«Det er mye lettere å se hvordan endringer påvirker virksomheten»

Mittuniversitetet har tre campuser i Härnösand, Sundsvall og Östersund. Hele universitetet har 1000 ansatte, samt flere innleide medarbeidere og konsulenter. Universitetet er et av Sveriges fremste læresteder innen fjernundervisning. Tomas Berglund er visedekan ved det humanvitenskapelige fakultetet og prosjektleder for implementeringen av Retendo Academic.

Hvordan bruker dere Retendo Academic?

– Vi bruker det i alle deler av universitetet som arbeider med undervisning og forskning. Vi er også i ferd med å implementere det for administrasjon og bibliotek. Vi bruker først og fremst Retendo Academic som personalplanleggingsverktøy, men vi skal også få en komplettering som i større grad muliggjør finansiell oppfølging. Kompletteringen gir oss et verktøy der vi allerede i planleggingsfasen kan se om tildelingen av lærertimer til kursene er økonomisk holdbar eller må endres.

Hvorfor valgte dere Retendo?

– Vi valgte Retendo fordi det er et verktøy som er spesielt utviklet for akademisk virksomhet. Før hadde vi stort sett like mange varianter av personalverktøy som vi hadde avdelinger ved universitetet. Det gjorde samordningen vanskelig, og samme informasjon ble registrert flere ganger i ulike systemer.

På hvilken måte bidrar systemet til økt effektivitet?

– Vi ser at det gir arbeidsbesparelser på grunn av integrasjon mellom planleggingssystemene våre, slik at de kan kommunisere direkte med hverandre. Da slipper vi å registrere samme informasjon i forskjellige systemer. – Vi er også i ferd med å bytte verktøy for budsjett, studentplanlegging og personalhåndtering, så det er flere systemer som endres samtidig. Når alle de nye systemene er på plass, skal Retendos personalplanlegging styre konteringen i personalsystemet, slik at alle overføringer som følge av endringer i tjenestene oppdateres automatisk. Da blir det enklere å avstemme kontoer i løpet av året og gjøre mer korrekte beregninger.

Hva er de tre største fordelene med Retendo?

– Vi får en mer sammenlignbar og stabil metode for å følge opp personalplanleggingen. Dessuten gir scenariofunksjonen gode muligheter til å se hvordan en endring i økonomiske forutsetninger påvirker virksomheten. Dermed ser vi også raskt hvordan det påvirker personalbehovet. Med Retendo kan vi også på både kurs- og fagnivå se om ressursene strekker til når vi regner kroner om til timer.

Hvordan fungerte implementeringsprosessen?

– Jeg synes at implementeringen har gått bra så langt. Det er en omfattende prosess å få 60 planleggere til å tilpasse seg og ta i bruk verktøyet. Så snart vi gir klarsignal til en endring eller rapporterer en feil, får vi rask respons.