Retendo Workforce tukee koko oppilaitoksen työtä työvuorosuunnittelulla. Työntekijät, kurssivastaavat, suunnittelijat, talousvastaavat ja johto työskentelevät helposti yhdessä samassa järjestelmässä.
Miehityskatsaus on tärkeä työkalu suunnittelijalle ja se auttaa häntä näkemään, ketkä työntekijät ovat ali- ja ylikuormitettuja ja miten paljon aikaa on käytettävissä miehitykseen.
Näkymät voidaan suodattaa esimerkiksi henkilöstökategorian ja miehitysasteen mukaan. Tässä näkyy vain palkattu henkilöstö, jonka kuormitusaste on yli 80 %.
Tässä annetaan ensimmäinen osoitus siitä, onko henkilökunta yli- tai alikuormitettua. Sen jälkeen suunnittelija voi työvuoroluettelon kautta analysoida tarkemmin sitä, mistä tämä johtuu ja ryhtyä sopiviin toimenpiteisiin.
Suunnittelija näkee tässä, onko henkilöä pyydetty kurssivastaavan toimesta. Suunnittelija voi sitten siirtyä työvuorolistaan nähdäkseen yksityiskohtaisesti mihin pyydettyjä tunteja käytetään ja joko hyväksyä tai hylätä pyynnön.
Työnantajan työympäristövastuu tarkoittaa muun muassa sitä, että henkilökunta ei saa olla ylikuormitettua ja loppuun palamisen partaalla. Tässä näkymässä suunnittelija näkee kuukausittaisen yhteenvedon henkilöstön miehitysasteesta ja voi jo suunnitteluvaiheessa ryhtyä toimenpiteisiin tasaisen työkuormituksen varmistamiseksi.
Yksi suunnittelijan haasteista on saada tietoa henkilökunnan todellisesta poissaolosta. Koska Retendo Academic voidaan integroida oppilaitoksen henkilöstöjärjestelmään, suunnittelija saa kaiken todellisen poissaolon automaattisesti siirrettyä ja esitettyä selkeällä tavalla. Sen jälkeen suunnittelija voi muokata työvuoroluetteloa huomioidakseen henkilökunnan todellisen poissaolon.
Koska suunnittelija saa selkeän yleiskuvan henkilökunnan poissaoloista kuten lomista, sairauksista ja virkavapaasta, hän näkee, miten todellinen poissaolo vaikuttaa henkilön miehitettyyn aikaan.
Muuntamistoiminto siirtää kaiken todellisen poissaolon henkilöstöjärjestelmästä työvuoroluetteloon.
Jos todellinen poissaolo, joka tuodaan henkilöstöjärjestelmästä, eroaa suunnitellusta poissaolosta, joka näytetään edellä olevassa taulukossa, suunnittelija voi helposti siirtää todellisen poissaolon työvuoroluetteloon.
Kaikki kurssit ja hankkeet ryhmitellään salkkuihin, jotta saadaan hyvä rakenne ja jokaista salkkua voidaan seurata.
Tässä varmistetaan, että kursseja ja hankkeita ei ylimiehitetä suhteessa budjettiin.
Tässä annetaan graafinen yleiskuva siitä, milloin kurssit ja hankkeet alkavat ja päättyvät.
Näkymä osoittaa kunkin henkilön miehityksen kursseilla ja hankkeissa. Sitä käytetään esimerkiksi ilmoittamaan miehityksestä henkilökunnalle tai tukena suunnittelijalle miehitystyössä.
Tässä näytetään henkilön koko miehityksen jako kursseihin ja hankkeisiin.
Tässä näytetään tuntimäärä, joka tarvitaan erilaisten koulutusten suorittamiseen.
Koko yhteenveto voidaan viedä Microsoft Exceliin.
Jotta suunnittelija voi saada suunnitelman valmiiksi ennen kuin henkilökunta näkee sen, Retendo Academic -järjestelmässä on piilotettu suunnittelutila. Kun suunnitelma on valmis, suunnittelija julkaisee sen henkilökunnalle. Näin vältytään turhilta kysymyksiltä ja väärinkäsityksiltä, jotka johtuvat huonosta suunnittelusta.
Kun suunniteltu työ on suoritettu ja täsmäytys tehty, suunnittelija voi lukita suunnitelman ajassa taaksepäin estääkseen tietojen tahattomat muutokset.
Työvuorosuunnittelun työtapa voi vaihdella suuresti oppilaitoksen eri laitosten välillä. Siksi Retendo Academic tukee sekä keskeistä suunnittelua että kurssivastaaville hajautettua suunnittelua. Hajautetussa suunnittelussa suoritetaan tarkka suunnittelu kurssivastaavan toimesta, joka sitten hakee toivotun miehityksen suunnitteluvastaavalta. Tämä voi olla hyvin tehokas työtapa etenkin isoissa laitoksissa.
Erilaisten vaihtoehtojen kokeileminen on tehokas työkalu, kun halutaan saada täydellisempi pohja päätöksenteolle, ja Retendo Academic -järjestelmässä on helppo luoda ja tallentaa omia vaihtoehtoja eri ajanjaksoille.
Suunnittelijan tehtävä helpottuu, koska Retendo Academic laskee automaattisesti työntekijöiden osaamisen kehitykseen kuluvan ajan: tämä laskelma voi olla monimutkainen joissakin tilanteissa. Järjestelmä laskee automaattisesti myös hallinnointiin kuluvan ajan.
Retendo Academic -järjestelmässä suunnittelija saa aina käyttöönsä päivitetyt tiedot suunnittelua varten, koska järjestelmässä on integraatio henkilöstö-, talous- ja kurssijärjestelmiin.
Retendo Academic -järjestelmässä kurssivastaava suunnittelee, kuka luennoi, johtaa laboratorioesittelyjä, korjaa tenttejä ja muuta. Lisäksi suunnitellaan kuluva aika ja se, milloin toiminnot suoritetaan.
Kurssivastaava valitsee itse, miten tarkasti suunnittelu tapahtuu esim. yksittäisten luentojen osalta tai kaikkien luentojen osalta yhteisesti.
Se, milloin eri toiminnot on suunniteltu suoritettaviksi, näytetään graafisesti selkeän yleiskuvan antamiseksi.
Tuntimäärä, jolle kukin työntekijä on suunniteltu kuhunkin toimintoon.
Kun suunnittelu on tehty, kurssivastaava voi helposti lähettää suunnitteluvastaavalle toivomuksensa henkilöstöresursseista suorittaakseen kurssin.
Kurssivastaavan toivomukset miehityksestä kurssilla kerätään kurssin yleiskatsaukseen. Suunnitteluvastaava voi sitten joko hyväksyä tai hylätä toivomukset.
Yhteenveto niistä toiminnoista, joille henkilö on suunniteltu. Tämä antaa hyvän pohjan suunnitteluvastaavalle, jonka on hyväksyttävä tai hylättävä toivomukset.
Tässä näkyy, mitä toivomuksia miehityksestä on esitetty, hyväksytyt ja hylätyt suunnitteluvastaavan toimesta.
Jokaisen kurssin osalta näytetään yhteenveto budjetista, miehityksestä, tuotoista, kuluista ja tuloksista. Tässä näkyy selkeästi, pysyykö kurssi budjetin rajoissa tai ylittyykö budjetti.
Yhteenveto avainluvuista, jota käytetään budjetin ja suunnittelun pohjana.
Miehitystä verrataan kurssin budjettiin, jotta voidaan varmistaa, ettei budjetti ylity.
Kurssin arvioituja tuottoja ja kuluja verrataan ja ne vastaavat siihen, pysyykö kurssi budjetin rajoissa.
Työntekijälle tärkein näkymä on työvuoroluettelo, josta käy ilmi, mille kursseille häntä on suunniteltu ja mitä työtehtäviä hänellä kullakin kurssilla on. Työntekijä näkee selkeästi, onko hän ali- tai ylikuormitettu, hyödynnetäänkö hänen osaamistaan ja kehittyykö hän hyvin työssä.
Selkeä yhteenveto poissaoloista mahdollistaa tehokkaan suunnittelun, kun työntekijä täytyy korvata.
Työntekijä voi valvoa sitä, ettei hän ole ylikuormitettu. Jokainen kuukausi ylikuormituksella osoitetaan selkeästi punaisella viivalla.
Työntekijä näkee työtehtävänsä kurssilla sekä sen, milloin ne on suoritettava. Siitä tulee hyvä pohja omalle yksityiskohtaiselle suunnittelulle.
Kurssia klikkaamalla työntekijä näkee, ketkä kollegat osallistuvat samalle kurssille. Tämä mahdollistaa työn paremman koordinoinnin ja jaon.
Työntekijä saa myös yleisen yhteenvedon työstään voidakseen varmistaa, että hänellä on oikea tasapaino mitä tulee miehitykseen ja jakoon eri toimintojen välillä.
Työntekijän työaika näytetään jaettuna poissaoloihin, miehitettyyn aikaan ja vapaaseen kapasiteettiin.
Työntekijä saa selkeän kuvan poissaoloistaan poissaolon tyypin perusteella.
Työntekijä saa yleiskuvan oman työajan jakautumisesta koulutuksen, tutkimuksen, sisäisten toimeksiantojen ja hallinnon välillä. Sen myötä työntekijä voi varmistaa, että työ jakautuu sovitusti.
Tuotot ja kulut lasketaan yhteen koko ohjelman osalta, tässä tapauksessa sairaanhoitajakoulutuksen osalta.
Jokaisen kurssin osalta lasketaan odotetut tuotot perustuen oppilasmäärään, opintopisteisiin, opintojen läpäisyasteeseen ja niin kutsuttuihin hintalappuihin.
Jokaisen kurssin osalta lasketaan myös kustannukset perustuen miehitykseen ja henkilökunnan palkkoihin eri lisät mukaan luettuina.
Talousvastaavan saattaa olla hankalaa saada pohja palkkatiliöinnille. Retendo Academic ratkaisee tämän luomalla täydellisen pohjan, täsmäytettynä ja valmiina, henkilökunnan miehityksen perusteella. Retendo Academic hallinnoi myös kaikkea henkilöstön lainaamista ja vuokraamista.
Retendo Academic -järjestelmässä on mahdollisuus rekisteröidä toimittajia ja konsultteja sekä toimittajalaskuja. Kun konsultit miehitetään eri toimeksiantoihin, järjestelmä laskee miehityskustannuksen konsulttia kohti konsultin tuntihinnan pohjalta. Kun oppilaitos saa toimittajalaskun konsultista, se rekisteröidään ja täsmäytetään helposti järjestelmän miehityskustannuksia kohti.