Retendo Academic – Articles – Manager defects in staff planning

Avdelningschefer får svårt att göra sitt jobb när tjänste­planeringen brister

När tjänsteplaneringen på lärosäten inte fungerar blir avdelningschefens jobb väldigt tungt med onödiga administrativa moment och svårigheter att få den totalbild som är nödvändig för att känna kontroll och vara effektiv.

Vi har jobbat i mer än 10 år med tjänsteplanering på lärosäten och tyckte det var dags att ge röst åt avdelningschefernas frustration på grund av dålig tjänsteplanering. Men – vi har förstås också en lösning.

Bristande frånvarorapportering

”Jag får aldrig reda på om lärarna är sjuka, vabbar eller när de har semester – hur ska jag kunna sköta mitt jobb?”

Dålig koll på in- och utlåning

”Utlåning av lärare till andra institutioner är kaosartad – alla lånar ut sig själva utan att meddela mig! När det sen är dags att sammanställa underlag för internfakturering, är det hopplöst att i efterhand reda ut vilka lärare som har lånats ut och till vad.”

Onödiga, föråldrade administrativa moment, exempelvis signering

”Att skriva ut och få alla lärare att signera sin tjänstgöringsplan är en återkommande huvudvärk. Det tar lång tid och innebär en hel del administrativt arbete för mig med utskrift, hantering, arkivering med mera.”

Otydlig sammanställning av intäkter och kostnader

”Vi överskrider hela tiden vår budget eftersom vi inte har någon bra sammanställning över vad personalen gör och vad de olika kurserna och projekten kostar.”

Svårt att räkna ut kompetensutvecklingstiden

”Facket och personalen blev inte glada när vi upptäckte att kompetensutvecklingstiden för personalen räknades ut på fel sätt. Tiden är verkligen inte lätt att räkna ut manuellt.”

Så hur kan man lösa problemet med en tjänsteplanering som inte funkar som den ska?

Ett professionellt tjänsteplaneringsystem som är specialanpassat för lärosätenas unika behov förenklar administrationen och ser till att avdelningschefer tryggt kan planera beläggning och kurser utifrån kostnader och intäkter.

Budget och bemanning på enskilda kurser, grundutbildning, forskning och interna uppdrag blir överskådliga och hanterbara. Systemet visar alltid uppdaterad information om de anställdas sjukdagar, VAB-dagar och semester, tack vare säker integration med personalsystemet.

I ett tjänsteplaneringssystem kan avdelningscheferna också enkelt se om en kurs är lönsam, genom en överskådlig vy över kursernas kostnader och intäkter jämfört mot budget.

Det är enkelt att göra in- och utlåning av personal och signera tjänstgöringsplaner digitalt i ett tjänsteplaneringssystem – det förenklar administrationen enormt. Dessutom räknas kompetensutvecklingstiden ut automatiskt av systemet, vilket är till stor hjälp eftersom kompetensutvecklingstiden är krånglig att räkna ut för hand.

Avslutningsvis

Om du vill lära dig mer om fallgroparna och nyttan med tjänsteplanering samt vad du kan förvänta dig av ett professionellt tjänsteplaneringssystem, anmäl dig till vårt kostnadsfria webbinarium.

Du kan också läsa mer om vilka funktioner du kan förvänta dig av ett professionellt tjänsteplaneringssystem på vår hemsida.

Om författaren

Jens Apelgren har över tio års erfarenhet av tjänsteplanering på lärosäten och har personligen infört tjänsteplaneringsystem på 18 olika lärosäten. Jens är vd för Retendo AB som erbjuder system som effektiviserar administrationen för både lärosäten och projektorienterade företag. Jens är djupt involverad i utvecklingen av Retendos tjänsteplaneringssystem.

RELATERADE ARTIKLAR