Vi kan tjänsteplanering för lärosäten

Retendo Academic stödjer hela lärosätets tjänsteplaneringsprocess. Medarbetare, kursansvarige, planerare, ekonomiansvarig och ledningen får rollspecifika vyer med den information de behöver.

FÖR MEDARBETAREN

En komplett tjänstgöringsplan

Den viktigaste vyn för medarbetaren är tjänstgöringsplanen, i vilken det framgår vilka kurser hen är planerad på och vilka arbetsuppgifter hen har i respektive kurs. Medarbetaren ser tydligt om hen är under- eller överbelagd, om hens kompetens tillvaratas och om hen får en bra utveckling i arbetet.

1
2
3
4
1

Överblick över frånvaro

En tydlig sammanställning över frånvaron möjliggör en effektiv planering när medarbetaren behöver ersättas.

2

Månadsvis beläggningsgrad

Medarbetaren kan bevaka att hen inte är överbemannad. Varje månad med överbeläggning visas tydligt med ett rött streck.

3

Detaljerad planering

Medarbetaren ser sina arbetsuppgifter i kursen och när dessa ska utföras. Det blir ett bra underlag för den egna detaljplaneringen.

4

Bättre samordning med kollegor

Genom att klicka på en kurs kan medarbetaren se vilka andra kollegor som är delaktiga i samma kurs. Detta leder till bättre samordning och uppdelning av arbetet.

Har din tjänst rätt sammansättning?

Medarbetaren får också en översiktlig sammanställning över sin tjänst för att säkerställa att den har rätt balans vad avser bemanning och fördelning mellan olika aktiviteter.

1
2
3
1

Sammanställning för perioden

Medarbetarens arbetstid visas nedbruten på frånvaro, bemannad tid och ledig kapacitet.

2

Fördelning av frånvaro

Medarbetaren får en tydlig bild över sin frånvaro per frånvarotyp.

3

Fördelning av arbetsuppgifter

Medarbetaren får en överblick över fördelningen av den egna arbetstiden mellan utbildning, forskning, interna uppdrag och administration. Medarbetaren kan därmed säkerställa att tjänsten fördelas enligt överenskommelse.

Fördelar med Retendo Academic

  • Alltid uppdaterad tjänstgöringsplan Eftersom alla planerare arbetar i ett och samma system är medarbetarens tjänstgöringsplan alltid uppdaterad.
  • Tillgänglig via webben Medarbetarna kan enkelt nå sina tjänstgöringsplaner via en webbläsare, var de än befinner sig i världen.
  • Komplett sammanställning Medarbetaren får en komplett sammanställning över sin tjänst där alla kurser, projekt och löpande uppdrag ingår.

Digital signering enligt arbetstidsavtalet

  • Retendo Academic har ett arbetsflöde för medarbetarnas digitala signering av sin tjänstgöringsplan.
  • Alla signerade tjänstgöringsplaner är låsta och sparade för att man ska kunna gå tillbaka och titta på dem i efterhand.
  • Planerare ser en lista på vilka medarbetare som hittills har godkänt sin plan och kan påminna de medarbetare som ännu inte har godkänt planen.
FÖR DEN KURSANSVARIGE

Vem gör vad och när i kursen?

I Retendo Academic planerar den kursansvarige vem som ska föreläsa, leda laborationer, rätta tentor med mera. Dessutom planeras tidsåtgång och när i tiden aktiviteterna ska ske.

1
2
3
4
1

Valfritt antal aktiviteter

Den kursansvarige väljer själv vilken detaljnivå planeringen ska ske på: t.ex. på enskilda föresläsningar eller totalt för alla föreläsningarna.

2

Gantt-planering

När i tiden de olika aktiviteterna är tänkta att utföras visas grafiskt för en tydlig översikt.

3

Planering per medarbetare

Antal timmar som varje medarbetare är planerad, på respektive aktivitet.

4

Skapa efterfrågan

När planeringen är klar kan den kursansvarige enkelt skicka till den planeringsansvarige sitt önskemål om personalresurser för att genomföra kursen.

Vem är bemannad på kursen?

Den kursansvariges önskemål om bemanning av kursen sammanställs i en översikt för kursen. Den planeringsansvarige kan sedan välja att godkänna eller avslå önskemålen.

1
2
1

Aktiviteter per person

Sammanställning över de aktiviteter en person är planerad på. Detta ger ett bra underlag för den planeringsansvarige, som ska godkänna eller avslå önskemålen.

2

Önskemål om personal

Här syns vilka önskemål om bemanning som är efterfrågade, godkända respektive avslagna av den planeringsansvarige.

Är kursen lönsam?

För varje kurs visas en sammanställning över budget, bemanning, intäkter, kostnader och resultat. Här syns tydligt om kursen bär sina kostnader eller om budgeten överskrids.

1
2
3
1

Underlag för planering

Sammanställning över nyckeltal som används som underlag för budget och planering.

2

Överskrids budget?

Bemanningen jämförs med budgeten för kursen, för att säkerställa att budgeten inte överskrids.

3

Bär kursen sina kostnader?

Kursens beräknade intäkter och kostnader jämförs och ger svar på frågan om kursen bär sina kostnader.

Beslut dokumenteras med egna noteringar

  • Den kursansvarige och planeraren kan skriva egna noteringar på kursen som helhet, på aktiviteter och på bemanningsposter.
  • Vilka som kan se noteringarna går att styra, och en notering kan till exempel visas för alla medarbetare eller bara för planerare.
FÖR PLANERARE

Snabb översikt för vidare analys

Bemanningsöversikten är ett viktigt verktyg för planeraren och hjälper hen att se vilka medarbetare som är under- respektive överbemannade och hur mycket tid som finns tillgänglig för bemanning.

1
2
3
1

Filtrering

Vyerna kan filtreras på till exempel personalkategori och bemanningsgrad. Här visas bara anställd personal med en beläggningsgrad högre än 80%.

2

Bemannad

Här ges en första indikation på om personal är över- eller underbemannad. Planeraren kan sedan via tjänstgöringsplanen analysera vidare vad detta beror på och vidta lämpliga åtgärder.

3

Efterfrågat i förhållande till ej bemannat

Planeraren ser här om en person är efterfrågad av en kursansvarig. Planeraren kan sedan gå vidare till tjänstgöringsplanen för att se i detalj vad de efterfrågade timmarna ska användas till, och där godkänna eller avslå efterfrågan.

Undvik utbrändhet innan den inträffar

Arbetsgivarens arbetmiljöansvar innebär bland annat att personalen inte ska vara överbemannad och riskera utbrändhet. I denna vy får planeraren en månadsöversikt över personalens bemanningsgrad och kan redan i planeringsstadiet vidta åtgärder för en jämn arbetsbelastning.

Alltid aktuell information om faktisk frånvaro

En utmaning för planerare är att få information om personalens faktiska frånvaro. Tack vare Retendo Academics integration med lärosätets personalsystem får planeraren all faktisk frånvaro automatiskt överförd och presenterad på ett överskådligt sätt. Sedan kan planeraren justera tjänstgöringsplanen för att ta hänsyn till personalens faktiska frånvaro.

1
2
3
1

Frånvaro

Tack vare en tydlig överblick över personalens frånvaron, såsom semester, sjukdom och tjänstledighet, kan planeraren se hur den faktiska frånvaron påverkar personens bemanningsbara tid.

2

Konvertera

Konverteringsfunktionen lyfter in all faktisk frånvaro från personalsystemet i tjänstgöringsplanen.

3

Utfall frånvaro

Om den faktiska frånvaron som importeras från personalsystemet skiljer sig från den planerade frånvaron som visas i tabellen ovanför, kan planeraren enkelt lyfta in den faktiska frånvaron i tjänstgöringsplanen.

Ordning och reda på kurser och projekt

1
2
3
1

Organisera i portföljer

Alla kurser och projekt grupperas i portföljer för att få en bra struktur samt uppföljning per portfölj.

2

Jämför budget och bemannat

Här säkerställs att kurser och projekt inte överbemannas i förhållande till budgeten.

3

Gantt-översikt

En grafisk översikt över när kurserna och projekten börjar och slutar ges här.

Projekt, kurs och personal i en och samma vy

Vyn visar varje persons bemaning på kurser och project. Den används till exempel för att kommunicera bemanningen till personalen eller som ett stöd för planeraren i sitt bemanningsarbete.

1
2
3
1

Sammanställning per person

Här visas fördelningen av en persons hela bemanning på kurser och projekt.

2

Sammanställning per portfölj

Här visas antal timmar som behövs för att genomföra olika utbildningar.

3

Exportera till Excel

Hela sammanställningen kan exporteras till Microsoft Excel.

Kraftfulla funktioner för planeraren

Dold planering för att undvika missförstånd

För att planeraren ska kunna göra klart planeringen innan personalen tar del av den, finns ett dolt planeringsläge i Retendo Academic. När planeringen är klar väljer planeraren att publicera den för personalen. På detta sätt förhindras onödiga frågor och missförstånd baserade på en halvfärdig planering.

Förhindra oavsiktiga ändringar

Efter att planerat arbete är utfört och avstämningen genomförd, kan planeraren låsa planeringen bakåt i tiden för att förhindra oavsiktliga ändringar av uppgifterna.

Centraliserad eller delegerad planering

Arbetssättet vid tjänsteplanering kan variera stort mellan olika institutioner inom lärosätet. Därför stödjer Retendo Academic både central planering och planering delegerad till kursansvariga. Vid delegerad planering utförs detaljplanering av den kursansvarige som sedan äskar önskad bemanning från den planeringsansvarige. Detta kan vara ett mycket effektivt arbetssätt, framför allt på större institutioner.

Testa olika scenarier för bättre beslutsunderlag

Att laborera med olika scenarier är ett kraftfullt verktyg för att få fram ett mer komplett beslutsunderlag, och i Retendo Academic är det enkelt att skapa och spara egna scenarier för olika tidsperioder.

Automatisk uträkning av komptensutvecklingstid

Planerarens roll förenklas tack vare att Retendo Academic automatiskt räknar ut medarbetarnas kompetensutvecklingstid, en uträkning som i vissa situationer kan vara komplicerad. Även administrationstiden räknas ut automatiskt av systemet.

Alltid aktuell information

I Retendo Academic har planeraren alltid tillgång till uppdaterad information för sin planering, tack vare integrationen med personal-, ekonomi- och kurssystemen.

FÖR EKONOMEN

Håller vi budgeten?

Retendo Academic möjliggör en gedigen analys av hur institutionens totala intäkter fördelas på utbildningsnivå, program och enskilda kurser, för att säkerställa att institutionen håller sig inom den ekonomiska ramen. För varje kurs redovisas intäkter och kostnader och det blir tydligt vilka kurser som har ett överskott respektive ett underskott. Informationen ger ett bra beslutsunderlag för ekonomiska ställningstaganden.

1
2
3
1

Summering av intäkter

Intäkterna och kostnaderna summeras för hela programmet, i detta fall sjuksköterskeutbildningen.

2

Intäkter per kurs

För varje kurs beräknas förväntade intäkter baserade på antal studenter, poäng, genomströmning och så kallade prislappar.

3

Kostnader för bemanningen

För varje kurs beräknas också kostnader baserade på bemanning och personalens löner inklusive olika påslag.

Lönekonteringsunderlag utan ansträngning

För den ekonomiansvarige kan det vara kämpigt att få in underlag för kontering av löner. Retendo Academic löser detta genom att generera ett komplett underlag, konterat och klart, utifrån personalens bemanning. Retendo Academic hanterar också all kontering för in- och utlånad personal.

Enkel avstämning av leverantörsfakturor

I Retendo Academic finns möjlighet att registrera leverantörer och konsulter inklusive leverantörsfakturor. När konsulterna bemannas på olika uppdrag räknar systemet ut en bemanningskostnad per konsult baserad på konsultens timpris. När lärosätet får leverantörsfakturan för konsulten registreras den och den stäms enkel av mot bemanningskostnaden i systemet.