”Nu har vi et langt bedre overblik over personalets arbejdstidsplan”

Retendo Academic er et værktøj til belægningsplanlægning, som er skræddersyet til den akademiske verden. På institut for naturvidenskabelig og matematisk didaktik ved Umeå universitet har man anvendt systemet siden 2011. Vi stillede nogle spørgsmål til instituttets studieleder Anna-Karin Persson om deres erfaringer med Retendo Academic.

Hvordan anvender I Retendo Academic?

– Vi lægger alle vores medarbejderes opgaver ind i systemet. Hvor meget tid der er afsat til de respektive opgaver i timer eller procent. Derefter kan hver enkelt medarbejder logge ind og se deres arbejdstidsplan, hvem der er kursusansvarlig, hvem de skal arbejde sammen med, og hvor mange timer de har.

Hvordan har det gjort jer mere effektive?

– Blandt andet ved at vi slipper for at dobbelttjekke forskellige Excel-filer, som vi brugte tidligere. Nu kan vi også føle os trygge ved, at opsummeringerne bliver korrekte i systemet. Det er også nemmere at danne sig et overblik over personalets arbejdstidsplan, hvordan timerne er fordelt i løbet af året, og hvor høj deres arbejdsbelastning er. Det føles også tryggere, at alt bliver gemt i det webbaserede værktøj.

Hvad er de tre største fordele?

– Man kan logge ind, uanset hvor man er. Bare jeg har internetforbindelse, har jeg adgang til systemet. Derudover behøver jeg ikke at tænke over backup. Det sørger Retendo for. Det er også rart, at opsummeringerne føles sikre, at alt er forbundet. Hvis jeg ændrer bemandingen for et kursus, ændres det automatisk overalt. Det er trygt og enkelt, når man kommer ind i det. Desuden har vi et rigtig godt samarbejde med Retendo, som var utroligt lydhøre, da de udviklede løsningen.

Hvorfor valgte I Retendo?

– Både universitets ledelse, personaleenheden og fagforeningen så et behov for et fælles bemandingsværktøj for alt personale. Førhen blev der brugt et væld af forskellige planlægningsmetoder – fra skriveblokke og Excel-filer til mere eller mindre avancerede, hjemmestrikkede systemer, som var knyttet til enkeltpersoner og dermed sårbare. Man begyndte at lede i Sverige og i udlandet efter et bemandingsværktøj til universiteter, men fandt ikke noget, der passede. Retendo så en mulighed for at videreudvikle sit system, og det resulterede i Retendo Academic.