Ni fordeler med et personalplanleggingsverktøy tilpasset læresteder

Som ansvarlig for et lærested er det mye å holde styr på, alt fra personalets beleggsgrad til kursplanlegging og arbeidstidsavtaler. Et personalplanleggingsverktøy kan være løsningen som får brikkene til å falle på plass. Det gir deg et komplett situasjonsbilde med full oversikt over alt som har med personalplanleggingen å gjøre – samlet i ett elektronisk system som alltid er oppdatert med den nyeste informasjonen. Denne artikkelen beskriver de ni største fordelene med et personalplanleggingsverktøy for læresteder.

En omfattende virksomhet krever et personalplanleggingssystem som er tilpasset læresteder

En stor utfordring for læresteder er at virksomheten som skal planlegges og bemannes, er svært omfattende. Den består av en rekke kurs, prosjekter og linjearbeid som utføres av personale med ulik stillingsprosent og fraværsgrad. I tillegg må du ha oversikt over personale som leies inn og ut mellom ulike avdelinger, samt beregne personalets kompetanseutviklingstid. Ulike roller i organisasjonen er dessuten involvert i planleggingen og bemanningen, for eksempel kursansvarlige, planleggere, økonomer, ledere og tillitsvalgte.

Et personalplanleggingssystem som er tilpasset læresteder, støtter hele personalplanleggingsprosessen og forenkler planlegging og oppfølging. Dessuten effektiviseres arbeidet ved at roller som kursansvarlig, planlegger, økonom, leder og tillitsvalgt får spesifikke visninger i systemet med relevant informasjon for den respektive rollen.

1. Forenklet beslutningsprosess med felles personalplanlegging

På et lærested kan avdelingene ofte ha forskjellige rutiner for personalplanlegging. Planleggingen kan for eksempel gjøres terminvis eller årlig, tidspunktet for planlegging i løpet av året kan variere, planleggingen kan være integrert i budsjettprosessen og oppfølgingen kan skje månedlig, kvartalsvis, terminvis eller årlig.
Å innføre felles rutiner for hele lærestedet forenkler ledelsens beslutningsprosess og skaper et solid grunnlag for lærestedets utvikling og det kontinuerlige forbedringsarbeidet. Dessuten forenkles kommunikasjonen i organisasjonen.

Et felles personalplanleggingsverktøy er en effektiv støtte når en felles prosess skal innføres. Et personalplanleggingsverktøy tilbyr de funksjonene, visningene og rapportene som trengs for å arbeide effektivt med den valgte prosessen.

2. Støtte for ulike bemanningsløsninger

Selv om lærestedet har samme personalplanleggingsprosess, arbeider ofte små avdelinger annerledes med bemanningen enn store avdelinger. På store avdelinger er flere personer involvert, og det er ikke uvanlig at kursplanleggingen delegeres.

Et profesjonelt personalplanleggingssystem støtter alle bemanningsløsninger – enten bemanningen håndteres av noen få planleggere eller er delegert til kursansvarlige, studierektorer, økonomer og ledere.

3. Effektiv styring krever et korrekt situasjonsbilde

For at avdelingsledelsen skal kunne styre virksomheten effektivt, kreves det en oppdatert og korrekt arbeidsplan som gir et aktuelt bilde av hvem som gjør hva i organisasjonen, og hvordan kursene er planlagt. Et korrekt situasjonsbilde av virksomheten er en forutsetning for å ta veloverveide beslutninger om veien videre.

Nettopp dette er en av fordelene med et personalplanleggingsverktøy: det gir samme bilde av situasjonen fordi alle arbeider i samme system. Alle endringer blir tilgjengelige umiddelbart, og personalplanleggingsverktøyet gir dessuten en rekke oversikter (rapporter) over virksomheten. Eksempler på rapporter er bemanningsgrad måned for måned, oversikt per virksomhetstype (grunnkurs, fordypning, prosjekt, løpende arbeid), individuelle arbeidsplaner, kursplanlegging per kurs samt innleid og utleid personale. Det gjør at du kan følge opp og styre virksomheten på en enhetlig måte.

4. Det økonomiske perspektivet er viktig

Et viktig aspekt når det gjelder beslutningstaking ved læresteder, er økonomi. Inntekter, kostnader og resultat må kunne vises for hvert enkelt kurs. Resultatet per kurs kan være en indikasjon på at kurset må bemannes annerledes eller kanskje planlegges på en annen måte.

Personalplanleggingsverktøy beregner automatisk inntektene for kurs basert på antall studenter, gjennomstrømning og statlig tilskudd per opplæringsområde. Kostnadene beregnes også automatisk basert på månedslønn, påslag for lønnskostnad og påslag for indirekte kostnader. Dermed får beslutningstakerne automatisk riktig økonomisk beslutningsgrunnlag.

5. Åpenhet i organisasjonen øker effektiviteten

En viktig del av all ledelse er å være åpen og tydelig når det gjelder personalplanlegging. Informasjonen må formidles på en slik måte at alle medarbeidere får en grundig innsikt i hva som skal gjøres, og av hvem. Det fører i sin tur til en effektiv virksomhet med færre uklarheter og gnisninger mellom medarbeidere og avdelinger.
Et personalplanleggingsverktøy skaper både tydelighet og åpenhet rundt personalplanleggingen, og forenkler kommunikasjonen om hva som skal gjøres av hvem. Informasjon om personalplanlegging presenteres i forskjellige visninger og rapporter som er tilpasset de ulike rollene og rettighetene.

Et personalplanleggingsverktøy sikrer dessuten at medarbeiderne alltid har tilgang til den nyeste versjonen av planen. Dermed unngår du at medarbeidere sitter med en utdatert personalplan som kan føre til misforståelser. Med aktuell og lett tilgjengelig informasjon i alle ledd øker effektiviteten. Alle har samme situasjonsbilde, og gnisninger i organisasjonen minimeres.

6. Krevende å få informasjon om alle personal- og kursendringer

En stor utfordring ved personalplanlegging er å ha oversikt over alle personalendringer i organisasjonen til enhver tid – alt fra sykdom, ferie og fridager til nyansettelser, oppsigelser og endringer i stillingsprosent.

Et personalplanleggingsverktøy fanger automatisk opp alle personalendringer gjennom integrasjon med lærestedets personalsystem. Verktøyet presenterer endringene for planleggeren, som straks kan foreta nødvendige justeringer for å sikre driften.

Et personalplanleggingsverktøy er også integrert i virksomhetens kurssystem. Endringer i kurs og forelesninger overføres automatisk, for eksempel antall registrerte og uteksaminerte studenter.

7. Et personalplanleggingssystem gjør det enklere å etterleve arbeidstidsavtalen

For både arbeidsgiveren og personalet er det viktig at arbeidstidsavtalen etterleves på korrekt måte i hele organisasjonen. Det er imidlertid vanlig at tolkningen og håndteringen av blant annet kompetanseutviklingstid, administrativ tid, overtid og merarbeid er forskjellig på ett og samme lærested.

Her bidrar et personalplanleggingssystem til å innføre en enhetlig etterlevelse og oppfølging av arbeidstidsavtalen. Et personalplanleggingssystem beregner også automatisk personalets kompetanseutviklingstid basert på lærestedets arbeidstidsavtale, noe som kan være en innfløkt oppgave når medarbeiderens stilling varierer og han/hun har hatt ulike typer fravær i løpet av året.

Et vanlig krav er at arbeidsplanen skal signeres av den ansatte, og at den tillitsvalgte også skal få tilgang til den. Med et personalplanleggingsverktøy skjer signering og arkivering av arbeidsplanen helt elektronisk i systemet. Medarbeideren har alltid tilgang til sin signerte arbeidsplan, og ved behov kan også den tillitsvalgte få tilgang til den.

8. Et personalplanleggingssystem gjør det enklere å oppfylle arbeidsmiljøkravene

Som arbeidsgiver har lærestedet et stort ansvar for personalets arbeidsmiljø. En viktig del av dette ansvaret er å sørge for at personalet ikke overbelastes over lengre tid, med risiko for å rammes av utmattelsessyndrom. I den forbindelse kreves det kontinuerlig oppfølging av bemanningsgraden. Et personalplanleggingssystem rapporterer alltid aktuell bemanningsgrad, måned for måned, og kontinuerlig mens endringer skjer. Det er enkelt for både personale, ledere og tillitsvalgte å få innsikt i bemanningsgraden og tilhørende arbeidsplan.

9. Et standardsystem for personalplanlegging gir trygghet

Ved å bruke et profesjonelt personalplanleggingssystem som er spesielt utviklet for lærestedets behov, og som allerede brukes av andre læresteder, kan du føle deg trygg på at du har riktig funksjonalitet, og at systemet støtter lærestedets bemanningsprosess fullt ut. Velger du et system som benyttes av flere læresteder, kan du dessuten delta på brukermøter for å utveksle erfaringer med andre læresteder om personalplanlegging og systemet, og dere kan videreutvikle systemet i fellesskap.

Avslutningsvis

Et personalplanleggingssystem har mange fordeler for læresteder. Les vår artikkel hvis du vil vite mer om
hvordan personalplanleggingsprosessen kan organiseres på et lærested.
Hvis du bruker egenutviklede løsninger for personalplanlegging i deler av organisasjonen i dag, for eksempel i Excel, kan det være nyttig å lese om hvilke begrensninger slike Excel-løsninger har.

Om forfatteren

Jens Apelgren har over ti års erfaring innen personalplanlegging for læresteder, og han har personlig implementert personalplanleggingssystemer ved 18 forskjellige læresteder. Jens er administrerende direktør i Retendo AB, som tilbyr systemer som effektiviserer administrasjonen for både læresteder og prosjektorienterte bedrifter. Jens er aktivt involvert i utviklingen av Retendos personalplanleggingssystem.

RELATERTE ARTIKLER