Ledelsen kan ikke sikre at avtaler overholdes når personalplanleggingen mislykkes

Hvis personalplanleggingen ved en høyere utdanningsinstitusjon ikke fungerer, får ledelsen problemer med å følge opp virksomheten og med å ta ansvar for arbeidsmiljøet ved å overholde arbeidstidsavtalen.

I tillegg får fagforeningen mangelfull eller ingen dokumentasjon og annen informasjon når personalplanleggingen ikke fungerer optimalt.

Vi har jobbet med personalplanlegging for høyere utdanningsinstitusjoner i mer enn ti år og har i løpet av den tiden notert ned en del uttalelser som beskriver den frustrasjonen ledelsen og fagforeningen kan oppleve som følge av dårlig personalplanlegging. Men selvsagt har vi også en løsning på problemet.

Sett fra ledelsens perspektiv

Vanskelig å ta et relevant ansvar for arbeidsmiljøet

«Det er vanskelig for meg å få oversikt over hvor mye overtid personalet har. Det er jo mitt ansvar å gi de ansatte en jevn arbeidsbelastning, slik at de kan trives. I verste fall risikerer vi som arbeidsgiver bøter hvis vi overskrider den lovlige mengden overtid eller merarbeid for personalet.

Dårlig økonomisk oppfølging

«Tenk om lønnskonteringen kunne følges opp hver måned i stedet for hvert halvår – da hadde skolen vår fått mye bedre oversikt over økonomien! Nå som vi får resultatene hvert halvår, står jeg ofte overfor tall jeg ikke kan gjøre noe med. Jeg skulle ønske jeg allerede i planleggingen kunne se hvilke emner som gir overskudd, og hvilke som gir underskudd. Da hadde jeg hatt et helt annet virkemiddel i administrasjonsarbeidet.»

Ingen åpenhet

«Med jevne mellomrom oppstår det misforståelser blant foreleserne, for eksempel om hvem som skal forelese i et bestemt emne. Feilen er som regel at noen har sett i feil versjon av arbeidsplanen eller ikke blitt informert. Dette skaper frustrasjon og ineffektivitet i organisasjonen.

Usikker på om vi oppfyller arbeidstidsavtalen

«Jeg har lagt merke til at kompetanseutviklingstid, administrasjonstid, overtid og merarbeid tolkes og håndteres ulikt på de forskjellige fakultetene. Det gjør meg usikker på om vi faktisk overholder arbeidstidsavtalen.»

«Fagforeningen vil gjerne ha innsyn i etterlevelsen av arbeidstidsavtalen, men synes ikke de får det av oss. Men jeg har ingen god oversikt å vise dem. Det skaper unødvendige friksjoner med de tillitsvalgte.»

Sett fra fagforeningens perspektiv

Vi får ikke den informasjonen vi trenger

«Vi drukner i alle arbeidsplanene vi mottar hvert år på papir. Vi skulle mye heller hatt en oversikt over personalets bemanningsgrad, slik at vi enkelt kan se om det er noen problemer med overbemanning.»

Ingen dokumentasjon

«Da vi skulle diskutere en lærers arbeidssituasjon med arbeidsgiveren, fant vi ikke den aktuelle arbeidsplanen, så det var vanskelig å redegjøre for eventuelle avvik. Det burde finnes et sentralt arkiv med arbeidsplaner der vi kan gå tilbake og se på all historikken til en bestemt ansatt.»

Så hvordan løser man problemet når personalplanleggingen ikke fungerer som den skal?

Et profesjonelt personalplanleggingssystem som er spesialtilpasset behovene til høyere utdanningsinstitusjoner, reduserer eller eliminerer problemene som gir opphav til frustrasjon. Ledelsen får tilgang til oversikter over bemanning og økonomiske resultater for hele skolen, mens fagforeningen får tilgang til informasjon som er relevant for dem.

Sett fra ledelsens perspektiv

Med et personalplanleggingssystem får ledelsen tilgang til lettfattelige oversikter over personalets bemanningsnivå og kan på et tidlig tidspunkt sikre at personalet har et godt arbeidsmiljø.

Når ett og samme system brukes til all personalplanlegging ved utdanningsinstitusjonen, øker gjennomsiktigheten fordi all informasjon presenteres på en liknende måte for de ansatte. Personalet får større forståelse og blir mer involvert når de får det samme bildet av hva som foregår i virksomheten.

Med en felles personalplanleggingsprosess med tilhørende IT-system får ledelsen også et relevant grunnlag for å styre virksomheten ut fra et økonomisk perspektiv.

Sett fra fagforeningens perspektiv

Et personalplanleggingssystem leverer relevante grunnlag til fagforeningen, slik at de kan kontrollere at personalet ikke overbemannes, og at forelesernes arbeidsoppgaver fordeles i samsvar med arbeidstidsavtalen.

Siden arbeidsplanene signeres digitalt, blir all planlegging dokumentert sammen med de endelige timeplanene, noe fagforeningen gjerne ønsker å se i tilfelle tvistemål.

Avslutningsvis

Hvis du vil lære mer om fallgruvene og fordelene ved personalplanlegging, og hva du kan forvente av et profesjonelt personalplanleggingssystem, kan du registrere deg for vårt kostnadsfrie webinar.

Du kan også lese mer om hvilke funksjoner du kan du kan forvente i et profesjonelt personalplanleggingssystem, på hjemmesiden vår.

Om forfatteren

Jens Apelgren har over ti års erfaring innen personalplanlegging for læresteder, og han har personlig implementert personalplanleggingssystemer ved 18 forskjellige læresteder. Jens er administrerende direktør i Retendo AB, som tilbyr systemer som effektiviserer administrasjonen for både læresteder og prosjektorienterte bedrifter. Jens er aktivt involvert i utviklingen av Retendos personalplanleggingssystem.

RELATERTE ARTIKLER