«Nå har vi mye bedre oversikt over personalets arbeid.»

Retendo Academic er et verktøy for bemanningsplanlegging som er skreddersydd for den akademiske verden. På institutt for naturvitenskapsdidaktikk og matematikkdidaktikk ved Umeå universitet har man brukt systemet siden 2011. Instituttets studierektor Anna-Karin Persson fikk nylig noen spørsmål om deres erfaringer med Retendo Academic.

Hvordan bruker dere Retendo Academic?

– Vi legger inn alle oppdragene til personalet vårt i systemet. Og hvor mye tid de har til hvert oppdrag angitt i timer eller prosent. Så kan medarbeideren selv logg inn og se oppgavene sine, hvem som er kursansvarlig, hvem man skal samarbeide med, og hvor mange timer som er satt av.

Hvordan har dette gjort dere mer effektive?

– Blant annet ved at vi ikke trenger å dobbeltsjekke forskjellige Excel-filer, slik vi gjorde før. Nå føler vi oss trygge på at utregningene i systemet blir riktige. Vi får også bedre oversikt over personalets arbeid, hvordan timene fordeler seg i løpet av året, og arbeidsbelastningen. Det oppleves også som tryggere at alt blir lagret i det nettbaserte verktøyet.

Hva er de tre største fordelene?

– Man kan logge inn overalt. Jeg kan bruke det overalt hvor jeg har internettilgang. Og så trenger jeg ikke å tenke på backup-delen. Det tar Retendo seg av. Det er også en hjelp at vi føler oss trygge på utregningene, at alt er sammenkoblet. Hvis jeg endrer bemanningen for et kurs, endres det automatisk overalt. Det er trygt og enkelt når man kommer inn i det. Dessuten har vi et veldig godt samarbeid med Retendo, som har vært svært lydhøre under utviklingen av verktøyet.

Hvorfor valgte dere Retendo?

– Universitetsledelsen, personalavdelingen og fagforeningen så behovet for å ha ett felles bemanningsverktøy for alle ansatte. Før planla man bemanningen på utrolig mange forskjellige måter, fra fysiske almanakker eller elektroniske Excel-filer til mer eller mindre avanserte egenutviklede systemer som var knyttet til enkeltpersoner, og som dermed var sårbare. Man begynte å lete i Sverige og i utlandet etter et bemanningsverktøy for universitet, men fant ikke noe som passet. Men så så Retendo muligheten til å bygge videre på sitt eksisterende system, og resultatet ble Retendo Academic.