Ledningen kan inte säkerställa att avtalen efterlevs när tjänsteplaneringen brister
När tjänsteplaneringen på lärosäten inte fungerar får ledningen svårt att följa upp verksamheten och ta sitt arbetsmiljöansvar genom att se till att lärosätet uppfyller arbetstidsavtalet.
Även facket lider av undermålig eller helt utebliven dokumentation och information när tjänsteplaneringen inte fungerar optimalt.
Vi har jobbat i mer än än ett decennium med tjänsteplanering på lärosäten och har under åren samlat på oss citat som beskriver den frustration som ledningen och facket känner på grund av dålig tjänsteplanering. Men – vi har förstås också en lösning.
Ur ledningens perspektiv
Svårt att ta ett relevant arbetsmiljöansvar.
”Det är svårt för mig att få en överblick över hur mycket övertid personalen jobbar. Jag har ju ett ansvar att skapa en jämn arbetsbelastning för personalen för att de ska må bra. I värsta fall riskerar vi som arbetsgivare att drabbas av kraftiga skadestånd om vi överskrider den tillåtna mängden övertid eller mertid för personalen.”
Dålig ekonomisk uppföljning
”Tänk om lönekonteringen kunde följas upp varje månad istället för halvårsvis – vilken koll på lärosätets ekonomi vi skulle få! Nu när vi får resultatet halvårsvis står jag ofta inför fullbordat faktum. Jag önskar att jag redan i planeringen kunde se vilka kurser som ger ett överskott respektive underskott, då skulle jag få ytterligare en dimension i min styrning.”
Ingen transparens
”Med jämna mellanrum blir det missförstånd bland lärarna, till exempel om vem som ska föreläsa i en viss kurs. Felet brukar vara att någon tittat i fel version av tjänstgöringsplanen eller inte blivit informerad. Detta skapar frustration och ineffektivitet i organisationen.”
Osäker om vi uppfyller arbetstidsavtalet
”Jag har märkt att kompetensutvecklingstid, administrationstid, övertid och mertid tolkas och hanteras olika på de olika institutionerna. Det gör mig osäker på om vi efterlever arbetstidsavtalet på ett korrekt sätt.”
”Facket vill gärna ha insyn i vår efterlevnad av arbetstidsavtalet och tycker inte att de får det. Men jag har ingen bra sammanställning av visa dem. Det skapar onödig friktion med de fackliga representanterna.”
Ur fackets perspektiv
Vi får inte den information vi behöver.
”Vi drunknar i alla utskrivna tjänstgöringsplaner som vi får varje år. Vi skulle hellre vilja få en sammanställning över personalens bemanningsgrad så att vi enkelt kan se det finns några problem med överbemanning.”
Ingen dokumentation
”När vi skulle föra diskussioner med arbetsgivaren om en lärares arbetssituation hittade vi inte den överenskomna tjänstgöringsplanen, så det var svårt att reda ut eventuella avvikelser. Det borde finnas ett centralt arkiv för tjänstgöringsplaner där vi kunde gå tillbaka och se all historik för en viss anställd.”
Så hur kan man lösa problemet med en tjänsteplanering som inte funkar som den ska?
Ett professionellt tjänsteplaneringssystem, som är specialanpassat till lärosätenas behov, minskar eller eliminerar helt problemen som ger upphov till frustration. Ledningen får tillgång till sina sammanställningar över bemanning och ekonomiska resultat för hela lärosätet, och facket kan ta del av information som är relevant för dem.
Ur ledningens perspektiv
Med ett tjänsteplaneringssystem får ledningen tillgång till lättfattliga sammanställningar över personalens bemanningsgrad och kan tidigt se till att personalen har en bra arbetsmiljö.
När ett och samma system används för all tjänsteplanering på lärosätet ökar transparensen eftersom all information presenteras på ett liknande sätt för medarbetare. Personalen får en större förståelse och blir mer engagerade när de har en gemensam bild av vad som händer i verksamheten.
Med en gemensam tjänsteplaneringsprocess, med tillhörande IT-system, får ledningen också ett aktuellt underlag för styrning av verksamheten ur ett ekonomiskt perspektiv.
Ur fackets perspektiv
Ett tjänsteplaneringssystem levererar underlag till facket så de kan följa upp att personalen inte överbemannas och att fördelningen av lärarnas tjänst sker enligt arbetstidsavtalet.
Tack vare digital signering av tjänstgöringsplanerna finns all tänkt planering dokumenterad tillsammans med den faktiska planeringen, vilket facket vill se vid eventuella tvister.
Avslutningsvis
Om du vill lära dig mer om fallgroparna och nyttan med tjänsteplanering samt vad du kan förvänta dig av ett professionellt tjänsteplaneringssystem, anmäl dig till vårt kostnadsfria webbinarium.
Du kan också läsa mer om vilka funktioner du kan förvänta dig av ett professionellt tjänsteplaneringssystem på vår hemsida.
Om författaren
Jens Apelgren har över tio års erfarenhet av tjänsteplanering på lärosäten och har personligen infört tjänsteplaneringsystem på 18 olika lärosäten. Jens är vd för Retendo AB som erbjuder system som effektiviserar administrationen för både lärosäten och projektorienterade företag. Jens är djupt involverad i utvecklingen av Retendos tjänsteplaneringssystem.
