt personalplanleggingssystem som er utviklet spesielt for høyere utdanningsinstitusjoner.

Her er de viktigste kravene en høyere utdanningsinstitusjon bør stille til et profesjonelt personalplanleggingssystem.

Om forfatteren

Jens Apelgren har over ti års erfaring innen personalplanlegging for læresteder, og han har personlig implementert personalplanleggingssystemer ved 18 forskjellige læresteder. Jens er administrerende direktør i Retendo AB, som tilbyr systemer som effektiviserer administrasjonen for både læresteder og prosjektorienterte bedrifter. Jens er aktivt involvert i utviklingen av Retendos personalplanleggingssystem.

RELATERTE ARTIKLER