10 funktioner du inte klarar dig utan i ett tjänste­planerings­system

Funderar du på att köpa in ett professionellt tjänsteplaneringssystem? Du är inte ensam. Det finns en del att tänka på innan du bestämmer dig. Passar det lärosätets och dina behov? Vilka funktioner använder du mest och vilka måste enligt lag finnas med? I den här artikeln listar vi de viktigaste funktionerna som förenklar din vardag och gör resursplaneringen mycket smidigare.

1. In- och utlåning av personal

Ett tjänsteplaneringssystem bör ha en funktion för in- och utlåning av personal. Det mest vanliga är att in- och utlåning av personal mellan institutioner görs manuellt – kanske med ett mejl, på ett onlinemöte eller i ett telefonsamtal. Det kan kännas som en enkel sak, men risken är att viktig information glöms eller tappas bort och inte hamnar där den ska – i tjänstgöringsplanen. Konsekvensen blir att medarbetaren inte nås av informationen och att lönekonteringsunderlaget blir fel.

Så behöver det inte vara

I ett professionellt tjänsteplaneringsverktyg är det noll risk att något tappas bort. Systemet håller reda på in- och utlåning av personal, undviker att du missar viktig information och är alltid uppdaterat med det senaste – vem som ska lånas ut eller in, hur länge och när. Hela processen är digital – informationen dokumenteras automatiskt i tjänstgöringsplanen hos både den institution som lånar ut och den som lånar in resurser. Alla underlag för internfakturering och kontering av löner blir automatiskt också rätt. Systemet låter dig även göra förfrågningar om inlåning av en specifik person eller kompetens, samtidigt som den utlånande institutionen kan föreslå andra personer än just den som din institution vill låna in.

En extra smidig funktion för den som jobbar med preliminära bemanningar av inlånad personal är att systemet sammanställer och skickar ut förfrågningarna automatiskt. När en förfrågning väl accepteras ändras den preliminära bemanningen automatiskt till bekräftad. Smart.

2. Generering av lönekonteringsunderlag

Att skapa lönekonteringsunderlag är en av de mest vitala funktionerna i ett professionellt tjänsteplaneringssystem.

När det är dags att sammanställa underlaget för kontering av medarbetares löner brukar den som planerar göra mängder av handpåläggning tillsammans med en ekonomiperson. Faktum är att det nästan alltid görs manuellt, om och om igen, medarbetare för medarbetare – ett mastodontarbete som lätt kan bli fel. Om kostnaderna ska kunna fördelas rätt måste även utlåningen av personal stämmas av för sig. Eftersom sammanställningen tar så mycket administration i anspråk görs den av naturliga orsaker bara en eller två gånger per år.

När du använder ett digitalt tjänsteplaneringssystem sparar det oändligt med tid och huvudbry genom att automatiskt summera och sammanställa lönekonteringsunderlaget utifrån den befintliga tjänsteplaneringen. Systemet tar hänsyn till in- och utlåningen av personal eftersom det automatiskt analyserar vad den utlånade medarbetaren är bemannad på. Du får ett komplett och korrekt underlag – sen är det bara att exportera.
Din ekonomkollega blir också glad eftersom hen istället kan ägna sin tid åt att leta efter avvikelser. Systemet tar hand om resten.

Eftersom det blir så mycket enklare och smidigare att ta fram underlag kan ditt lärosäte nu följa upp ekonomin kvartalsvis eller varje månad om det behövs, istället för varje halv- eller helår. Det tjänar alla på.

3. Digital signering av tjänstgöringsplaner

Sedan alltid har tjänstgöringsplaner skrivits ut på papper som medarbetare skrivit under. I två exemplar, dessutom. Eller tre, eftersom vissa arbetstidsavtal ska skickas till facket för granskning. Idag finns det helt andra möjligheter med elektroniska underskrifter som är juridiskt bindande, som kan lagras digitalt och som sparar både miljö och din tid.
Många arbetstidsavtal kräver att medarbetaren signerar sin tjänstgöringsplan inför det kommande verksamhetsåret. Ibland vill man också ha en signering varje halvår och/eller efter verksamhetsåret. Många underskrifter, alltså.

Digital signering är ett snabbt, smidigt och effektivt sätt att förenkla och modernisera det arbetet.

I ett professionellt tjänsteplaneringssystem signeras och arkiveras tjänstgöringsplanen helt digitalt. Varje medarbetare har alltid tillgång till alla signerade tjänstgöringsplaner och avdelningschefer har tillgång till hela planeringen som den såg ut när den signerades.
Om en medarbetare inte är nöjd med sin tjänstgöringsplan kan hen skriva ett meddelande och avstå från att godkänna.

Den som ansvarar för planeringen ser löpande vilka medarbetare som har godkänt signeringen eller inte och kan påminna de medarbetare som inte har signerat i tid. Fackrepresentanterna kan också se de signerade tjänstgöringsplanerna med en egen inloggning.

4. Delegerad kursplanering

Delegerad kursplanering är beroende av samarbete och kommunikation och kan göras på flera olika sätt. Oavsett hur, ska ett tjänsteplaneringssystem klara av att hantera det.
Det finns fyra olika sätt att arbeta med bemanning och planering och alla börjar med att sätta en budget för kursen eller projektet. I de fall där formler används för att beräkna en budget kan de läggas in i tjänsteplaneringssystemet.

När budgeten är spikad ska kursen planeras och bemannas. Planering och bemanning kan göras av en eller flera planerare eller delegeras till den som är kursansvarig som då planerar in aktiviteterna mer i detalj. Det kan vara föreläsningar, laborationer, tentarättning, kursansvar, examination, VFU-praktik och så vidare.

När detaljplaneringen är gjord skickar den kursansvarige sina önskemål om bemanning till den som är planeringsansvarig som i sin tur ser till att det finns personal till de olika kurserna. Om det uppstår en konflikt i planeringen hanteras den i dialog med den kursansvarige. Det händer att man måste planera om en kurs av olika anledningar och då kommer ett tjänsteplaneringssystem väl till pass. Systemet håller reda på ändringarna och den planeringsanvarige behöver bara ta hand om den ändring som krävs.

5. Kompetensutvecklingstid

Det finns många regler att förhålla sig till när man räknar ut tid för kompetensutveckling. Dessutom är det vanligt att reglerna ser olika ut mellan institutioner.
Ett professionellt tjänsteplaneringsverktyg bör stödja flera olika regelverk, som till exempel följande:

• Kompetensutvecklingstiden erhålls baserat på tjänstens omfattning och eventuell frånvaro under året.
• Kompetensutvecklingstiden erhålls endast för arbete inom grundutbildning och fortsättningsutbildning.
• Kompetensutvecklingstiden räknas ner med de uppdrag som inte generar kompetensutvecklingstid.
• All bemanning i procent av heltid eller procent av bemanningsbar tid reducerar erhållen kompetensutvecklingstid.

Procentsatser för kompetensutvecklingstid kan antingen anges centralt eller beroende på personalkategori och beräkningen sker antingen helårsvis eller halvårsvis.

6. Kopiera kurser mellan terminer

Varför uppfinna hjulet igen? Att kopiera kurser sparar mycket tid så en kopieringsfunktion kan man nästan inte klara sig utan.

På många institutioner ser planeringen ofta likadan ut varje läsår. Kommande vårtermin är i stort sett samma som vårterminen året innan. För att du ska slippa göra om all planering från grunden varje termin är en funktion som kopierar all planering från en termin till en annan otroligt tidsbesparande.

Eftersom start- och slutdatum varierar från år till år måste systemet enkelt kunna låta dig justera aktivitetsplaneringen och bemanningen i förhållande till terminsstart.
Det är också viktigt att systemet kan ta hänsyn till ändrad status av bemanningen när planeringen kopieras. Särskilt relevant är det vid delegerad planering för att den kursansvarige ska kunna skicka in nya önskemål om bemanning.

7. Beräkning av intäkter och kostnader

När du planerar det kommande verksamhetsåret är ekonomin en av hörnstenarna. En missad budget eller byte av personal kan få konsekvenser som ingen räknat med. Vanliga frågor inför det kommande verksamhetsåret är:

• Går budgeten ihop rent ekonomiskt?
• Vilka kurser genererar ett överskott respektive underskott?
• Vilka blir konsekvenserna på resultatet för en kurs om vi byter personal?

Kostnaderna på en kurs baseras på bemanningen. Systemet räknar ut ett timpris baserat på personalens månadslön, ålder, lönekostnadspåslag samt påslag som beror på typ av kurs eller projekt.

För varje kurs räknar tjänsteplaneringssystemet sedan ut resultatet. Systemet summerar också intäkter, kostnader och resultat på aggregerad nivå, till exempel för program, grundutbildning och fortsättningsutbildning.

8. Samläsning av kurser

Samläsning av kurser är vanligt, men kan vara en utmaning att planera. Det är svårt att få en samlad bild av hur kursen genomförs genom att bara planera varje enskilt kurstillfälle som samläses. Samtidigt ställer det till problem om du bara planerar ett kurstillfälle i taget. När du upphandlar tjänsteplaneringssystem ska du hålla utkik efter ett som kan hantera samläsning.

Så här gör du:
Lösningen är att skapa en samläsningskurs i tjänsteplaneringssystemet för samtliga kurstillfällen som samläser. Information, om till exempel planeringstal och beräknad budget, från varje enskilt kurstillfälle summeras automatiskt upp på samläsningskursen. Planering och bemanning görs sedan på samläsningskursen, vilket ger medarbetare och planeringsansvariga en helhetsbild av hur kursen är planerad.

När det är dags att ta ut lönekonterinsunderlaget fördelas bemanningskostnaden automatiskt på varje enskilt kurstillfälle. Smidigare än så kan det inte bli.

9. Scenariohantering

Scenariohantering är ett kraftfullt verktyg för avdelningschefer och en väldigt smart funktion att ha i ett tjänsteplaneringssystem.

Ett användningsområde för scenariohanteringen är att jämföra planeringen inför det kommande verksamhetsåret med det faktiska utfallet. När planeringen är klar och avstämd för det kommande verksamhetsåret sparas den undan som ett scenario. Under året sker det sen löpande ändringar när något händer som påverkar planeringen, till exempel när någon slutar eller blir sjuk. När året är slut är alla ändringar införda och planeringen är därmed ett utfall. Om planeringen har sparats som ett scenario kan du jämföra planeringen inför verksamhetsåret med det faktiska utfallet.

Ett annat användningsområde för scenariohantering är när du vill testa olika planeringsalternativ. Genom att skapa ett scenario (alltså en kopia) av aktuell planering kan du göra olika planeringsscenarier, utvärdera dem och få en bättre överblick över konsekvenserna.

Ibland kan det också vara relevant att få medarbetares feedback på ett färdigt scenario, så valet att kunna publicera ett scenario ska också finnas med i tjänsteplaneringssystemet.

10. Integrationer

Ett tjänsteplaneringssystem lever inte sitt eget liv inom lärosätet utan behöver integreras med flera andra system för att informationen ska vara uppdaterad och aktuell. Försäkra dig om att det finns färdiga integrationer för kurssystem, personalsystem och ekonomisystem samt rapporter för lönekontering och budgetunderlag.

I andra ändan levererar tjänstplaneringssystemet i sin tur underlag till personalsystemet för kontering av lön, till schemaläggningssystemet för planering av scheman, till budgetsystemet för budgetering av kommande verksamhetsår och till business intelligence-systemet för analys av verksamheten. Växelverkan när den är som bäst.

Avslutningsvis

Nu har du fått en snabbgenomgång av vad ett professionellt tjänsteplaneringssystem kan göra för dig och ditt lärosäte. Det förenklar, sparar tid, effektiviserar och håller dig, ledning, fack och medarbetare ständigt uppdaterade om tjänsteplaner, beläggning, budget och ändringar. I realtid.

Om du vill lära dig mer om fallgroparna och nyttan med tjänsteplanering samt vad du kan förvänta dig av ett professionellt tjänsteplaneringssystem, anmäl dig till vårt kostnadsfria webbinarium.

Läs mer om nyttan av ett professionellt tjänsteplaneringssystem som är utvecklat specifikt för lärosäten.

Det här är de viktigaste kraven ett lärosäte bör ställa på ett professionellt tjänsteplaneringssystem.