Retendo Academic – Guides – The various parts of staff planning

Få koll på de olika delarna i en tjänste­planerings­process

Att ha en gemensam tjänsteplaneringsprocess inom ett lärosäte skapar en klar strategisk fördel. Processen blir en viktig grund för lärosätets utveckling och arbete med ständiga förbättringar. Den ger medarbetarna en bättre förståelse för hur saker och ting fungerar och var de passar in. Alla upplever en större samhörighet med arbetet, känner sig mer uppskattade och får en större förståelse för vilken betydelse deras och andras arbete har för slutresultatet.

Med en gemensam tjänsteplaneringsprocess blir det också enklare att kommunicera inom organisationen när alla har samma förståelse för processen. Ledningens beslutsprocess blir dessutom enklare när organisationen får ett enhetligt, komplett och likvärdigt beslutsunderlag.

Översikt

Oavsett lärosäte följer tjänsteplaneringsprocessen i stort sett samma övergripande faser. Det som kännetecknar processen är att den upprepas inför varje verksamhetsår och följer faserna: planering, genomförande och avstämning. Processen kan också vara uppdelad halvårsvis, med planering, genomförande och avstämning per halvår.

Planeringsfasen

Under planeringsfasen gör du färdigt planeringen för den kommande perioden. Planeringsfasen delas i sin tur in i momenten Förberedelser, Bemanning, Avstämning och Konteringsunderlag.

Under Förberedelser är det vanligt att man kopierar föregående års planering eftersom bemanning och kursplanering till stora delar är samma som tidigare år. Efter kopiering tar du bort kurser som inte längre är aktuella, och sorterar in på rätt plats i strukturen de nya kurserna som tillkommit. Nya kurser kommer automatiskt in via integration med lärosätets kurssystem. Extern personal som inte längre är aktuell att bemanna avslutas och nytillkommen extern personal registreras manuellt.

Under Bemanning sker den faktiska kursplaneringen och bemanningen. Det första steget är att se över antalet planerade studenter och den förväntade genomströmningen. Därefter räknar tjänsteplaneringssystemet ut den beräknade budgeten för kursen baserat på avdelningens formel för detta. Den beräknade budgeten används som ett underlag för att tilldela den faktiska budgeten för kursen. Den faktiska budgeten kan vara både större och mindre beroende på de aktuella förutsättningarna för kursen. Det är mot den faktiska budgeten som du senare kommer att jämföra bemanningen för att vara säker på att bemanningen inte överskridet budgeten.

Därefter tar bemanningen och kursplaneringen vid. Med kursplanering avser vi den detaljerade planeringen av bland annat föreläsningar, laborationer, kursansvar och examinationer. Den kursansvarige utför vanligen detta. Kursplanering utgör sedan underlag för bemanning av personal. Den kursansvarige har dock ofta inte mandat att själv besluta om bemanningen eftersom detta kräver en helhetssyn på hela bemanningen. Istället får den kursansvarige skicka in önskad bemanning till den person som är ansvarig för bemanningen.

När all kursplanering är utförd och alla önskemål om bemanning har kommit in tar själva bemanningen vid. Då avgörs vilka önskemål som ska godkännas och vilka som behöver justeras. I detta läge sker också eventuell inlåning respektive utlåning av personal till andra institutioner på lärosätet.
Det är inte alltid som kursplaneringen är delegerad till den kursansvarige på ovanstående sätt. Istället kan både kursplanering och bemanning ibland utföras av en och samma person. Hur ett lärosäte arbetar med kursplanering och bemanning kan också variera mellan olika institutioner inom lärosätet.
Om det ekonomiska perspektivet är intressant gör ni nu också en analys av intäkter och kostnader på varje enskild kurs för att se om planeringen håller sig inom de ekonomiska ramarna.

När planeringen är färdig är det vanligt att den publiceras till personalen. Därefter genomförs medarbetarsamtal. Om arbetstidsavtalet så kräver signeras nu den personliga tjänstgöringsplanen.
När ni har stämt av planeringen är det dags för ekonomerna att plocka ut ett underlag för kontering av personalens lön. Underlaget registreras därefter i personalsystemet och ligger till grund för den ekonomiska redovisningen.

Genomförandefasen

Under genomförandefasen gör du en löpande omplanering allteftersom förändringar sker i verksamheten. Exempel på förändringar är personal som slutar eller blir frånvarande av olika anledningar (sjukdom, föräldraledighet, tjänstledighet osv) eller om förutsättningarna för en kurs ändras, till exempel om det inte registreras så många studenter som det planerades för. För att underlätta omplaneringen är det viktigt att det finns en integration med personalsystemet så att planeraren får kännedom om alla frånvarohändelser rörande personalen.
Under genomförandefasen stämmer du också av planeringen gentemot den inlagda lönekonteringen i personalsystemet: dels uppdateras konteringen med utfallet fram till avstämningsdatumet, dels uppdateras den kommande lönekonteringen så att den följer den nya planeringen. Hur ofta avstämning sker varierar från aldrig till halvårsvis eller kvartalsvis.

Avstämningsfasen

När verksamhetsåret är avslutat gör du en avstämning av personalens mertid och övertid och eventuell överskjutande del förs över till nästkommande verksamhetsår eller betalas ut som ersättning. En slutlig avstämning av personalens kontering genomförs därefter.
Beroenden till andra processer

Tjänsteplaneringsprocessen har också kopplingar till den långsiktiga kursplanering, budgetarbetet, den ekonomiska redovisningen och schemaläggningen.

Roller och ansvar viktiga för en komplett process

För en komplett tjänstgöringsprocess krävs också en beskrivning av alla inblandade roller och deras respektive ansvar. Exempel på roller är övergripande ansvarig för hela processen, för bemanningen, för kursplaneringen och för ekonomin. Det är också viktigt att sätta ett sista datum för slutförande för varje aktivitet.

Slutligen

Att implementera en gemensam tjänsteplaneringsprocess på hela lärosätet ger många fördelar men kan också vara en utmaning. Ett effektivt stöd vid införandet är att införskatta ett gemensamt tjänsteplaneringssystem för lärosätet. Ett tjänsteplaneringssystem tillhandahåller nämligen de funktioner, vyer och rapporter som krävs för att arbeta effektivt med den valda processen. Det finns även fler nyttor för lärosäten med ett tjänsteplaneringssystem. Klicka på länken för en beskrivning av de största nyttorna med ett tjänsteplaneringssystem anpassat för lärosäten. Om ni idag i vissa delar av organisationen använder egenutvecklade tjänsteplaneringslösningar, till exempel i Excel, vill du kanske läsa om vilka begränsningar tjänsteplaneringslösningar i Excel har.

Om författaren

Jens Apelgren har över tio års erfarenhet av tjänsteplanering på lärosäten och har personligen infört tjänsteplaneringsystem på 18 olika lärosäten. Jens är vd för Retendo AB som erbjuder system som effektiviserar administrationen för både lärosäten och projektorienterade företag. Jens är djupt involverad i utvecklingen av Retendos tjänsteplaneringssystem.

RELATERADE ARTIKLAR