Retendo Project understøtter hele projektprocessen fra ansøgning, godkendelse og finansiering til løbende opfølgning, rapportering og fuldførelse. Projektleder, chef og medarbejder får overblik over forskningsprojekterne og fuldstændig styr på, hvor i processen projekterne befinder sig, og hvor godt eller dårligt de går. Alt sammen i ét system.
Retendo Project støtter projektlederen og økonomen med at udarbejde projektplan, forslag til bemanding samt et detaljeret budget.
Projektplanen udarbejdes af projektlederen, gerne sammen med projektøkonomen, direkte i systemet Retendo Project.
Personalets tid og de øvrige projektomkostninger fremgår i samme visning, hvilket giver et godt helhedsbillede.
Arbejde og omkostninger periodiseres over aktivitetens løbetid.
Retendo Project gør projektlederen i stand til at efterspørge bemanding og omkostninger til projektet fra styringsgruppe, projektkontor eller ledelse.
De efterspurgte timer og udgifter hentes automatisk fra projektplanen.
Forskellige typer udgifter kan tilføjes og periodiseres.
Den gule farve indikerer, at bemandingen og omkostningerne endnu ikke er godkendt. Bemandingen godkendes, når projektet modtager finansiering.
Systemet skelner mellem planlagt, efterspurgt og bemandet tid og andre udgifter. Det er vigtigt, for at projektlederen og styregruppen skal kunne holde styr på, hvilke ressourcer der er blevet tildelt projektet.
Retendo Project gør det muligt at få et tydeligt overblik over budgettet for projektet, pr. udgiftspost og år, samt over den søgte finansiering. Der følges op på projektets overholdelse af det bevilgede budget.
Budgettet skabes automatisk ud fra planlægningen, hvilket er en af fordelene ved at have begge dele i samme system.
Samme visning indeholder også en sammenfatning af den finansiering, der er søgt til projektet.
Inden godkendelse af et forskningsprojekt modtager ledelsen komplet dokumentation for projektet, og hver enkelt medarbejder kan se deres arbejdstidsplanlægning. En oversigt over alle projekter, inklusive status og tidsplaner, giver ledelsen indblik i og kontrol over hele projektprocessen.
Retendo Project giver et helhedsbillede af hele projektet med budget, bemanding og aktivitetsplan i et og samme system. Afdelingslederen kan efterfølgende gennemgå udkastet til projektet og foretage eventuelle justeringer, inden projektet godkendes.
Retendo Project giver hver enkelt medarbejder et godt overblik over alle de forskningsprojekter, som vedkommende skal deltage i.
Projekterne vises sammen med vedkommendes øvrige opgaver for at give et tydeligt overblik over personens planlagte arbejde.
De gule felter indikerer præliminær bemanding, og de grønne felter indikerer bekræftet bemanding. Selve aktiviteten vises med blåt.
En oversigt over alle projekter, inklusive status og tidsplaner, giver ledelsen indblik i og kontrol over hele projektprocessen.
Her vises alle projekter med status Til afstemning.
For hvert projekt er det angivet, hvornår det skal gennemføres.
For hvert projekt vises også det samlede budget samt bemanding og efterspurgte timer.
Med Retendos produktfamilie kan du integrere forskningsprojekter (Retendo Project) med arbejdstidsplanlægning (Retendo Workforce). Dermed kan læreanstaltens samlede virksomhed, dvs. både forskning og uddannelse, håndteres i ét system. Begge dele vises sammen, hvilket giver et glimrende overblik over hele virksomheden.
Her vises grunduddannelsens programmer og kurser.
Her vises forskningsporteføljer inklusive alle forskningsprojekter.
Her vises interne og eksterne opgaver.
For hver linje vises budget, bemanding og efterspurgte timer pr. portefølje.
Retendo Project støtter gennem hele gennemførelsen og opfølgningen på projektet ved hjælp af funktioner til tidsrapportering og attestering, ændring af planlægning samt økonomisk opfølgning. Retendo Project er fuldt integreret med økonomisystemet til opfølgning på øvrige projektomkostninger.
Retendo Project har funktionalitet til tidsrapportering med attestering, hvilket sikrer enkel dokumentation af tidsforbruget på de forskellige projekter og giver et tydeligt overblik over arbejdsugen.
Med Retendo Project kan tidsrapporteringen udføres når som helst og hvor som helst. Systemet kan bruges på computer, smartphone eller tablet, og medarbejderen vælger selv, om rapporteringen skal foretages ugentligt eller månedsvis. For at skabe et komplet overblik over løndokumentationen rapporterer medarbejderen også fravær såsom ferie og sygdom. I systemet kan du tilføje interne og eksterne noter, og både projektledere og chefer kan attestere dokumentationen i valgfri rækkefølge. Når det er tid til at indsende tidsrapport eller attestere, kan medarbejderen få tilsendt påmindelser via e-mail eller sms.
Retendo Project kan integreres med læreanstaltens økonomisystem for at øge effektiviteten.
Retendo Project gør det muligt at foretage en tydelig opfølgning på udgifterne i forhold til det vedtagne budget.
Budgettet vises fordelt på forskellige udgiftskategorier.
Den samlede arbejdede tid hentes fra tidsrapporteringen i Retendo Project eller fra læreanstaltens økonomisystem.
Frem til oktober 2022 vises resultatet, og fra november 2022 vises prognosen for projektet.
Arbejdet trækker ud, medarbejdere bliver syge … Der kan være mange grunde til, at man er nødt til at ændre planlægningen og bemandingen i et projekt. I Retendo Project kan projektlederen nemt foretage ændringerne direkte i aktivitetsplanlægningen og med det samme få svar på, om den nye planlægning ligger inden for budgettet.
Her vises den nye prognose for projektet.
Den ændrede planlægning medfører højere udgifter til medarbejdere, hvilket man kan se her.
Det budgetterede resultat lander på -38.854 kroner. Ændringen ligger dermed ikke inden for budgettet, medmindre der foretages andre justeringer.
Når projektet skal rapporteres i forbindelse med afslutning, genererer Retendo Project rapporter til projektleder, økonom og finansieringspartnere. Det forenkler og effektiviserer den økonomiske afstemning af projektet.
Retendo Project kan generere flere forskellige rapporter til finansieringspartnere, projektledere og økonomer.
