Retendo Academic – Guides – Requirements for a staff planning system

De 18 viktigaste kraven att ställa på ett tjänste­planerings­system

För ett lärosäte finns många fördelar med att använda ett tjänsteplaneringssystem. Men när det kommer till att köpa in systemet gäller det att veta vad du letar efter – så att du får ett system med störst nytta för just din verksamhet. I denna artikel hjälper vi dig att hitta rätt genom att lista de 18 viktigaste kraven som ett bra tjänsteplaneringssystem bör uppfylla.

1.Systemet ska vara speciellt anpassat för lärosäten

Det är viktigt att välja ett professionellt tjänsteplaneringssystem som är anpassat till just lärosäten. Systemet ska ha funnits under en längre tid, användas av flera lärosäten, och det ska vara utvecklat med användarnas behov i fokus. Det är också viktigt att systemet regelbundet vidareutvecklas tillsammans med användarna och i takt med ändringar i omvärlden, som till exempel ändringar i lagar och regler.

2. Olika sammanställningar över personalen

För att få en god översikt över personalens bemanning är det viktigt att det finns sammanställningsvyer. Dessa bör visa personalens bemanningsgrad fördelat per månad för vald period, personalen bemanningsbara tid, bemanning och ej bemannad tid för vald period, personalens samlade frånvaro över tid och i antal timmar.

Personalen ska också gå att gruppera efter bland annat personalkategori, avdelning, om personalen är anställd, inlånad eller extern, samt dina egna grupperingar. Det är även till stor nytta om det finns en filtreringsfunktion för alla dessa.

3. En komplett tjänstgöringsplan

Tjänstgöringsplanen ska ge en komplett bild över alla de kurser, projekt och löpande arbete som personen är bemannad på för vald period. Sammanställningarna bör innehålla årsarbetstid, bemanningsbar tid och summerad frånvaro (nedbruten per frånvarotyp), bemannad tid (både totalt och per verksamhetstyp), ej bemannad tid och efterfrågad tid. Personens bemanningsgrad ska också redovisas månad för månad för vald period.

Det är till stor hjälp om systemet visar grafiskt när kurser, projekt och löpande arbete börjar och slutar. Det ska vara enkelt att navigera till information om enskilda kurser för att se kursens bemanning och planering. Tjänstgöringsplanen måste också gå att ändra baserat på användarens behörighet.

4. Detaljerade sammanställningar över kurser och projekt

Samtliga kurser, projekt och löpande arbete ska kunna grupperas i önskat antal portföljer och nivåer. Exempel på portföljer på översta nivån är grundutbildning, avancerad utbildning, forskning, externa uppdrag och interna uppdrag. Behörighet för bemanning och planering ska kunna anges för varje portfölj.

För en komplett översikt ska summering och sammanställning ske på varje nivå i portföljstrukturen. Dessa kan till exempel vara för budget, bemanning, efterfrågat, intäkter och kostnader, planerat antal studenter och registrerat antal studenter.

Sammanställningarna ska kunna grupperas på till exempel uppdragstyp, uppdragsstatus och verksamhetstyp, och filtrering skall kunna ske på exempelvis status, studieort och kostnadsställe.

5. Kursbemanning i timmar eller procent

En kurs ska kunna bemannas med flera personer, och för varje person ska en eller flera bemanningstillfällen kunna anges. Det är viktigt att bemanningen kan anges både i timmar eller i procent av heltid. Varje bemanning ska kunna vara preliminär, bekräftad eller avslagen, och visas grafiskt med summering längst ner. Endast bemanning som faller inom vald period ska visas.

6. Detaljerad kursplanering som kan delegeras

Det är viktigt att systemet låter dig planera en kurs i detalj avseende till exempel föreläsningar, laborationer, kursansvar, tentarättning, verksamhetsförlagd utbildning (VFU-praktik) eller andra valfria aktiviteter. Planeringen ska kunna läggas ut i tiden och en eller fler personer ska kunna planeras på en aktivitet. Planeringen ska också kunna visas grafiskt (Gantt-schema).

Kursplanering ska kunna delegeras till kursansvarig som sedan lämnar in önskemål om bemanning till ansvarig person för hela bemanningen.

Gjord planering ska kunna omvandlas till preliminär bemanning för att kursansvarig på så sätt ska kunna efterfråga personal från den bemanningsansvariga.

7. Stöd för tjänsteplaneringsprocessens olika faser

Tjänsteplaneringssystemet ska stödja de olika faser som finns i en tjänsteplaneringsprocess, såsom planering, genomförande, uppföljning och avstämning. Olika delar av planeringen ska kunna befinna sig i olika faser samtidigt.

8. Hantering av in- och utlåning av personal

En viktig funktion som tjänsteplaneringssystemet bör ha är hantering av inlåning och utlåning av personal mellan avdelningar. Förfrågningar ska kunna skapas både automatiskt utifrån preliminär bemanningen, eller manuellt. Mottagaren av en förfrågan ska kunna lämna förslag på alternativa personer. Här är det önskvärt att notifieringar skickas ut automatiskt när förfrågningar kommer in, besvaras och accepteras, både via e-post och i systemet.

9. Signering av tjänstgöringsplaner

Arbetstidsavtalet ställer vanligen krav på signering av tjänstgöringsplaner. Detta ska kunna ske elektroniskt i systemet. En övergripande vy över varje medarbetares signering bör finnas och när signeringen är klar ska den signerade tjänstgöringsplanen arkiveras och låsas. Medarbetare ska alltid ha tillgång till sina arkiverade tjänstgöringsplaner.

10. Möjlighet att testa olika scenarion

Att kunna skapa alternativa planeringar (scenarion) utifrån den aktuella planeringen är en annan praktisk funktion att ha i tjänsteplaneringssystemet. I de alternativa planerna ska bemanning och planering kunna ske som vanligt. En alternativ planering ska kunna publiceras för personalen och den ska också kunna låsas och arkiveras vid behov.

11. Beräkning av intäkter och kostnader

Det är viktigt att tjänstgöringssystemet ska kunna beräkna intäkter och kostnader för kurser enligt formeln för statlig ersättning med avdrag för avdelningsspecifika overheadkostnader. Kostnader för bemanning ska beräknas utifrån personalens månadslön med påslag för lönekostnader och specifika påslag baserat på typ av kurs eller projekt. Intäkter och kostnader ska periodiseras per kalendermånad och resultatet ska räknas ut per kurs och intäkter. Kostnader och resultat bör också summeras per portfölj.

12. Rollbaserad behörighet

För att underlätta för användarna att arbeta med tjänsteplaneringssystemet ska du kunna definiera roller med olika behörigheter. Det ska också finnas fördefinierade roller baserat på de vanligaste rollerna, till exempel kursansvariga, planerare, ekonomer och chefer.

13. Dolt planeringsläge

All planering ska kunna ske i ett dolt planeringsläge där planeringen döljs för personalen. Allteftersom du gör färdigt planeringen ska den kunna publiceras för personalen. Publicering bör också kunna kontrolleras individuellt per kurs eller projekt.

14. Beräkning av kompetensutvecklingstid och administrativ tid

Arbetstidsavtalen ställer vanligen krav på att personalen ska få kompetensutvecklingstid och administrativtid. Regelverket för beräkning av dessa kan i vissa fall vara mycket komplicerade, speciellt om personens tjänst varierar över året och personen har mycket frånvaro under året. Ett tjänsteplaneringssystem ska ha stöd för de vanligaste beräkningssätten för kompetensutvecklingstid och administrativ tid.

15. Möjlighet att anpassa perioderna som visas

Vid planering ska det gå att arbeta med olika perioder, såsom kalenderår, halvår, kvartal, läsår, termin, läsperiod eller en helt valfri period. Det får inte finnas några begränsningar i vald period utan den ska till exempel kunna spänna över flera kalenderår. Inom vald period ska det gå att välja hur den ska brytas ner, till exempel per månad eller per vecka. Det ska också enkelt gå att växla mellan fördefinierade namnsatta perioder. Fördefinierade perioder som är gemensamma för alla användare ska kunna läggas upp centralt, och perioder som är relevanta för en eller ett fåtal användare ska kunna läggas upp av användarna själva.

Innehållet i alla vyer och sammanställningar ska automatiskt anpassas så att endast de kurser, projekt, tjänster eller annan information som pågår under den valda perioden visas. På samma sätt ska endast de bemannade timmar som faller inom den valda perioden visas.

16. Integrationer mot andra system

Vid tjänsteplanering är det viktigt att systemet utgår från den senaste tillgängliga informationen när det gäller till exempel personalförändringar eller ändringar i kurser. Därför är det viktigt att tjänsteplaneringsystemet har färdiga lösningar för integration med personalsystem (för överföring av bland annat personer, anställningar och frånvaro), kurssystem (för överföring av bland annat kurser, kurstillfällen, programtillhörighet och planerade/registrerade/examinerade studenter), ekonomisystem (för överföring av bland annat projekt och konteringsvärden), och budgetsystem (för överföring av exempelvis prognos och utfall på aggregerad nivå).

17. Komplett underlag för lönekontering

När bemanningen för kommande planeringsperiod är klar, ska det vara möjligt att i systemet ta ut underlag för hur personalens lön ska konteras. Underlaget ska ta hänsyn till om personalen är utlånad och vad de i så fall är utlånad till för arbete. Därefter ska konteringen kunna överföras till personalsystemet.

18. Tekniska krav

Det finns stora fördelar för lärosäten med att ha ett webbaserat tjänsteplaneringssystem som erbjuds som en tjänst. Då krävs ingen lokal installation av systemet på lärosätet, utan systemet nås enkelt av användarna via en webbläsare. Uppdateringar och underhåll av systemet sköts automatiskt i ”molnet” av systemleverantören.

Följande tekniska krav bör ställas på ett webbaserat tjänsteplaneringssystem: Single sign-on ska finnas enligt SAML 2.0 (SWAMID) och en testmiljö ska erbjudas. Dessutom ska systemet stödja de vanligaste webbläsarna och systemets driftmiljö ska vara fullständig redundant med en dedikerad sajt för katastrofåterställning. Det är också viktigt att en rapportgenerator finns för att kunna ta fram egna rapporter på ett effektivt sätt.

Avslutningsvis

Vill du lära dig mer om hur tjänsteplaneringsprocessen kan organiseras på ett lärosäte, har vi tagit fram en artikel om detta också. När lärosätet väl har valt tjänsteplaneringsystem och ska införa det i verksamheten kan det dessutom vara bra att känna till de kritiska faktorer som är viktiga för ett lyckat införande.

Om författaren

Jens Apelgren har över tio års erfarenhet av tjänsteplanering på lärosäten och har personligen infört tjänsteplaneringsystem på 18 olika lärosäten. Jens är vd för Retendo AB som erbjuder system som effektiviserar administrationen för både lärosäten och projektorienterade företag. Jens är djupt involverad i utvecklingen av Retendos tjänsteplaneringssystem.

RELATERADE ARTIKLAR