”Olemme saaneet laatuvarmistetun työvuorosuunnittelun”

Keskustelemme Taalainmaan korkeakoulussa Retendo Academic -järjestelmän järjestelmävastaavana työskentelevän Agnetha Holmgrenin kanssa siitä, miten työvuorosuunnittelujärjestelmä on helpottanut työtä korkeakoulussa ja millä tavalla.

Taalainmaan korkeakoulu käynnisti hankkeen Retendo Academic -järjestelmään siirtymisestä vuonna 2018, ja tammikuun 1. päivästä 2021 alkaen kaikkien laitosten on käytettävä Retendoa työvuorosuunnittelussa.

Oikeat tiedot järjestelmässä säästävät aikaa

– Spontaanisti voin sanoa, että Retendon työvuorosuunnittelujärjestelmän ansiosta olemme saaneet laatuvarmistetun työvuorosuunnittelun, kertoo Agnetha.

– Meillä ei ollut IT-tukijärjestelmää työvuorosuunnitteluun, vaan käytössä oli erilaisia Excel-tiedostoja, mikä toimi ”vaihtelevasti”, sanoo Agneta. Meillä oli ongelmia jumittavien tiedostojen kanssa, ja oli vaikea tietää, mikä oli viimeisin versio.

Excel-tiedostoissa, joita käytettiin aiemmin, oli myös monia virhelähteitä, kuten vanhoja kurssikoodeja, virheellisiä kohteita jne. Siksi seurantojen yhteydessä oli tehtävä monia oikaisuja. Nyt tiedot haetaan sen sijaan korkeakoulun lähdejärjestelmästä ja sen myötä niiden laatu voidaan paremmin varmistaa, mikä säästää muun muassa korkeakoulun ekonomien aikaa.

Yhteinen järjestelmä mahdollistaa paremman yleiskuvan ja seurannan

Koska koko oppilaitos käyttää nyt samaa työvuorosuunnittelujärjestelmää, on helpompi saada yleiskuva sekä laatia talousraportteja ja muita asiakirjoja seurantaa varten. Se säästää aikaa ja antaa johdolle paremman pohjan päätöksenteolle.

Esimiesten helpompi suunnitella työkuormitusta

– Ennen Retendoon siirtymistä opettaja vastasi työvuorosuunnitelman toimittamisesta tulevan lukukauden osalta, mutta Retendo-järjestelmässä esimiehellä on pääasiallinen vastuu henkilökunnan työajan suunnittelusta, selittää Agnetha. Näin esimies näkee yleiskatsauksen työkuormituksesta ja voi löytää ratkaisuja, joiden avulla henkilökunnalle voidaan laatia mahdollisimman hyvä ja tasapainoinen suunnitelma.

Esimiehet voivat estää loppuun palamisen

Agnetha korostaa myös Retendo Academic -järjestelmän työympäristöetuja: vastuullinen esimies voi nähdä opettajien työkuormituksen kuukausi kuukaudelta ja sen myötä nähdä, pitääkö suunnitelmaa muokata. Lisäksi opettajat voivat itse kirjautua järjestelmään milloin tahansa saadakseen hyvän yleiskuvan työvuorosuunnitelmastaan. Tällä tavalla sekä esimiehet että työntekijät voivat havaita päällekkäisen suunnittelun, joka voi pahimmassa tapauksessa johtaa sairauksiin, ja löytää aikaisessa vaiheessa ratkaisuja työajan parempaan suunnitteluun.

Vähemmän manuaalisia laskelmia

– Toinen etu on, että esimiehet eivät joudu enää käyttämään monia manuaalisia poissaolo- ja työaikalaskelmia vuoden aikana aloittavien ja lopettavien työntekijöiden osalta. Järjestelmä laskee samalla tavalla kaikkien osalta, joten se on laadultaan huomattavasti parempi ja säästää aikaa, sanoo Agnetha.

Hyvät rutiinit tärkeitä

– Yleispätevä neuvo parhaiden tulosten saavuttamiseen työvuorosuunnittelujärjestelmän osalta on varmistaa, että käytössä on hyvät rutiinit ennen aloittamista: miten työskentelemme, kuka tekee mitäkin ja niin edelleen, selittää Agnetha. Hyvä sisäinen tiedotus ja kommunikaatio ovat myös tärkeitä prosessissa. Jos aloittaa siitä päästä, työkalu on selkeä ja hyvä kaikille.

– Haluan myös kehua Retendon tukea, joka auttaa ja kuuntelee, sanoo Agnetha lopuksi.