”Meillä on nyt paljon parempi käsitys henkilöstön työstä”

Retendo Academic on erityisesti akateemiselle toiminnalle suunniteltu työvuorosuunnittelutyökalu. Järjestelmä on ollut käytössä Uumajan yliopiston luonnontieteiden ja matematiikan didaktiikan laitoksella vuodesta 2011 alkaen. Laitoksen kanslisti Anna-Karin Persson vastasi muutamaan kysymykseen koskien Retendo Academic -järjestelmää.

Miten käytätte Retendo Academic -järjestelmää?

– Merkitsemme kaikki henkilökuntamme toimeksiannot järjestelmään. Sen, kuinka paljon aikaa heillä on kuhunkin toimeksiantoon tunteina tai prosentteina. Kukin työntekijä voi sitten kirjautua sisään ja nähdä työnsä, kuka on kurssivastaava, kenen kanssa tehdään töitä ja kuinka monta tuntia on suunniteltu tehtäväksi.

Miten se on auttanut teitä lisäämään tehokkuutta?

– Muun muassa niin, ettei meidän tarvitse tarkistaa aiemmin käyttämiämme Excel-tiedostoja. Nyt tuntuu myös turvalliselta, että yhteenvedot menevät oikein järjestelmässä. Saamme myös paremman yleiskuvan henkilöstön työstä, tuntien jakautumisesta vuoden aikana sekä työkuormituksesta. Tuntuu myös turvallisemmalta, että kaikki tallennetaan tähän verkkopohjaiseen työkaluun.

Mitkä ovat kolme suurinta etua?

– Sisäänkirjautuminen onnistuu mistä tahansa. Pääsen käsiksi järjestelmään, jos minulla on verkkoyhteys. En joudu myöskään miettimään varmuuskopiointia. Retendo hoitaa sen. Myös se helpottaa, että yhteenvedot tuntuvat turvallisilta: että kaikki on yhteydessä toisiinsa. Jos muutan kurssin miehitystä, se muuttuu automaattisesti joka paikassa. Se on turvallista ja helppoa, kun siihen tottuu. Meillä on myös erittäin hyvä yhteistyö Retendon kanssa, joka on osoittanut suhtautuvansa hyvin kuuliaisesti työkalun kehittämiseen.

Miksi valitsitte Retendon?

– Yliopiston johto, henkilöstöyksikkö ja ammattiliitto olivat huomanneet, että koko henkilökunnan kattavalle miehitystyökalulle oli tarvetta. Suunnittelutapoja oli uskomattoman paljon muistiinpanovihkoista ja Excel-tiedostoista enemmän tai vähemmän kehittyneisiin itse suunniteltuihin järjestelmiin, jotka olivat henkilöön kytköksissä ja sen myötä haavoittuvaisia. Aloimme etsiä Ruotsista ja ulkomailta miehitystyökalua yliopistolle, mutta emme löytäneet sopivaa. Retendo huomasi mahdollisuuden kehittää järjestelmäänsä edelleen ja tuloksena on Retendo Academic.