Retendo Project stödjer hela projektprocessen, från ansökan, godkännande och finansiering, till löpande uppföljning, rapportering och slutförande. Projektledaren, chefen och medarbetarna får en överblick över forskningsprojekten samt järnkoll på var projekten befinner sig i processen och hur bra eller dåligt de går. Allt i ett och samma system.
Retendo Project stödjer projektledaren och ekonomen i framtagningen av projektplanen, förslag på bemanning samt detaljerad budget.
Projektplanen tas fram av projektledaren, gärna tillsammans med projektekonomen, direkt i systemet Retendo Project.
Både personalens tid och övriga projektkostnader visas i samma vy, vilket ger en bra helhetsbild.
Arbete och kostnader periodiseras över aktivitetens varaktighet.
Retendo Project gör det möjligt för projektledaren att efterfråga bemanning och kostnader för projektet av styrgruppen, projektkontoret eller ledningen.
Efterfrågade timmar och kostnader kommer automatiskt från projektplanen.
Olika typer av kostnader kan läggas in och periodiseras.
Den gula färgen indikerar att bemanningen och kostnaderna inte är godkända ännu. Bemanningen godkänns när projektet får finansiering.
Systemet skiljer på planerad, efterfrågad och bemannad tid och andra kostnader. Detta är viktigt för att projektledaren och styrgruppen ska kunna hålla reda på vilka resurser som är tilldelade projektet.
Retendo Project möjliggör en tydlig översikt över budgeten för projektet, per kostnadspost och år, samt över den sökta finansieringen. Projektet följs upp mot beslutad budget.
Budgeten skapas automatiskt utifrån planeringen, en fördel av att ha båda i samma system.
I samma vy finns också en sammanställning över projektets sökta finansiering.
Inför godkännandet av ett forskningsprojekt får ledningen ett komplett underlag för projektet, och de enskilda medarbetarna ser sina tilltänkta tjänstgöringsplaner. En översikt över alla projekt, med status och tidplaner, ger ledningen insikt i och kontroll över hela projektprocessen.
Retendo Project ger en komplett bild av hela projektet, med budget, bemanning och aktivitetsplan, allt i ett och samma system. Avdelningschefen kan sen gå igenom hela utkastet för projektet och göra eventuella justeringar innan projektet godkänns.
Retendo Project ger varje medarbetare en bra överblick över alla forskningsprojekt personen är tänkt att delta i.
Projekten visas bland personens övriga åtaganden, för en tydlig överblick över personens planerade arbete.
De gula fälten indikerar preliminär bemanning och de gröna fälten indikerar bekräftad bemanning. I blått visas själva aktiviteten.
En sammanställning över alla projekt, statusar och tidplaner ger ledningen en god insikt i och kontroll över hela projektprocessen.
Här visas alla projekt som har status För avstämning.
För varje projekt visas när i tiden de pågår.
För varje projekt visas också den totala budgeten, samt bemannade och efterfrågade timmar.
Med Retendos produktfamilj går det att integrera forskningsprojekten (Retendo Project) med tjänsteplaneringen (Retendo Workforce). På så sätt kan hela lärosätets verksamhet samlas i ett och samma system, det vill säga både forskningen och utbildningsverksamheten. Båda visas då i samma vy, vilket ger en mycket bra överblick över hela verksamheten.
Här visas grundutbildningen med sina program och kurser.
Här visas forskningsportföljer med alla forskningsprojekt.
Här visas interna och externa uppdrag.
För varje rad visas budget, bemanning och efterfrågade timmar per portfölj.
Retendo Project ger fullt stöd vid genomförandet och uppföljningen av projektet genom funktioner för tidrapportering och attestering, omplanering samt ekonomisk uppföljning. Retendo Project är helt integrerad med ekonomisystemet för uppföljning av övriga projektkostnader.
Retendo Project har funktionalitet för tidrapportering med attestering, för en enkel och smidig redovisning av tid nedlagd i de olika projekten, och en tydlig överblick över arbetsveckan.
Med Retendo Project kan tidsrapporteringen ske var som helst, när som helst. Systemet kan användas på datorn, mobilen eller surfplattan och medarbetaren väljer själv om rapporteringen ska ske veckovis eller månadsvis. För komplett översikt och löneunderlag rapporterar medarbetaren också frånvaro, som semester och sjukdom. I systemet kan du lägga in interna och externa noteringar och både projektledare och chefer kan attestera redovisningen i valfri ordning. När det är dags att lämna sin tidrapport eller attestera kan medarbetaren få påminnelser via mejl eller sms.
Retendo Project kan integreras med ekonomisystemet på lärosätet för mer effektivitet.
Retendo Project gör det möjligt att tydlig följa upp kostnaderna mot beslutad budget.
Budgeten visas fördelad på olika kostnadskategorier.
Utfallet för arbetad tid kommer från tidredovisningen i Retendo Project eller från lärosätets ekonomisystem.
Fram till oktober 2022 visas här utfallet, och från november 2022 visas prognosen för projektet.
Arbetet tar längre tid än tänkt, medarbetare blir sjuka; anledningarna är många till att planeringen och bemanningen i projektet måste ändras. I Retendo Project gör då projektledaren enkelt ändringarna direkt i aktivitetsplaneringen och får direkt svar på om den nya planeringen ryms inom budgeten.
Här syns den nya prognosen för projektet.
Omplaneringen leder till ökade kostnader för medarbetare, vilket framgår här.
Det budgeterade resultatet hamnar på -38 854 kr. Därmed ryms inte ändringen i budgeten om inte andra justeringar görs.
När projektet i samband med avslut ska rapporteras, genererar Retendo Project rapporter för projektledaren, ekonomen och finansiärerna. På så sätt förenklas och effektiviseras projektets ekonomiska avstämning.
Retendo Project kan generera flera olika rapporter för finansiärer, projektledare och ekonomer.
Boka en presentation med oss, så förklarar vi varför 9 av 10 universitet i Sverige har valt Retendo Academic
