”Systemet bliver et arbejdsmiljøredskab for ledere”

Når man arbejder med et system som et team, udtaler man sig også som et team. Eller i dette tilfælde som en duo, eftersom universitetsadjunkterne Maria Radeskog og Madelene Klockervold på afdelingen for sundheds- og plejevidenskab på Högskolan i Gävle samarbejder om at planlægge arbejdstider ved hjælp af Retendo Academic.

Högskolan i Gävle begyndte i 2013 at bruge Retendo Academic til planlægning af arbejdstider, men systemet blev først taget i brug på afdelingen for sundheds- og plejevidenskab i 2020. Madelene Klockervold var ikke med fra start, men har i dag ansvaret for systemet på afdelingen sammen med Maria Radeskog.

– Vi har løbende udviklet vores arbejde og sørger for at mødes jævnligt, alt efter hvor høj arbejdsbelastningen er, fortæller Maria. I gennemsnit arbejder vi med systemet otte timer om ugen.

Skolen har tre akademier, og Maria og Madelene arbejder på akademiet for sundhed og arbejdsliv på afdelingen for sundheds- og plejevidenskab. Afdelingen har 70-80 ansatte.

– Vores afdeling er den, der har flest ansatte, og det er rigtig rart, at vi er to om at have ansvaret for planlægningsværktøjet. Det er mindre sårbart, end hvis én person har ansvaret alene. De andre afdelinger har også indset, hvor praktisk systemet er, så vi er blevet en slags ”interne undervisere”, konstaterer både Maria og Madelene.

Planlægningen kan enkelt uddelegeres til de kursusansvarlige

På afdelingen håndterer hver enkelt kursusansvarlig selv planlægningen for sin uddannelse i Retendo Academic. Eftersom grunduddannelsen til sygeplejerske består af 14 kurser med mellem 85 og 140 studerende på hvert kursus, ser Madelene og Maria store fordele ved, at de kursusansvarlige har ansvaret for deres eget kursus og budget.

Maria og Magdalena synes, at det fungerer rigtig godt med uddelegering af planlægningen i Retendo Academic. Når der skal planlægges arbejdstider, giver Maria og Madelene besked til de kursusansvarlige, som derefter planlægger deres respektive kurser i Retendo Academic. Som planlægningsansvarlige kan Maria og Madelene derefter færdiggøre arbejdstidsplanlægningen for hele afdelingen. Eftersom alle bruger det samme system, er processen enkel, tydelig og ensartet. Alle ved, hvilken rolle de har, og hvad de skal gøre.

Maria og Madelene støtter alle medarbejdere, laver tjeklister, sørger for, at materialet er let tilgængeligt og udveksler erfaringer med alle medarbejdere. De to kolleger har også oprettet et dokument med fælles rutiner for de kursusansvarlige, som nu gælder for hele akademiet.

Tydeligt overblik sparer tid og penge

Maria og Madelene kan konstatere, at de takket være Retendo Academic får et både korrekt og samlet overblik over, hvordan personalet arbejder i løbet af året. Tidligere oplevede de, at planlægningen blev mere tilfældig, mens alt er mere korrekt og nemmere at sammenligne nu.

– Vi har sparet masser af tid og penge med Retendo Academic. Vi har et godt overblik over alle kurserne, og vi har fuldstændig styr på det meste, der foregår. Et konkret eksempel, hvor vi har stor nytte af systemet, er, når vi har et fag på et kursus, som skal løbe over flere semestre, hvor man gerne vil have den samme underviser på hele uddannelsen.  Så giver systemet os et godt overblik over ressourcerne og gør det nemt at sætte den rigtige person ind på det rigtige sted, siger Maria.

Nemmere for arbejdsgiveren at opfylde sit arbejdsmiljøansvar

Som arbejdsgiver har læreanstalten et stort ansvar for personalets arbejdsmiljø, og en vigtig bestanddel i dette arbejde er at sikre, at personalet ikke er overbebyrdet i en længere periode, så de risikerer at blive ramt af udmattelsessyndrom.

– Retendos arbejdstidsplanlægningssystem fungerer som et arbejdsmiljøredskab for ledere med personaleansvar, forklarer Maria. En ansat kan få det dårligt af at arbejde 120 procent en måned, selvom arbejdsbyrden kun er 80 procent måneden efter. I Retendo Academic fremgår det tydeligt, når en ansat har en for høj arbejdsbelastning.

Muligheden for at få overblik over arbejdsopgaverne og fordele dem i Retendo Academic gør det nemmere for lederne at lette arbejdsbyrden, inden den bliver et arbejdsmiljøproblem.

Nemmere for de ansatte at planlægge deres arbejde

Også personalet oplever, at Retendo er værdifuldt som en hjælp til at planlægge arbejdet. Takket være systemet ved de i forvejen, hvornår der kommer toppe og dale, så de kan planlægge ud fra det.

– Jeg oplever det i mit eget arbejde som specialist i behandling af børn. Nogle gange kan jeg selv se, at jeg ikke kan nå alt det, der er planlagt, og så er jeg nødt til at fjerne noget for at få balance i tingene. Retendo Academic giver et godt overblik og kan være en stor hjælp i forhold til ansatte, der har sagt ja til for meget og har en høj arbejdsbelastning – både nu og i fremtiden, siger Maria.

Medarbejderne kan tage et større ansvar for deres arbejdssituation

Retendo Academic har også bidraget til, at medarbejderne har kunnet tage et større ansvar for deres arbejdssituation, hvilket personalet sætter pris på.

– Vi sætter os sammen med alle nyansatte og lærer dem, hvordan systemet fungerer, så de selv kan tage ansvar for deres arbejdstid. Vi mærker en stor tillid fra flere medarbejdere, der har indset, at de tidligere arbejdsmetoder med Excel er et overstået kapitel. Vores mål er, at alt i systemet skal være transparent for den enkelte medarbejder, som med jævne mellemrum kan gå ind i Retendo Academic og tjekke, at alt ser korrekt ud. Systemet er tydeligt, brugervenligt og overskueligt for alle. Vi synes, at det er superspændende at arbejde med det her, siger Madelene.

Madelene og Maria er generelt meget tilfredse med Retendo Academic. Systemet udvikles løbende i takt med kundernes behov, og eventuelle bugs bliver hurtigt løst. Nogle opdateringer implementeres hurtigt, og en vigtig del af Madelene og Marias arbejde er at informere medarbejderne i god tid. Der findes dog tjeklister som støtte, og planlæggerne får god hjælp fra Retendos support.