Få oversikt over de ulike delene av personalplanleggingsprosessen

Å ha en felles personalplanleggingsprosess på et lærested gir en klar strategisk fordel. Prosessen blir et viktig grunnlag for lærestedets utvikling og kontinuerlige forbedringsarbeid. Den gir medarbeiderne bedre innsikt i hvordan ting fungerer, og hvor de hører inn. Alle opplever mer samhørighet med arbeidet, føler seg mer verdsatt og får større forståelse av hvilken betydning eget og andres arbeid har for sluttresultatet.

Med en felles personalplanleggingsprosess blir det også lettere å kommunisere i organisasjonen, ettersom alle har samme innsikt. Når organisasjonen har et enhetlig, fullstendig og konsekvent beslutningsgrunnlag, blir det også enklere for ledelsen å ta avgjørelser.

Oversikt

Uansett lærested gjennomgår personalplanleggingsprosessen stort sett de samme generelle fasene. Det som kjennetegner prosessen, er at den gjentas ved begynnelsen av hvert regnskapsår og gjennomgår fasene planlegging, gjennomføring og avstemming. Prosessen kan også være halvårlig, med planlegging, gjennomføring og avstemming per halvår.

Planleggingsfasen

I planleggingsfasen fullføres planleggingen av den kommende perioden. Planleggingsfasen deles i sin tur inn i momentene Forberedelser, Bemanning, Avstemming og Konteringsbilag.

Under Forberedelser er det vanlig å kopiere fjorårets planlegging, ettersom bemanning og kursplanlegging stort sett er som tidligere år. Etter kopiering fjernes kurs som ikke lenger er aktuelle, og nye kurs legges til på riktig sted i strukturen. Nye kurs kommer automatisk inn via integrasjon med lærestedets kurssystem. Eksternt personale som ikke lenger er aktuelt å benytte, avsluttes, og nytt eksternt personale registreres manuelt.

Under Bemanning skjer den faktiske kursplanleggingen og bemanningen. Første trinn er å gjennomgå antall planlagte studenter og forventet gjennomstrømning. Deretter beregner personalplanleggingssystemet foreløpig budsjett for kurset basert på avdelingens formel for dette. Det foreløpige budsjettet brukes som grunnlag for å tildele det faktiske budsjettet for kurset. Det faktiske budsjettet kan være både større og mindre avhengig av kursets aktuelle forutsetninger. Det er mot det faktiske budsjettet at bemanningen senere sammenlignes for å være sikker på at den ikke har overskredet budsjettet.

Deretter tar bemanningen og kursplanleggingen til. Med kursplanlegging mener vi den detaljerte planleggingen av blant annet forelesninger, laboratoriearbeid, kursansvar og eksamener. Dette håndteres vanligvis av den kursansvarlige. Kursplanleggingen danner siden grunnlaget for bemanning. Den kursansvarlige har imidlertid sjelden mandat til å ta bestemmelser om bemanningen selv, ettersom dette krever et helhetssyn på den totale bemanningen. Den kursansvarlige sender i stedet inn bemanningsønsker til den som er ansvarlig for bemanningen.

Når kursplanleggingen er fullført og alle bemanningsønsker har kommet inn, begynner selve bemanningen. Da blir det bestemt hvilke ønsker som skal godkjennes, og hvilke som må justeres. Denne fasen omfatter også eventuell innleie og utleie av personale til andre avdelinger ved lærestedet.
Kursplanleggingen er ikke alltid delegert til den kursansvarlige som beskrevet over. Iblant kan både kursplanlegging og bemanning utføres av én og samme person. Hvordan ulike avdelinger ved lærestedet arbeider med kursplanlegging og bemanning, kan også variere.

Hvis det økonomiske perspektivet er interessant, foretas det nå en analyse av inntekter og kostnader for hvert kurs for å se om planleggingen holder seg innenfor budsjettet.

Når planleggingen er ferdig, er det vanlig at den publiseres til personalet. Deretter blir det gjennomført medarbeidersamtaler. Hvis arbeidstidsavtalen krever det, signeres nå den personlige arbeidsplanen.

Når planleggingen er avstemt, henter økonomene ut et bilag for kontering av personalets lønn. Bilaget registreres deretter i personalsystemet, og danner grunnlag for regnskapet.

Gjennomføringsfasen

I gjennomføringsfasen må det omplanlegges fortløpende i takt med at det skjer endringer i virksomheten. Eksempler på endringer kan være ansatte som slutter eller har fravær av ulike grunner (sykdom, foreldrepermisjon, ferie osv.), eller at forutsetningene for et kurs endres, for eksempel hvis det ikke blir registrert like mange studenter som det er planlagt for. For å forenkle omplanleggingen er det viktig at det er integrasjon med personalsystemet, slik at planleggeren får kjennskap til alt fravær knyttet til personalet.

I gjennomføringsfasen avstemmes også planleggingen mot den registrerte lønnskonteringen i personalsystemet: dels oppdateres konteringen med resultatet frem til avstemmingsdatoen, dels oppdateres den kommende lønnskonteringen i henhold til den nye planleggingen. Hvor ofte avstemming skjer, varierer fra aldri til halvårlig eller kvartalsvis.

Avstemmingsfasen

Når regnskapsåret er avsluttet, avstemmes personalets merarbeid og overtid, og eventuell overskytende del overføres til neste regnskapsår eller utbetales som lønn. Deretter blir det foretatt en endelig avstemming av personalets kontering.

Sammenheng med andre prosesser

Personalplanleggingsprosessen har også sammenheng med den langsiktige kursplanleggingen, budsjettarbeidet, regnskapet og den øvrige planleggingen.

Roller og ansvarsområder er viktige for en fullstendig prosess

En fullstendig personalplanleggingsprosess krever også en beskrivelse av alle involverte roller og deres respektive ansvarsområder. Eksempler på roller er ansvarlig for hele prosessen, bemanningsansvarlig, ansvarlig for kursplanlegging og økonomiansvarlig. Det er også viktig å sette en siste frist for fullføring av hver aktivitet.

Avslutningsvis

Å implementere en felles personalplanleggingsprosess for hele lærestedet gir mange fordeler, men kan også være en utfordring. En effektiv støtte i implementeringen er å anskaffe et felles personalplanleggingsverktøy for lærestedet. Et personalplanleggingsverktøy tilbyr nemlig de funksjonene, visningene og rapportene som trengs for å arbeide effektivt med den valgte prosessen.

Et personalplanleggingsverktøy gir også andre fordeler for lærestedet. Klikk på lenken for å lese om de største fordelene med et personalplanleggingsverktøy tilpasset læresteder. Hvis du bruker egenutviklede løsninger for personalplanlegging i deler av organisasjonen i dag, for eksempel i Excel, kan det være nyttig å lese om hvilke begrensninger slike Excel-løsninger har.