Slik lykkes du med å implementere et personalplanleggingssystem

img academic article jens 600

Jens Apelgren
adm.dir. i Retendo AB

Jens Apelgren, adm.dir. i Retendo AB

Etter å ha implementert personalplanleggingssystemer ved 18 læresteder, kan jeg konstatere at visse faktorer er kritiske for at implementeringen skal bli vellykket. Og vellykket blir det når systemets fulle potensial utnyttes og brukerne er fornøyde. I denne artikkelen gjennomgår jeg ti kritiske faktorer for en vellykket implementering.

1. Sørg for å ha et tydelig mandat fra ledelsen

For at implementeringen skal bli vellykket, er det viktig at formålet med og nytteverdien av et personalplanleggingssystem er tydelig for hele organisasjonen. Prosjektgruppen må også ha et tydelig mandat fra ledelsen til å implementere systemet, og det må være en tydelig kommunikasjon fra ledelsen til personalet om hvorfor et personalplanleggingssystem bør implementeres. Uten et slikt mandat blir implementeringen krevende, på grunn av den naturlige motviljen mot endring som finnes i alle organisasjoner.

2. Utnevn en bred prosjektgruppe

For at implementeringen skal få bredest mulig forankring, er det viktig at prosjektgruppen består av representanter for alle deler av organisasjonen. Prosjektgruppen bør også bestå av fremtidige forvaltningsledere og såkalte superbrukere (systemadministratorer med alle rettigheter), for at overgangen til forvaltning skal bli mest mulig effektiv. Å utnevne disse i ettertid skaper unødig stort kunnskapsgap om systemet og de vurderingene som er gjort i forbindelse med implementeringen.

3. Frigjør tid hos brukerne

En annen kritisk faktor er å frigjøre tid fra de ordinære arbeidsoppgavene hos personalet som skal bruke det nye systemet. Det tar ofte lengre tid enn beregnet å lære å bruke et nytt system samtidig som annet arbeid skal utføres. Å legge enda flere arbeidsoppgaver til en heltidsstilling skaper ekstra stress og motstand mot implementeringen.

4. Start et pilotprosjekt

Å implementere et personalplanleggingssystem er et omfattende arbeid. En vanlig strategi er derfor å velge ut en del av organisasjonen til en pilotimplementering. Her er det best å velge den delen av organisasjonen som er mest positiv til implementeringen. Under pilotprosjektet får du også verdifull kunnskap om hvordan systemet fungerer, og hvilke tilpasninger av arbeidsmåter og organisasjon som er nødvendige. Det fører i sin tur til en raskere og mer effektiv implementering i resten av organisasjonen.

5. Motiver medarbeidere som er negativt innstilt til endring

Endringsviljen kan variere fra person til person. Å implementere et nytt personalplanleggingssystem betyr ofte at gamle arbeidsmåter må endres og nye læres. Noen ønsker kanskje ikke å gi slipp på sine egenutviklede løsninger, ofte i Microsoft Excel, og ser ikke fordelene med et felles personalplanleggingssystem. De vil naturlig nok være skeptiske til å erstatte sin nåværende løsning, som de behersker, med et ukjent system. Å gå fra en egenutviklet Excel-løsning til et moderne personalplanleggingssystem innebærer også at det administrative arbeidet kan øke, ettersom noen arbeidsoppgaver krever flere trinn. Her kan det til å begynne med være vanskelig å se fordelene i et større perspektiv. Det er derfor viktig at du fokuserer på å motivere og engasjere medarbeidere som er negativt innstilt til endringen. Samtidig må eventuell uro, frykt og stress blant personalet håndteres.

6. Fatt en tydelig beslutning om at alle avdelinger skal implementere systemet

Det er også viktig at implementeringen får full støtte fra lærestedets ledelse, og at ledelsen fatter en tydelig beslutning om at personalplanleggingssystemet skal brukes av alle fakulteter og avdelinger. Å la noen avdelinger selv få bestemme over implementeringen av systemet fører ofte til at implementeringen blir veldig vanskelig, med lav utnyttelsesgrad.

7. Ikke vær for raskt ute med å tilpasse arbeidsmåter og organisasjon

Det er viktig å tilpasse organisasjonen og arbeidsmåtene til personalplanleggingssystemet, men å begynne med arbeidsmåter og organisasjon før systemet implementeres medfører ofte store kostnader. Det er også tidkrevende, og det er en risiko for at arbeidsmåtene som utvikles, ikke benyttes fullt ut av organisasjonen.

Et standardsystem tilpasset læresteders personalplanlegging bygger på leverandørens samlede erfaring fra ulike læresteders personalplanleggingsprosesser. Ofte vil derfor systemet være godt tilpasset lærestedets arbeidsmåter og organisasjon. Det er en god idé å begynne med å implementere systemet, og deretter jobbe med arbeidsmåter og organisasjon. Da kan lærestedet først gjøre seg kjent med systemet og de nye funksjonene i ro og mak.

Det er også viktig at ledelsen er klar over at en kontinuerlig utvikling av både arbeidsmåter og organisasjon må fortsette lenge etter at systemet er implementert.

8. Vent med å tilpasse systemet

Hvis organisasjonen har funksjoner som er spesielt viktige, kan en innledende tilpasning av systemet være nødvendig. For øvrig anbefaler jeg at organisasjonen venter med eventuelle tilpasninger til systemet er implementert og brukerne har fått opplæring. Først da kan nytten av en eventuell tilpasning vurderes.

For å muliggjøre tilpasninger er det viktig at ledelsen tar høyde for dette i budsjettet, slik at det er rom for å gjennomføre ønskede tilpasninger.

9. Sats på opplæring – det er en viktig del av implementeringen

Opplæring er et viktig aspekt og kan være en stor utfordring. Aller først gjelder det å overbevise ledere og personale om behovet for opplæring i systemet. Neste utfordring er at personalets dataferdigheter og forkunnskaper kan variere mye. Du må derfor sørge for at opplæringens omfang tar hensyn til begge disse faktorene.

Det er også viktig at opplæringen skjer i nær tilknytning til gjennomføringen av den «ekte» personalplanleggingen i organisasjonen. Gir du opplæring for lang tid i forveien, er det stor risiko for at personalet glemmer det de har lært.

En suksessfaktor i opplæringen er å tilby workshoper regelmessig, der personalet kan arbeide med den ekte planleggingen samtidig som de har tilgang til støtte fra lærestedets superbrukere.

10. Manualer og støttepersonale

I begynnelsen kan brukerne ha stort behov for detaljerte beskrivelser av hvordan arbeidsoppgaver skal utføres. Det kan derfor være nødvendig å utarbeide spesifikke manualer for visse arbeidsoppgaver, som, i tillegg til å beskrive hvordan ulike arbeidsmomenter utføres, også forklarer hvorfor disse momentene er nødvendige i virksomheten. Systemets manualer er ofte ikke detaljerte nok, og beskriver ikke de vurderingene og retningslinjene som lærestedet selv har utarbeidet.

Det er også viktig å ha kvalifisert støttepersonale på lærestedet. Henvendelsene til lærestedets brukerstøtte varierer fra enkle spørsmål til kompliserte og spesifikke spørsmål om hvordan virksomheten fungerer. Det vil derfor være til stor hjelp om støttepersonalet både er med under implementeringsprosjektet og har bred kunnskap om hvordan personalplanlegging gjennomføres, samt hvilke regler som finnes. Å rekruttere og lære opp støttepersonale i ettertid er svært tidkrevende.

Avslutningsvis

Les vår artikkel hvis du vil vite mer om hvordan personalplanleggingsprosessen kan organiseres på et lærested. Hvis du vil ha tips til hvilke krav du bør stille til et personalplanleggingsverktøy, kan du klikke på lenken for å lese artikkelen.

About the author

Jens Apelgren has over ten years’ experience in workforce planning at higher education institutions and has personally introduced workforce planning systems at 18 different institutions. Jens is CEO of Retendo AB, which offers systems to streamline administration for both higher education institutions and project-oriented companies. Jens is closely involved in the development of Retendo’s workforce planning system.

RELATERTE ARTIKLER