”Vi kan meget nemmere se, hvordan forandringer påvirker virksomheden”

Mittuniversitetet har tre campusser i Sverige: Härnösand, Sundsvall og Östersund. Hele universitetet har 1.000 ansatte samt et antal indlejede medarbejdere og konsulenter. Det er en af Sveriges førende læreanstalter, når det gælder fjernstudier. Tomas Berglund er prodekan på det humanistiske fakultet og projektleder for implementeringen af Retendo Academic.

Hvordan anvender I Retendo Academic?

– Vi bruger det i alle de dele af universitetet, der arbejder med uddannelse og forskning. Vi er desuden i gang med at konfigurere systemet til forvaltning og bibliotek. Først og fremmest er det vores arbejdstidsplanlægningsværktøj, men vi får en udvidelse, som muliggør en højere grad af økonomisk opfølgning. Med udvidelsen får vi et værktøj, hvor vi allerede i planlægningsfasen kan se, om fordelingen af undervisningstimer på vores kurser holder økonomisk, eller om den skal ændres.

Hvorfor valgte I Retendo?

– Vi valgte Retendo, fordi det er et værktøj, der er specialudviklet til den akademiske virksomhed. Inden da havde vi stort set lige så mange forskellige arbejdstidsplanlægningsværktøjer, som vi havde afdelinger på universitetet, Det besværliggjorde koordineringen, og de samme informationer blev indtastet flere gange i forskellige systemer.

Hvordan hjælper det jer med at øge effektiviteten?

– Vi kan se, at det reducerer vores tidsforbrug takket være integrationen mellem vores planlægningssystemer, som gør, at de kan kommunikere direkte med hinanden. Så slipper vi for at lægge de samme oplysninger ind i flere forskellige systemer. – Vi er også i gang med at udskifte vores værktøjer til budgettering, elevplanlægning og personalehåndtering, så der er flere systemer, der bliver ændret samtidig. Når alle de nye systemer er på plads, skal Retendos arbejdstidsplanlægningssystem styre bogføringen i personalesystemet, så alle rettelser på grund af personaleændringer opdateres automatisk. Det gør det enklere at afstemme konti i løbet af året, så vi er langt mere i fase med vores beregninger.

Hvad er de tre største fordele?

– Vi kan sammenligne og følge op på arbejdstidsplanlægning på en mere sammenlignelig og stabil måde. Derudover giver scenariefunktionen os rigtig gode muligheder for at se, hvordan forandringer i de økonomiske forudsætninger påvirker virksomheden. Dermed kan vi hurtigere og nemmere se, hvordan det påvirker vores behov for personale. Retendo giver os desuden mulighed for hurtig opfølgning på kursus- og emneniveau, så vi kan se, om ressourcerne er tilstrækkelige, når vi regner kroner om til timer.

Hvordan fungerede implementeringsprocessen?

– Jeg synes, at implementeringen indtil videre er gået godt. Det er en omfattende proces at få 60 planlæggere til at tilpasse sig og tage værktøjet til sig, Når vi giver klartegn til en ændring eller rapporterer en fejl, reagerer Retendo lynhurtigt.