Retendo Academic – Articles – Sharpen your staff planning

Så vässar du din tjänste­planering

Att hantera och administrera sin tjänsteplanering är något alla lärosäten gör. Metoderna varierar. Vanligt är att man planerar resurser och beläggning i de verktyg som finns till hands och som man kan. Alltför ofta blir det Excel. Känns det igen?

Den här artikeln handlar om hur du kan bli mer effektiv, spara tid och förenkla din planering genom att använda ett smart och professionellt tjänsteplaneringsverktyg.

Alltid uppdaterad information – enklare planering

En stor utmaning när man tjänsteplanerar är att snabbt få reda på vilka personalförändringar som sker och när – allt från sjukdom, semestrar och ledigheter till nyanställningar, uppsägningar eller ändringar i tjänsteomfattning.

När du använder ett professionellt tjänsteplaneringsverktyg som är integrerat med personalsystemet på ditt lärosäte, fångar du automatiskt upp alla personalförändringar. Du slipper själv söka efter informationen vilket förkortar ledtiderna och minskar risken för missförstånd. Istället får avdelningschefer en notifikation om förändringarna från systemet och kan planera om direkt, utan några avbrott i verksamheten.

Minskad administration – mer tid till annat

Det finns oändligt många fördelar med att automatisera sin tjänsteplanering. Ett digitalt planeringsverktyg minskar till exempel administrationen, ökar transparensen i alla led och ger full kontroll över kostnader och bemanningsgrad.

Framförallt sparar du tid. Ett professionellt tjänsteplaneringsverktyg har flera tunga funktioner som bland annat hanterar:

  • In- och utlåning av personal mellan institutioner.
  • Framtagning av lönekonteringsunderlag.
  • Signering av tjänstgöringsplaner.
  • Uppföljning av intäkter och kostnader i samband med planeringen.
  • Hantering av delegerad kursplanering till kursansvarig.

Stenkoll på personalens bemanningsgrad – bli en bra arbetsgivare

Lärosäten har, som alla arbetsgivare, ett stort ansvar för medarbetarnas arbetsmiljö. Personal som jobbar för mycket under en längre tid mår inte bra, och det kan som bekant leda till utmattning eller i värsta fall sjukskrivning.

När du använder ett professionellt tjänsteplaneringsverktyg kan du följa bemanningsgraden löpande, månad för månad, varteftersom det sker förändringar – du missar ingenting. Systemet gör det även enkelt för personal, chefer och fack att ta del av bemanningsgraden och tjänstgöringsplanen som hör till, transparent och tryggt.

Efterlevnad av arbetstidsavtalet – alla gör likadant

Det är viktigt att alla på hela lärosätet, både arbetsgivare och medarbetare, rättar sig efter vad som står i arbetstidsavtalen. Det är emellertid väldigt vanligt att bland annat kompetensutvecklingstid, administrationstid, övertid och mertid hanteras och tolkas på olika sätt även inom ett och samma lärosäte.

Med ett professionellt tjänsteplaneringsverktyg blir det solklart för alla vad som gäller och det blir enkelt att följa upp. En extra finess är att du kan signera och arkivera tjänstgöringsplaner helt digitalt i systemet.

Ökad transparens – färre missförstånd

När du går från manuell handpåläggning till ett professionellt tjänsteplaneringssystem är en av de största vinsterna att medarbetarna alltid har den senaste versionen av planen. Du slipper missförstånd, gnissel och det merarbete som ofta är resultatet av en tjänsteplan som inte är aktuell – alla kan komma åt informationen, som alltid är uppdaterad.

Vyer

Dessutom ger systemet tydliga sammanställningar över olika vyer som underlättar för lärare, avdelningschefer, ledningen och facket att utföra sina uppdrag. Exempel på vyer är beläggningsgrad per person och månad, och en grafisk representation om när kurser och aktiviteter inträffar under terminen.

Excel klarar mycket, men långt ifrån allt

Några ord om Excel. Det är över 30 år sedan Microsoft Excel såg dagens ljus och idag är det fortfarande den absolut vanligaste lösningen för de som saknar ett professionellt tjänsteplaneringssystem. Man kan förstås klara sig långt på Excel men ju oftare man arbetar i dokumentet och ju mer omfattande det blir, desto fler problem brukar uppstå.

  • Beroende av en person: När den som konstruerat en egen Excel-lösning slutar blir den ofta helt oanvändbar.
  • Risk för flera versioner av sanningen: Inaktuella kopior av planeringen far runt i organisationen eller så görs nya ändringar i redan daterade versioner.
  • Risker kring informationssäkerheten: Excel-dokumentet innehåller ofta känslig information om till exempel frånvaro eller sjukdom. Allt som behövs för att bryta informationssäkerheten är att skicka iväg Excel-dokumentet till fel e-postadress.
  • Mänskliga faktorn ger fel i formler: Det är väldigt vanligt (och lätt) att räkna fel i Excel.
  • Svårt att skala upp: När fler och fler planerare, och framför allt kursansvariga, ska involveras i planeringen blir det mer komplicerat och risken för fel blir större.
  • Utmaning att uppfylla GDPR: Att uppfylla alla GDPR-krav är extra utmanande med Excel-baserade lösningar eftersom det är svårt att kontrollera att informationen inte sprids till obehöriga, och att den sparas samt hanteras på ett säkert sätt.

Avslutningsvis

Nu har du fått en snabbgenomgång av vad ett professionellt tjänsteplaneringssystem kan göra för dig och ditt lärosäte. För att summera sparar det tid, förenklar, effektiviserar och håller löpande dig, ledning, fack och medarbetare uppdaterade om tjänsteplaner, beläggning, budget och ändringar. Vad som än händer, när det händer.

Om du vill lära dig mer om fallgroparna och nyttan med tjänsteplanering samt vad du kan förvänta dig av ett professionellt tjänsteplaneringssystem, anmäl dig till vårt kostnadsfria webbinarium.

Läs mer om nyttan av ett professionellt tjänsteplaneringssystem som är utvecklat specifikt för lärosäten.

Det här är de viktigaste kraven ett lärosäte bör ställa på ett professionellt tjänsteplaneringssystem.

Om författaren

Jens Apelgren har över tio års erfarenhet av tjänsteplanering på lärosäten och har personligen infört tjänsteplaneringsystem på 18 olika lärosäten. Jens är vd för Retendo AB som erbjuder system som effektiviserar administrationen för både lärosäten och projektorienterade företag. Jens är djupt involverad i utvecklingen av Retendos tjänsteplaneringssystem.

RELATERADE ARTIKLAR