Retendo Academic – Articles – Excel is no good in the long run

Därför håller inte tjänste­planerings­lösningar i Excel i längden

Att använda Microsoft Excel för tjänsteplanering är den absolut vanligaste lösningen när ett lärosäte saknar ett professionellt tjänsteplaneringssystem. Allt från enkla Excel-filer med 2-3 flikar till oerhört komplexa lösningar med länkade Excel-dokument med över 50 flikar. Att skapa Excel-lösningar för tjänstplanering är helt naturligt och ofta den enda framkomliga vägen när en enskild planerare ska försöka effektivisera och underlätta tjänsteplaneringen. I ett större sammanhang kan dock dessa Excel-lösningen bli ett stort problem. Låt mig berätta varför.

Beroende av en person

Excel-arken är ofta utvecklade av en enskild person som både är kunnig inom tjänsteplanering och Excel. När denna person slutar eller byter tjänst är det ofta mycket svårt för andra personer att sätta sig in i och underhålla Excel-arken. I värsta fall förloras hela tjänsteplaneringen. När nya planerare tar över är det ofta både enklast och säkrast att helt enkelt börja om från början och utveckla en egen lösning i Excel. Tillbaka till ruta ett, helt enkelt.

Risk för flera versioner av sanningen

Med en Excel-lösning börjar alla planerare arbeta med samma Excel-ark och information. Men förmodligen förblir det inte så. Varje gång som en ändring görs finns risk att fel Excel-ark uppdateras, att ändringen inte förs in i det övergripande Excel-arket, eller att någon annan ändrar och sparar i en äldre version av Excel-arket. Resultatet blir flera versioner där man till slut inte vet vilken information som är aktuell.

Svårt att upprätthålla informationssäkerheten

Det är mycket lätt att dela informationen i ett Excel-ark. Allt som behövs är att skicka iväg Excel-arket via e-post. Med tanke på att tjänsteplanering ofta innehåller känslig information om personers frånvaro, anställningsuppgifter och löner så är detta kritiskt ur säkerhetssynpunkt. Ett tjänsteplaneringsystem å andra sidan har separata inloggningar och behörighetssystem för att kontrollera vem som får access till vilken information. På så sätt att denna lösning överlägset säkrare.

Utmaning att uppfylla GDPR

GDPR – Dataskyddsförordningen – är en förordning som gäller i hela EU och har till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter. Om ett företag brister i sin behandling av personuppgifter kan de tvingas betala en så kallad administrativ sanktionsavgift på upp till 20 miljoner euro eller fyra procent av omsättningen.

Att uppfylla alla GDPR-krav korrekt och säkert är extra svårt med Excel-baserade lösningar och det blir en utmaning för ledningen att säkerställa att informationen inte sprids till obehöriga, samt att den sparas och hanteras på ett säkert sätt.
Ej möjligt med loggning av ändringar

Ett annat vanligt krav som ställs på tjänsteplaneringslösningar är att ändringar i persondata loggas, det vill säga att systemet tillhandahåller en förteckning över vem som har ändrat vad och när. Med en Excel-lösning uppfylls inte detta krav.

Mänskliga faktorn ger fel i formler

Det är dessutom mycket vanligt med felaktigheter i beräkningsformlerna i Excel.* När Excel-arken blir stora och komplexa är det lätt att den mänskliga faktorn leder till att fel uppstår i beräkningsformlerna, till exempel att man glömmer att ta med innehållet i vissa celler i formeln. Risken är då att beslutsfattare får ett felaktigt underlag och utifrån det drar fel slutsatser och fattar felaktiga beslut för verksamheten.

Tjänsteplaneringen riskerar att bli inkorrekt

Att räkna ut tjänsteplanering på ett korrekt sätt som uppfyller regelverket i arbetstidsavtalet är mycket komplext speciellt när hänsyn ska tas till VAB, sjukskrivningar, tjänstledigheter, föräldraledigheter och andra ändringar i omfattningen av tjänsten under året. Detta tillsammans med regler för uträkning av kompetensutvecklingstid, månadsvis lönekonteringsunderlag och månadsvis beläggningsgrad, gör att Excel-arket alltid bygger på uppskattningar och förenklingar för att det överhuvudtaget ska gå att genomföra tjänsteplaneringen.

När planerarna tvingas uppfinna hjulet själva i sina egna Excel-lösningar för tjänsteplanering är det uppenbart att det lätt uppstår fel och brister.

Rapporteringen blir omständlig

Det är svårt nog att hålla reda på alla Excel-ark och få dem att fungera tillsammans, men att dessutom försöka exportera relevant data för olika typer av rapporter är en omständlig – om inte omöjlig – uppgift. Ju mer komplex Excel-lösning, desto svårare blir rapporteringen.

Ingen översiktlig visualisering

Visst, vissa användare kan skapa grafer och diagram från Excel-ark, men att sammanställa komplex information är tidsödande och frustrerande. Två vyer som är enkla att visa i ett professionellt tjänsteplaneringssystem, men som är mycket svåra att sammanställa i Excel, är till exempel beläggningsgrad per person och månad, samt en grafisk representation om när kurser och aktiviteter inträffar under terminen.

Svårt att skala upp

Så länge en eller ett fåtal personer arbetar med tjänsteplanering kan det till en början fungera hyfsat med en Excel-lösning. Men när fler och fler planerare, och framför allt kursansvariga, ska involveras i planeringen blir det mer komplicerat och risken för fel i formler och beroenden mellan Excel-ark ökar.

Avslutningsvis

Det finns alltså många starka skäl att avveckla den hemmasnickrade Excel-lösningen och gå över till ett professionellt tjänsteplaneringssystem. Nyttorna för lärosäten med ett professionellt tjänsteplaneringssystem är många. Är du nyfiken på vilka de är kan du klicka på länken för en beskrivning av de största nyttorna med ett tjänsteplaneringssystem anpassat för lärosäten. Vill du ha tips på vilka krav du ska ställa på ett tjänsteplaneringsverktyg, klicka på länken för att läsa artikeln. Vill du lära dig mer om hur tjänsteplaneringsprocessen kan organiseras på ett lärosäte, har vi tagit fram en artikel om detta också.

* Enligt en undersökning från University of Hawaii innehåller 88 procent av alla Excel-ark något sorts fel.

Om författaren

Jens Apelgren har över tio års erfarenhet av tjänsteplanering på lärosäten och har personligen infört tjänsteplaneringsystem på 18 olika lärosäten. Jens är vd för Retendo AB som erbjuder system som effektiviserar administrationen för både lärosäten och projektorienterade företag. Jens är djupt involverad i utvecklingen av Retendos tjänsteplaneringssystem.

RELATERADE ARTIKLAR