Retendo Academic støtter hele læreanstaltens arbejdstidsplanlægningsproces. Medarbejdere, kursusansvarlige, planlæggere, økonomiansvarlige og ledelsen får rollespecifikke oversigter med de informationer, som de har brug for.
Den vigtigste oversigt for medarbejderen er arbejdstidsplanen, hvoraf det fremgår, hvilke kurser han/hun har, og hvilke arbejdsopgaver han/hun har i forbindelse med det respektive kursus. Medarbejderen kan tydeligt se, om han/hun er under- eller overbebyrdet, om hans/hendes kompetence kommer til sin ret, og om arbejdet giver ham/hende en god udvikling.
En tydelig sammenfatning af fravær muliggør en effektiv planlægning, når der skal findes en vikar til medarbejderen.
Medarbejderen kan holde øje med, at han/hun ikke bliver overbebyrdet. Hver måned med overbebyrdelse vises tydeligt med en rød streg.
Medarbejderen kan se sine arbejdsopgaver i forbindelse med kurset, og hvornår de skal udføres. Det er nyttig information for medarbejderens egen nærmere planlægning.
Ved at klikke på et kursus kan medarbejderen se, hvilke andre kolleger der er involveret i det samme kursus. Det giver en bedre koordinering og opdeling af arbejdet.
Medarbejderen får også en overskuelig opsummering af sin arbejdstidsplan for at sikre, at der er en fornuftig balance mellem bemanding og fordeling mellem forskellige aktiviteter.
Medarbejderens arbejdstid vises opdelt i fravær, bemandet tid og ledig kapacitet.
Medarbejderen får et tydeligt overblik over sit fravær fordelt på fraværstype.
Medarbejderen får et overblik over fordelingen af sin arbejdstid mellem uddannelse, forskning, interne opgaver og administration. Dermed kan medarbejderen sikre sig, at arbejdet er fordelt i henhold til den indgåede aftale.
I Retendo Academic planlægger den kursusansvarlige, hvem der skal forelæse, stå for laboratorieforsøg, rette opgaver med mere. Derudover planlægges tidsforbruget, og hvornår aktiviteterne skal foregå.
Den kursusansvarlige vælger selv, hvilket detaljeniveau planlægningen skal foregå på, fx planlægning af hver enkelt forelæsning eller en samlet planlægning for alle forelæsninger.
Tidspunktet for de forskellige aktiviteters udførelse vises grafisk for at give en tydelig oversigt.
Antal timer, som hver medarbejder er blevet tildelt i planlægningen på den respektive aktivitet.
Når planlægningen er færdig, kan den kursusansvarlige nemt sende den til den planlægningsansvarlige med sine ønsker om personaleressourcer til kurset.
Den kursusansvarliges ønsker om bemanding af kurset opsummeres i en kursusoversigt. Den planlægningsansvarlige kan derefter vælge at godkende eller afvise ønskerne.
Opsummering af de aktiviteter, en person er blevet tildelt i planlægningen. Det giver et godt grundlag for den planlægningsansvarlige, der skal godkende eller afvise ønskerne
Her kan man se den ønskede bemanding, og hvilke bemandingsønsker der er blevet godkendt eller afvist af den planlægningsansvarlige.
For hvert kursus vises en opsummering af budget, bemanding, indtægter, udgifter og resultat. Her kan man tydeligt se, om kurset kan bære sig selv, eller om budgettet overskrides.
Opsummering af nøgletal, der anvendes som grundlag for budget og planlægning.
Bemandingen sammenlignes med budgettet for kurset for at sikre, at budgettet ikke bliver overskredet.
Kursets beregnede indtægter og omkostninger beregnes og viser, om kurset kan bære sig selv.
Bemandingsoversigten er et vigtigt værktøj for planlæggeren, som gør det enkelt at se, hvilke medarbejdere der er henholdsvis over- og underbebyrdede, og hvor meget tid der er tilgængelig til bemanding.
Visningerne kan filtreres, fx efter personalekategori og bemandingsgrad. Her vises kun ansatte medarbejdere med en bemandingsgrad på over 80 %.
Her får man en foreløbig indikation af, om medarbejdere er over- eller underbebyrdede. Planlæggeren kan derefter via arbejdstidsplanen analysere, hvad dette skyldes og iværksætte passende tiltag.
Her kan planlæggeren se, om en person er efterspurgt af en kursusansvarlig. Planlæggeren kan derefter gå videre til arbejdstidsplanen og se mere detaljerede oplysninger om, hvad de efterspurgte timer skal anvendes til og godkende eller afvise anmodningen.
Arbejdsgiverens arbejdsmiljøansvar indebærer blandt andet at sikre, at personalet ikke bliver overbebyrdede og dermed risikerer at blive udbrændte. I denne visning får planlæggeren en månedsoversigt over personalets bemandingsgrad, så vedkommende allerede på planlægningsstadiet kan iværksætte tiltag, der giver en jævn arbejdsbelastning.
Det kan være en udfordring for planlæggere at få information om personalets faktiske fravær. Takket være Retendo Academics integration med læreanstaltens personalesystem får planlæggeren automatisk alle informationer om fravær overført og præsenteret på en overskuelig måde. Derefter kan planlæggeren justere arbejdstidsplanen, så den tager højde for personalets faktiske fravær.
Takket være en tydelig oversigt over personalets fravær, fx ferie, sygdom og orlov, kan planlæggeren se, hvordan det faktiske fravær påvirker hver enkelt persons bemandingsbare tid.
Konverteringsfunktionen henter det faktiske fravær fra personalesystemet til arbejdstidsplanen.
Hvis det faktiske fravær, der importeres fra personalesystemet, adskiller sig fra det planlagte fravær, der vises i tabellen ovenfor, kan planlæggeren enkelt flytte det faktiske fravær over til arbejdstidsplanen.
Alle kurser og projekter grupperes i porteføljer for at skabe en god struktur og opfølgning pr. portefølje.
Her sikrer man, at kurser og projekter ikke bliver overbemandet i forhold til budgettet.
Her kan man se en grafisk oversigt over, hvornår kurserne og projekter starter og slutter.
Her vises hver enkelt persons bemanding på kurser og projekter. Den anvendes for eksempel til at formidle bemandingen til personalet eller som en støtte i planlæggerens bemandingsarbejde.
Her vises fordelingen af en persons samlede bemanding på kurser og projekter.
Her vises det antal timer, der er nødvendige for at gennemføre forskellige uddannelser.
Hele opsummeringen kan eksporteres til Microsoft Excel.
For at planlæggeren skal kunne færdiggøre planlægningen, inden personalet får den at se, er der en skjult planlægningstilstand i Retendo Academic. Når planlægningen er færdig, vælger planlæggeren at publicere den for personalet. På den måde undgår man unødvendige spørgsmål og misforståelser på grund af en halvfærdig planlægning.
Når det planlagte arbejde er udført, og afstemningen er gennemført, kan planlæggeren låse planlægningen retroaktivt for at forhindre utilsigtede ændringer af oplysningerne.
Arbejdsmetoden ved arbejdstidsplanlægning kan variere en del fra institut til institut på en læreanstalt. Derfor understøtter Retendo Academic både central planlægning og planlægning, der er uddelegeret til kursusansvarlige. Ved uddelegeret planlægning udføres den nærmere planlægning af den kursusansvarlige, som derefter sender sine bemandingsønsker til den planlægningsansvarlige. Det kan være en yderst effektiv måde at arbejde på, især på større institutter.
Et effektivt værktøj til at udarbejde et komplet beslutningsgrundlag er at arbejde med forskellige scenarier, og i Retendo Academic er det nemt at oprette og gemme forskellige scenarier til forskellige perioder.
Planlæggerens rolle forenkles ved, at Retendo Academic automatisk beregner medarbejdernes efteruddannelsestid. Det er en beregning, som i en del tilfælde kan være ret kompliceret. Systemet beregner også administrationstid automatisk.
I Retendo Academic har planlæggeren altid adgang til opdaterede informationer til sin planlægning takket være integrationen med personale-, økonomi- og kursussystemerne.
Retendo Academic gør det muligt at foretage en grundig analyse af, hvordan instituttets samlede indtægter er fordelt på uddannelsesniveau, program og enkelte kurser for at sikre, at instituttet holder sig inden for de økonomiske rammer. For hvert kursus vises indtægter og udgifter, så man tydeligt kan se, hvilke kurser der giver henholdsvis overskud og underskud. Informationerne giver et solidt beslutningsgrundlag for iværksættelse af økonomiske tiltag.
Indtægterne og udgifterne opsummeres for hele programmet, i dette tilfælde sygeplejerskeuddannelsen.
For hvert kursus beregnes de forventede indtægter baseret på antal studerende, point, gennemstrømning og såkaldte prisssedler.
For hvert kursus beregnes udgifter baseret på bemandingen og personalets lønninger inklusive diverse tillæg.
For den økonomiansvarlige kan det være en udfordring at få adgang til dokumentation til bogføring af løn. Retendo Academic løser dette ved at generere komplet dokumentation, bogført og klar, baseret på personalets bemanding. Retendo Academic håndterer også al bogføring af ind- og udlånt personale.
I Retendo Academic er der mulighed for at registrere leverandører og konsulenter inklusive leverandørfakturaer. Når konsulenterne er ude på forskellige opgaver, beregner systemet en bemandingsomkostning pr. konsulent baseret på konsulentens timepris. Når læreanstalten modtager leverandørfakturaen for konsulenten, registreres den, og den kan enkelt afstemmes i forhold til bemandingsomkostningen i systemet.