”Retendo er utroligt lydhøre over for vores ønsker”

Karlstad universitet Karlstad universitet har omkring 1.200 ansatte og 16.000 studerende inden for i alt 50 fagområder. Retendo Academic blev i 2014 indført som arbejdstidsplanlægningsværktøj for hele universitetet, som valgte at udpege to personer, en på hvert fakultet, som ansvarlige for brugersupporten. En af dem er Monica Jakobsson, som er institut- og studierektor.

Hvordan anvender I Retendo Academic?

– Lige nu bruger vi det som arbejdstidsplanlægningsværktøj, hvor medarbejderne kan se, hvordan deres arbejdstid er fordelt. Der er også et ønske om, at vi på sigt skal kunne integrere økonomisystemet i Retendo, men det vigtige er, at vi har fået et fælles system, så alle planlægger på samme måde.

Hvordan forløb implementeringen?

– I 2014 blev der oprettet en projektgruppe med nogle studieledere, institutledere og økonomer, som testede systemet. Vi startede med “tørsvømning” med fiktive personer, men det var først, da alle informationer om kurser og personale blev flyttet over i Retendo, at det blev rigtig interessant. Vi havde brug for at få en fornemmelse af, hvordan vi ville opbygge vores struktur, hvor visse aspekter er fælles for hele universitet, men hvor hvert institut tilføjer sine egne opgaver.

Hvordan øger Retendo effektiviteten?

– Først og fremmest er det nemt at finde og få adgang til information. De gamle Excel-ark var jo gemt af vejen i en intern mappe. Det er også nemmere at hente information frem, fx om hvor meget efteruddannelsestid et institut har, eller hvor mange timer enkelte kurser varer.

– Det gør også hverdagen nemmere for lærerne, eftersom de kan se deres kollegers arbejdstidsplan, hvem der skal være med på deres kursus, hver der er kursusansvarlig, eksaminator og så videre. Derimod kan man ikke se arbejdstidsplanlægningen for en kollega på et andet institut, men Retendo har i stedet skabt en ind- og udlånsfunktion. Hvis jeg har brug for nogen fra kemi, sender jeg en anmodning til kemiinstituttet via programmet, og så svarer de, at “du kan få Kristian i 40 timer”, og så bliver det tilføjet til Kristians arbejdstidsplan. Retendo er meget lydhøre over for vores synspunkter og forsøger at opfylde vores ønsker.

Hvad er de tre største fordele?

– Det er ensartetheden, overblikket og integrationen med andre programmer såsom Ladok og personaleprogrammet Primula. En anden vigtig fordel er, at mange universiteter har det samme system og kan udveksle erfaringer og idéer. Vi mødes med jævne mellemrum for at tale om, hvad der fungerer godt, og hvad vi vil udvikle.

Hvordan fungerer supporten?

– Jeg er meget tilfreds, men som brugersupport for de andre på fakultetet kommer jeg jo også lidt foran i køen. I starten ringede vi til Retendo, men derefter blev der oprettet en supportfunktion med skriftlige svar. Hvis det er spørgsmål, der kan være relevante for andre, lægger vi svaret ud på et fælles samarbejdsområde på intranettet.