”Retendo suhtautuu hyvin kuuliaisesti toivomuksiimme”

Karlstadin yliopistossa on noin 1 200 työntekijää ja 16 000 opiskelijaa yhteensä 50 oppiaineessa. Retendo Academic otettiin vuonna 2014 käyttöön työvuorosuunnittelutyökaluna koko yliopistossa, joka nimesi kaksi henkilöä, yhden kustakin tiedekunnasta, käyttäjätuen vastuuhenkilöiksi. Yksi heistä on proprefekti ja kanslisti Monica Jakobsson.

Miten käytätte Retendo Academic -järjestelmää?

– Nykyisellään se on työvuorosuunnittelutyökalu, jossa työntekijät näkevät, miten heidän työaikansa jakautuu. On myös esitetty toivomuksia siitä, että Retendoon integroidaan jatkossa talousjärjestelmä. Mutta tärkeintä on, että olemme saaneet yhteisen järjestelmän, jotta kaikki suunnittelevat samalla tavalla.

Miten käyttöönotto tapahtui?

– Vuonna 2014 luotiin hankeryhmä, joka sisälsi muutamia kanslisteja, prefektejä ja taloustieteilijöitä, jotka testasivat sitä. Aloitimme ”kuivaharjoittelulla” fiktiivisillä henkilöillä, mutta hauskaa se oli vasta silloin, kun kaikki kurssi- ja henkilöstötiedot siirrettiin Retendoon. Me tarvitsimme tuntuman siitä, miten halusimme rakentaa järjestelmää, jossa jotkin asiat ovat yhteisiä koko yliopistoille, mutta johon jokainen laitos lisää sitten omat toimeksiantonsa.

Millä tavalla Retendo parantaa tehokkuutta?

– Ensinnäkin se on helppo löytää ja ottaa käyttöön. Vanhat Excel-tiedostot olivat kätkössä jossakin sisäisessä kansiossa. Myös tietojen saaminen on helpompaa: esimerkiksi miten paljon osaamisen kehitykseen kuluvaa aikaa laitoksessa on tai paljonko aikaa yksittäisillä kursseilla on.

– Se helpottaa myös opettajien arkea, koska he näkevät myös kollegojen työvuorosuunnitelman, ketkä ovat mukana ”minun” kurssillani, kuka on kurssivastaava, valvoja ja niin edelleen. Sen sijaan toisella laitoksella työskentelevän kollegan työvuorosuunnitelmaa ei voi nähdä, mutta sen sijaan Retendo on luonut lainaamis- ja vuokraamistoiminnon. Jos tarvitsen jonkun kemian laitokselta, lähetän sinne pyynnön ohjelman kautta, jolloin he vastaavat, että ”saat Kallen 40 tunnin päästä” ja Kalle lisätään työvuorosuunnitelmaan. Retendo suhtautuu todella kuuliaisesti meidän toivomuksiimme ja pyrkii täyttämään ne.

Mitkä ovat kolme suurinta etua?

– Yhtenäisyys, yleiskuva ja integraatio muihin ohjelmiin kuten Ladok-ohjelmaan ja Primula-henkilöstöohjelmaan. Toinen huomattava etu on, että monilla yliopistoilla on käytössään sama järjestelmä ja he voivat vaihtaa kokemuksia ja ideoita. Tapaamme säännöllisin väliajoin keskustellaksemme siitä, mikä toimii hyvin ja mitä haluamme kehittää.

Miten tuki mielestäsi toimii?

– Olen erittäin tyytyväinen, mutta koska tarjoan käyttäjätukea muille tiedekunnassa, minulla on tietenkin etulyöntiasema. Alussa soitimme Retendolle, mutta sitten saataville tuli tukitoiminto kirjallisilla vastauksilla. Jos kysymys koskettaa monia, lisäämme sen yhteiselle yhteistyöfoorumille intranetiin.