Retendo Academic – Guides – Benefits of a staff planning system

De 9 största nyttorna med ett tjänste­planerings­verktyg anpassat för lärosäten

Som ledare på ett lärosäte är det mycket att hålla koll på, från personalens beläggningsgrad till kursplanering och arbetstidsavtal. Här kan ett tjänsteplaneringsverktyg vara lösningen som får alla pusselbitar att falla på plats. Det kan ge dig en komplett lägesbild där du har stenkoll på allt som har att göra med personalens tjänsteplanering – allt samlat i samma elektroniska system som alltid är uppdaterat med den senaste informationen. I den här artikeln kommer vi att gå igenom de 10 största nyttorna med ett tjänsteplaneringsverktyg för lärosäten.

En komplex verksamhet kräver ett tjänsteplaneringssystem anpassat till lärosäten

En stor utmaning för lärosäten är att verksamheten som ska planeras och bemannas är rejält komplex. Verksamheten består av flertalet kurser, projekt och linjearbete som utförs av personal med olika omfattning på anställningen och frånvaron. Till det tillkommer att hålla reda på personal som lånas in och ut mellan olika institutioner samt beräkning av personalens kompetensutvecklingstid. Många olika roller i organisationen är dessutom inblandade i planeringen och bemanningen, som till exempel kursansvariga, planerare, ekonomer, chefer och fackliga representanter.
Ett tjänsteplaneringssystem som är anpassat till lärosäten stödjer hela tjänsteplaneringsprocessen och förenklar planeringen och uppföljningen. Dessutom effektiviseras arbetet genom att de olika rollerna kursansvariga, planerare, ekonomer, chefer och fackliga representanter får specifika vyer i systemet med relevant information utifrån just deras roll.

1. Förenklad beslutsprocess med en gemensam tjänsteplaneringsprocess

Inom ett lärosäte kan ofta institutionerna ha olika processer för tjänsteplanering. Till exempel kan planeringen ske terminsvis eller årsvis, det kan variera när planeringen sker under året, planeringen kan vara integrerad med budgetprocessen eller inte, och uppföljningen kan ske månadsvis, kvartalsvis, terminsvis eller årsvis.
Att implementera en gemensam process på hela lärosätet förenklar ledningens beslutsprocess, det skapar en stabil grund för lärosätets utveckling och arbetet med ständiga förbättringar. Dessutom förenklas kommunikationen inom organisationen.
Ett gemensamt tjänsteplaneringssystem är ett effektivt stöd vid införandet av en gemensam process. Ett tjänsteplaneringssystem tillhandahåller de funktioner, vyer och rapporter som krävs för att arbeta effektivt med den valda processen.

2. Stöd för olika sätt att bemanna

Även om lärosätet har samma tjänsteplaneringsprocess, så arbetar små institutioner ofta annorlunda med bemanningen än stora institutioner. På stora institutioner är flera personer inblandade och det är inte ovanligt att de arbetar med delegerad kursplanering.
Ett professionellt tjänsteplaneringssystem har stöd för alla sätt att bemanna – allt ifrån att bemanningen sköts av ett fåtal planerare, till en helt delegerad planering som involverar allt från kursansvariga, studierektorer, ekonomer och chefer.

3. En korrekt lägesbild är en förutsättning för styrning

För att institutionsledningen ska kunna leda sin verksamhet effektivt krävs en uppdaterad och korrekt tjänstgöringsplan som ger en aktuell bild av vem som gör vad i organisationen och hur kurserna är planerade. En korrekt lägesbild över verksamheten är en förutsättning för att ta väl avvägda beslut om vägen framåt.
Precis detta är en av fördelarna med ett tjänsteplaneringssystem: Det ger en och samma bild av läget genom att alla arbetar i samma system. Alla ändringar blir direkt tillgängliga och ett tjänsteplaneringsverktyg ger dessutom ett flertal olika sammanställningar (rapporter) över verksamheten. Exempel på rapporter är personalens bemanningsgrad månad för månad, sammanställning per verksamhetstyp (grundutbildning, avancerad utbildning, projekt, löpande arbete), individuella tjänstgöringsplaner, kursplanering per kurs och vilken personal som är inlånad och utlånad. Allt för att på ett enhetligt sätt följa upp och leda verksamheten.

4. Det ekonomiska perspektivet är viktigt

En viktig dimension vid beslutsfattande på lärosäten är det ekonomiska perspektivet. Man vill kunna se intäkter, kostnader och resultat nedbrutet per kurs. Resultatet per kurs kan till exempel vara en indikation på att kursen behöver bemannas annorlunda eller kanske planeras på ett annat sätt.
Tjänsteplaneringsverktyg räknar automatiskt ut intäkterna för kurser baserat på antal studenter, genomströmning och statens ersättning per utbildningsområde. Kostnaderna räknas också automatiskt ut baserat på månadslön, lönekostnadspåslag och overheadpåslag. På så sätt får beslutsfattarna automatiskt ett korrekt ekonomiskt beslutsunderlag.

5. Transparens i organisationen ökar effektiviteten

En viktig del i allt ledningsarbete är att vara tydlig och transparent kring tjänsteplaneringen. Och att sprida den så att alla medarbetare får en gedigen förståelse för vad som ska göras och av vem. Detta leder i sin tur till en effektiv verksamhet med mindre otydligheter och mindre friktioner medarbetare emellan och institutioner emellan.
Ett tjänsteplaneringsverktyg ger denna tydlighet och transparens kring tjänsteplaneringen, och underlättar kommunikationen om vad som ska göras och av vem. Informationen om tjänsteplaneringen presenteras i olika vyer och rapporter specifikt anpassade till de olika rollerna och behörigheterna.
Ett tjänsteplaneringssystem säkerställer dessutom att medarbetarna alltid har tillgång till den senaste versionen av planen. Det finns ingen risk att medarbetare sitter med en inaktuell tjänsteplanering som kan leda till missförstånd. Med aktuell och lättåtkomlig information i alla led i organisationen ökar effektiviteten. Alla har samma lägesbild och friktioner i organisationen minimeras.

6. En utmaning att få information om alla personal- och kursförändringar

En stor utmaning vid tjänsteplanering är att löpande få tillgång till och kännedom om alla typer av personalförändringar som kontinuerligt inträffar i organisationen – alltifrån sjukdom, semestrar, ledigheter, till nyanställningar, uppsägningar och ändringar i tjänsteomfattning.
Ett tjänsteplaneringssystem fångar automatiskt upp alla personalförändringar, via integration med lärosätets personalsystem. Systemet presenterar förändringarna för planeraren som då direkt kan göra de omplaneringar som krävs för att säkerställa verksamheten.
Ett tjänsteplaneringssystem är också integrerat med verksamhetens kurssystem. Ändringar rörande kurser och kurstillfällen förs automatiskt över, som till exempel antal registrerade och examinerade studenter.

7. Enklare att efterleva arbetstidsavtalet med ett tjänsteplaneringssystem

För arbetsgivaren och personalen är det viktigt att arbetstidsavtalet efterlevs på ett korrekt sätt på hela lärosätet. Det är dock mycket vanligt att tolkningen och hanteringen av bland annat kompetensutvecklingstid, administrationstid, övertid och mertid hanteras olika inom ett lärosäte.
Här hjälper ett tjänsteplaneringssystem till att införa en enhetlig efterlevnad och uppföljning av arbetstidsavtalet. Ett tjänsteplaneringssystem räknar också automatiskt ut personalens kompetensutvecklingstid baserat lärosätets arbetstidsavtal, vilket i vissa fall kan vara en komplex uppgift när personens tjänst varierar över året och när olika typer av frånvaro har inträffat under året.
Ett vanligt krav är att tjänstgöringsplanen ska signeras av den anställde och att facken ska få tillgång till planen. Med ett tjänsteplaneringssystem sker signering och arkivering av tjänstgöringsplanen helt elektroniskt i systemet. Medarbetaren har alltid tillgång till sina signerade tjänstgöringsplaner och vid behov kan facket också få tillgång till tjänstgöringsplanen.

8. Arbetsmiljöansvaret lättare att uppfylla med ett tjänsteplaneringssystem

Som arbetsgivare har lärosätet även ett stort ansvar för personalens arbetsmiljö. En viktig komponent i detta arbete är att säkerställa att personalen inte är överbemannad en längre tid med risk att de drabbas av utmattningssyndrom. För detta krävs en löpande uppföljning av personalens bemanningsgrad. Ett tjänsteplaneringssystem redovisar alltid aktuell bemanningsgrad, månad för månad, och löpande allteftersom ändringar sker. Det är enkelt både för personal, chefer och fack att ta del av bemanningsgraden och tillhörande tjänstgöringsplan.

9. Tryggheten i att använda standardsystem för tjänsteplanering

Genom att använda ett professionellt tjänsteplaneringssystem, speciellt utvecklat för lärosätens behov och som redan används av andra lärosäten, kan du känna dig trygg med att den funktionalitet som finns är den som behövs och att verktyget fullt ut stöder lärosätenas tjänsteprocess. Om man väljer ett system som används på flera lärosäten finns dessutom användarmöten för att utbyta erfarenheter mellan lärosäten om tjänsteplanering och systemet, samt för att gemensamt utveckla systemet vidare.

Avslutningsvis

Nyttorna för lärosäten med ett tjänsteplaneringsverktyg är många. Vill du lära dig mer om hur tjänsteplaneringsprocessen kan organiseras på ett lärosäte, har vi tagit fram en artikel om detta också. Om ni idag i vissa delar av organisationen använder egenutvecklade tjänsteplaneringslösningar, till exempel i Excel, vill du kanske läsa om vilka begränsningar tjänsteplaneringslösningar i Excel har.

Om författaren

Jens Apelgren har över tio års erfarenhet av tjänsteplanering på lärosäten och har personligen infört tjänsteplaneringsystem på 18 olika lärosäten. Jens är vd för Retendo AB som erbjuder system som effektiviserar administrationen för både lärosäten och projektorienterade företag. Jens är djupt involverad i utvecklingen av Retendos tjänsteplaneringssystem.

RELATERADE ARTIKLAR