”Voimme nähdä huomattavasti helpommin, miten muutokset vaikuttavat toimintaan”

Mittuniversitetet-yliopistolla on kolme kampusta: Härnösandossa, Sundsvallissa ja Östersundissa. Koko yliopistossa on 1 000 työntekijää sekä joitakin vuokrattuja työntekijöitä ja konsultteja. Yliopisto on yksi Ruotsin johtavista etäopetusta järjestävistä oppilaitoksista. Tomas Berglund on varadekaani humanististen tieteiden tiedekunnassa ja hankepäällikkö Retendo Academic -järjestelmän käyttöönotossa.

Miten käytätte Retendo Academic -järjestelmää?

– Käytämme sitä kaikissa yliopiston osissa, jotka työskentelevät koulutuksen ja tutkimuksen parissa. Olemme myös ottamassa sen käyttöön hallinnoinnin ja kirjaston osalta. Se on pääasiallisesti työvuorosuunnittelutyökalumme, mutta olemme myös saamassa täydennyksen, joka antaa parempaa taloudellista seurantaa. Täydennyksellä saamme työkalun, jossa jo suunnitteluvaiheessa voimme nähdä, onko kurssiemme opettajatuntien jako taloudellisesti kestävä vai tuleeko sitä muuttaa.

Miksi valitsitte Retendon?

– Valitsimme Retendon, koska työkalu oli suunniteltu erityisesti akateemiselle toiminnalle. Meillä oli aikaisemmin yliopistossa suurin piirtein yhtä monta työvuorotyökalua kuin osastoa. Se vaikeutti koordinointia ja samantyyppistä tietoa näpyteltiin useita kertoja erilaisiin järjestelmiin.

Miten se auttaa teitä parantamaan tehokkuutta?

– Huomaamme, että hallinnollinen taakka kevenee, koska saamme integraation suunnittelujärjestelmiemme välille, jotta ne kykenevät kommunikoimaan suoraan keskenään. Tällöin meidän ei tarvitse syöttää samoja tietoja useisiin eri järjestelmiin. – Olemme myös vaihtamassa budjetti-, oppilassuunnittelu- ja henkilöstönhallintatyökalujamme, joten useita järjestelmiä muutetaan samanaikaisesti. Kun kaikki uudet järjestelmät on lisätty, Retendon työvuorosuunnittelu ohjaa täsmäytystä henkilöstöjärjestelmässä, jotta kaikki töihin tehdyistä muutoksista johtuvat siirrot päivitetään automaattisesti. Silloin on helpompi täsmäyttää tilit vuoden aikana ja saada huomattavasti paikkansapitävämmät laskelmat.

Mitkä ovat Retendon kolme suurinta etua?

– Saamme vertailukelpoisemman ja vakaamman tavan seurata työvuorosuunnitelmiamme. Lisäksi skenaariotoiminto antaa erittäin hyvät mahdollisuudet nähdä, miten muutos taloudellisissa edellytyksissä vaikuttaa toimintaan. Silloin näemme nopeammin ja helpommin, miten se vaikuttaa henkilöstötarpeeseemme. Retendon ansiosta voimme myös suorittaa nopeasti seurantaa kurssitasolla ja oppiainetasolla, jos resurssit riittävät, kun muunnamme rahat tunneiksi.

Miten käyttöönottoprosessi sujui?

– Mielestäni käyttöönotto on sujunut hyvin toistaiseksi. Suunnittelijalle on iso prosessi saada 60 henkilöä mukautumaan ja oppimaan työkalun käytön. Kun meille näytetään vihreää valoa muutokseen tai raportoidaan virhe, saamme todella nopean vastauksen.