Retendo Workforce
Vi kan personalplanlegging for læresteder
Retendo Workforce støtter alt arbeid lærestedet gjør med personalplanlegging. Medarbeidere, emneansvarlige, planleggere, økonomer og ledelse arbeider enkelt sammen i ett og samme system.
For planleggeren
Retendo Workforce svarer på spørsmålene:
- Hvordan er emner, prosjekter og løpende arbeid ved institusjonen planlagt for kommende semester? Hvem gjør hva?
- Hvem er overbemannet, og hvem kan man bruke på et emne eller et prosjekt?
- En medarbeider er syk i tre uker – hvilke arbeidsoppgaver må overføres til en kollega?
- Hvilke emner går med overskudd, og hvilke dekker ikke inn kostnadene sine?
- Funksjoner for å låne inn og ut personale fra og til andre institusjoner.
1
2
3
1
Filtrering
Visningene kan filtreres etter for eksempel personalkategori eller bemanningsgrad. Her vises bare ansatt personale med en beleggsgrad over 80 %.
2
Bemannet
Her gis en foreløpig indikasjon på om personale er over- eller underbooket. Ved hjelp av arbeidsplanen kan planleggeren analysere årsaken og sette inn relevante tiltak.
3
Forespurt i forhold til ubemannet
Planleggeren ser her om en person er forespurt av en kursansvarlig. Planleggeren kan deretter gå videre til arbeidsplanen for å se i detalj hva de forespurte timene skal brukes til, for så å godkjenne eller avvise forespørselen.
Forebygg utbrenthet
Arbeidsgiverens arbeidsmiljøansvar innebærer blant annet at personalet ikke skal være overbelastet og risikere utbrenthet. I denne visningen får planleggeren en månedsoversikt over personalets bemanningsgrad, og kan allerede på planleggingsstadiet sette inn tiltak for en jevn arbeidsbelastning.
Alltid aktuell informasjon om reelt fravær
En utfordring for planleggeren er å få informasjon om personalets reelle fravær. Takket være Retendo Academics integrasjon med lærestedets personalsystem får planleggeren alt reelt fravær automatisk overført og presentert på en oversiktlig måte. Planleggeren kan deretter justere arbeidsplanen for å ta hensyn til personalets reelle fravær.
1
2
3
1
Fravær
Ved hjelp av en tydelig oversikt over personalets fravær, for eksempel ferie, sykdom og permisjon, kan planleggeren se hvordan det reelle fraværet påvirker personens bemanningsbare tid.
2
Konvertering
Konverteringsfunksjonen overfører alt reelt fravær fra personalsystemet til arbeidsplanen.
3
Resultat fravær
Hvis det reelle fraværet som importeres fra personalsystemet er forskjellig fra det planlagte fraværet som vises i tabellen over, kan planleggeren enkelt overføre det reelle fraværet til arbeidsplanen.
Orden og struktur i kurs og prosjekter
1
2
3
1
Organisering i porteføljer
Alle kurs og prosjekter grupperes i porteføljer for å få en god struktur og oppfølging per portefølje.
2
Sammenligne budsjett og bemannet
Her kontrollerer du at kurs og prosjekter ikke overbemannes i forhold til budsjettet.
3
Gantt-oversikt
Her får du en grafisk oversikt over når kurs og prosjekter begynner og slutter.
Prosjekter, kurs og personale i samme visning
Visningen viser hver persons bemanning av kurs og prosjekter. Den brukes for eksempel til å kommunisere bemanningen til personalet, eller som en støtte for planleggerens bemanningsarbeid.
1
2
3
1
Oversikt per person
Her vises fordelingen av en persons totale bemanning av kurs og prosjekter.
2
Oversikt per portefølje
Her vises antall timer som trengs for å gjennomføre ulike opplæringer.
3
Eksport til Excel
Hele oversikten kan eksporteres til Microsoft Excel.
Kraftfulle funksjoner for planleggeren
Skjult planlegging for å unngå misforståelser
For at planleggeren skal kunne fullføre planleggingen før personalet får se den, har Retendo Academic en skjult planleggingsmodus. Når planleggingen er fullført, velger planleggeren å publisere den for personalet. Dermed unngås unødvendige spørsmål og misforståelser basert på halvferdig planlegging.
Unngå utilsiktede endringer
Etter at planlagt arbeid er utført og avstemming gjennomført, kan planleggeren låse planleggingen bakover i tid for å hindre utilsiktede endringer av opplysningene.
Sentralisert eller delegert planlegging?
Arbeidet med personalplanlegging kan variere mye mellom ulike avdelinger på lærestedet. Derfor støtter Retendo Academic både sentral planlegging og planlegging delegert til kursansvarlige. Ved delegert planlegging utføres detaljplanlegging av den kursansvarlige, som deretter ber den planleggingsansvarlige om ønsket bemanning. Dette kan være en effektiv arbeidsmåte, særlig ved større avdelinger.
Teste forskjellige scenarioer for bedre beslutningsgrunnlag
Å eksperimentere med forskjellige scenarioer er et effektivt verktøy for å skape et bedre beslutningsgrunnlag, og i Retendo Academic er det enkelt å opprette og lagre egne scenarioer for ulike tidsperioder.
Automatisk beregning av kompetanseutviklingstid
Planleggerens rolle forenkles, fordi Retendo Academic automatisk beregner medarbeidernes kompetanseutviklingstid, noe som ofte kan være komplisert. Systemet beregner også automatisk administrativ tid.
Alltid aktuell informasjon
I Retendo Academic har planleggeren alltid tilgang til oppdatert informasjon takket være integrasjon med personal-, økonomi- og kurssystemene.
For den emneansvarlige
Hvem gjør hva på kurset, og når?
I Retendo Academic planlegger den kursansvarlige hvem som skal holde forelesninger, lede laboratoriearbeid, rette eksamensoppgaver osv. Dessuten planlegges tidsforbruk og tidspunkt for aktiviteter.
1
2
3
4
1
Valgfritt antall aktiviteter
Den kursansvarlige velger selv på hvilket detaljnivå planleggingen skal skje: det kan være for enkeltforelesninger eller for alle forelesninger.
2
Gantt-planlegging
Tidspunktet for gjennomføring av de ulike aktivitetene vises grafisk, noe som gir god oversikt.
3
Planlegging per medarbeider
Antall timer som hver medarbeider er planlagt for, på hver enkelt aktivitet.
4
Opprette forespørsel
Når planleggingen er klar, kan den kursansvarlige enkelt sende den planleggingsansvarlige ønsker om personalressurser for å gjennomføre kurset.
Hvem bemanner kurset?
Den kursansvarliges ønsker om bemanning av kurset sammenfattes i en oversikt. Den planleggingsansvarlige kan deretter enten godkjenne eller avvise ønskene.
1
2
1
Aktiviteter per person
Oversikt over aktiviteter en person er planlagt for. Dette er et nyttig grunnlag for den planleggingsansvarlige, som skal godkjenne eller avvise ønsker.
2
Ønsker om personale
Her vises hvilke bemanningsønsker som er forespurt, godkjent eller avvist av den planleggingsansvarlige.
Er kurset lønnsomt?
For hvert kurs vises en oversikt over budsjett, bemanning, inntekter, kostnader og resultat. Her går det tydelig frem om kostnadene dekkes, eller om budsjettet overskrides.
1
2
3
1
Planleggingsgrunnlag
Oversikt over nøkkeltall som brukes som grunnlag for budsjett og planlegging.
2
Overskrides budsjettet?
Bemanningen sammenlignes med kursets budsjett for å kontrollere at budsjettet ikke overskrides.
3
Er kurset lønnsomt?
Kursets beregnede inntekter og kostnader sammenlignes, og gir svar på om kurset er lønnsomt.
Beslutninger dokumenteres med egne notater
- Den kursansvarlige og planleggeren kan skrive egne notater om kurset som helhet, om aktiviteter og om bemanningsposter.
- Det er mulig å kontrollere hvem som kan se notatene, og et notat kan for eksempel vises for alle medarbeidere eller kun for planleggere.
For medarbeideren
En komplett arbeidsplan
Den viktigste visningen for medarbeideren er arbeidsplanen, der det fremgår hvilke kurs han/hun er satt opp på, og hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres for hvert enkelt kurs. Medarbeideren kan tydelig se om han/hun er under- eller overbooket, om kompetansen utnyttes og om han/hun får en god utvikling i arbeidet.
1
2
3
4
1
Oversikt over fravær
En tydelig oversikt over fravær gjør det mulig å planlegge effektivt når en medarbeider må erstattes.
2
Månedlig beleggsgrad
Medarbeideren kan kontrollere at han/hun ikke er overbooket. Hver måned med overbooking vises tydelig med en rød strek.
3
Detaljert planlegging
Medarbeideren kan se arbeidsoppgavene sine på kurset og når de skal utføres. Det er et godt utgangspunkt for egen detaljplanlegging.
4
Bedre samordning med kolleger
Ved å klikke på et kurs kan medarbeideren se hvilke andre kolleger som er involvert i samme kurs. Det gir bedre samordning og arbeidsfordeling.
Har stillingen riktig sammensetning?
Medarbeideren får også full oversikt over egen stilling, og kan kontrollere at den har riktig balanse med hensyn til bemanning og fordeling mellom ulike aktiviteter.
1
2
3
1
Oversikt over perioden
Medarbeiderens arbeidstid vises inndelt i fravær, bemannet tid og ledig kapasitet.
2
Fordeling av fravær
Medarbeideren får en tydelig oversikt over fravær per fraværstype.
3
Fordeling av arbeidsoppgaver
Medarbeideren får oversikt over hvordan egen arbeidstid er fordelt på opplæring, forskning, interne oppdrag og administrasjon. Medarbeideren kan dermed kontrollere at stillingen har en fordeling som avtalt.
Fordeler med Retendo Academic
- Alltid oppdatert arbeidsplan. Ettersom alle planleggere jobber i samme system, er medarbeidernes arbeidsplan alltid oppdatert.
- Tilgjengelig via nettet. Medarbeiderne får enkelt tilgang til arbeidsplanen sin via nettleseren – uansett hvor de befinner seg i verden.
- Fullstendig oversikt. Medarbeiderne får en fullstendig oversikt over stillingen sin, der alle kurs, prosjekter og løpende oppdrag er inkludert.
Digital signering i henhold til arbeidstidsavtalen
- Retendo Academic har en arbeidsflyt for digital signering av medarbeideres arbeidsplan.
- Alle signerte arbeidsplaner er låst og lagret, for at det skal være mulig å gå tilbake og se på dem i ettertid.
- Planleggeren ser en liste over hvilke medarbeidere som har godkjent planen sin, og kan gi en påminnelse til dem som ennå ikke har godkjent den.
For økonomen
Overholder vi budsjettet?
Retendo Academic gir en omfattende analyse av hvordan avdelingens totale inntekter er fordelt på opplæringsnivå, programmer og enkeltkurs, for å sikre at avdelingen holder seg innenfor de økonomiske rammene. For hvert kurs rapporteres inntekter og kostnader, og det fremgår tydelig hvilke kurs som har overskudd eller underskudd. Informasjonen gir et godt grunnlag for økonomiske beslutninger.
1
2
3
1
Summering av inntekter
Inntektene og kostnadene summeres for hele programmet, i dette tilfellet sykepleierutdanningen.
2
Inntekter per kurs
For hvert kurs beregnes forventede inntekter basert på antall studenter, poeng, gjennomstrømning og statlige tilskudd.
3
Kostnader for bemanningen
For hvert kurs beregnes også kostnader basert på bemanning og personalets lønn inklusiv ulike påslag.
Lønnskonteringsbilag i en fei
For den økonomiansvarlige kan det være en kamp å få inn bilag til lønnskonteringen. Retendo Academic løser dette ved å generere et komplett bilag, kontert og klart, basert på personalets bemanning. Retendo Academic håndterer også all kontering av inn- og utleid personale.
Enkel avstemming av leverandørfakturaer
I Retendo Academic er det mulig å registrere leverandører og konsulenter, herunder leverandørfakturaer. Når konsulentene bemanner ulike oppdrag, beregner systemet en bemanningskostnad per konsulent basert på konsulentens timepris. Når lærestedet mottar leverandørfakturaen for konsulenten, registreres og avstemmes den enkelt mot bemanningskostnaden i systemet.