”Vi har fått en mer kvalitetssäker tjänsteplanering”

Vi pratar med Agnetha Holmgren på Högskolan Dalarna om hennes roll som systemförvaltare för Retendo Academic, hur tjänsteplaneringssystemet har förenklat arbetet på högskolan och på vilket sätt.

Högskolan Dalarna påbörjade projektet för övergången till Retendo Academic 2018 och från 1 januari 2021 ska alla institutioner använda Retendo för tjänsteplaneringen.

Korrekta uppgifter i systemet sparar tid

– Spontant kan jag säga att Retendos tjänsteplaneringssystem har gjort att vi fått en mycket mer kvalitetssäker tjänsteplanering, berättar Agnetha.

– Vi hade innan dess inget IT-stödsystem för tjänsteplanering, utan olika Excel-filer användes, vilket fungerade ”olika bra”, säger Agneta. Vi hade problem med filer som låste sig och det var svårt att veta vilken som var den senaste versionen.

I Excelfilerna som tidigare användes fanns också många felkällor som gamla kurskoder, felaktiga objekt mm. Det gjorde att många rättningar behövde göras vid uppföljningar. Nu hämtas istället uppgifterna från högskolans källsystem och blir därmed mer kvalitetssäkra, vilket sparar tid för bland annat högskolans ekonomer.

Ett gemensamt system ger bättre översikt och uppföljning

Tack vare att hela lärosätet nu använder ett och samma system för tjänsteplanering, är det lättare att få en övergripande översikt, samt att ta ut ekonomiska rapporter och andra underlag för uppföljning. Det sparar tid och ger ledningen ett bättre beslutsunderlag.

Cheferna kan lättare planera arbetsbelastningen

– Innan vi gick över till Retendo var det läraren som ansvarade för att lämna in sin tjänsteplanering för kommande termin, men i Retendo har chefen huvudansvaret för planeringen av personalens arbetstid, förklarar Agnetha. Det gör att chefen kan överblicka arbetsbelastningen och hitta lösningar för en så bra och balanserad planering som möjligt för personalen.

Cheferna kan förhindra utbrändhet

Agnetha framhäver även arbetsmiljöfördelar med Retendo Academic, då man som ansvarig chef kan se lärarnas planerade arbetsbelastning månad för månad och därmed se om planeringen behöver justeras. Lärarna kan dessutom själva gå in i systemet var och när som helst och få en bra översikt över sin tjänsteplan, på ett och samma ställe. På så sätt kan både chefer och medarbetare upptäcka överplanering, som i värsta fall kan leda till ohälsa, och i ett tidigt skede hitta lösningar för en bättre planering av arbetstiden.

Färre manuella uträkningar

– En annan fördel är att cheferna nu slipper många manuella uträkningar vid frånvaro och arbetstid för personal som börjar eller slutar under året. Systemet räknar ut på samma sätt för alla så det är betydlig mer kvalitetssäkert och sparar tid, säger Agnetha.

Viktigt med bra rutiner

– Ett allmänt råd för bästa resultat när man inför ett tjänsteplaneringssystem är att se till att man har bra rutiner innan man sätter igång: hur ska vi jobba, vem gör vad och så vidare, förklarar Agnetha. Bra intern information och kommunikation är också viktiga i processen. Börjar man i den änden är verktyget tydligt och bra för alla.

– Jag vill också sätta ett plus på Retendos support som är lyhörd och bra, avslutar Agnetha.