”Systemet blir ett arbetsmiljöredskap för cheferna”

När man jobbar i team med ett och samma system, då uttalar man sig även som team. Eller duo i det här fallet, då universitetsadjunkterna på avdelningen för hälso- och vårdvetenskap på Högskolan i Gävle, Maria Radeskog och Madelene Klockervold, samarbetar kring tjänsteplaneringen med hjälp av Retendo Academic.

2013 började Högskolan i Gävle använda Retendo Academic i sitt tjänsteplaneringsarbete men det var först 2020 som systemet lanserades på avdelningen för hälso- och vårdvetenskap. Madelene Klockervold var inte med från början men ansvarar nu tillsammans med Maria Radeskog för systemet på avdelningen.

– Vi har utvecklat arbetet hela tiden och beroende på belastning siktar vi på regelbundna träffar, berättar Maria. I snitt jobbar vi åtta timmar i veckan med systemet.

Högskolan har tre akademier och Maria och Madelene jobbar inom akademin för hälsa och arbetsliv, på avdelningen för hälso- och vårdvetenskap. Avdelningen har 70–80 medarbetare.

– Vi har flest medarbetare på vår avdelning och det känns väldigt bra att vara två som är ansvariga för planeringsverktyget. Det är mindre sårbart än om en person har ensamt ansvar. De andra avdelningarna har också insett nyttan med systemet och vi har blivit lite ”internutbildare” här, konstaterar både Maria och Madelene.

Planeringen delegeras enkelt till kursansvariga

På avdelningen sköter varje kursansvarig planeringen i Retendo Academic för sin respektive kurs. Och eftersom grundutbildningen till sjuksköterska har 14 kurser och mellan 85 och 120 studenter i varje, ser Madelene och Maria stora fördelar med att de kursansvariga ansvarar för sin egen kurs och budget.

Maria och Madelene tycker att arbetssättet att delegera planeringen i Retendo Academic till de kursansvariga fungerar mycket bra. När det är dags att tjänsteplanera meddelar Maria och Madelene de kursansvariga som då planerar sina respektive kurser i Retendo Academic. Som planeringsansvariga kan Maria och Madelene sedan färdigställa tjänsteplaneringen för hela avdelningen. Tack vare att alla använder samma system är processen enkel, tydlig och enhetlig. Alla vet sin roll och vad de ska göra.

Maria och Madelene stöttar alla medarbetare, gör lathundar, ser till att material är lättåtkomligt och utbyter erfarenheter med medarbetarna. De båda kollegorna har också skapat dokument med gemensamma rutiner för de kursansvariga, som sedan har blivit akademigemensamma.

Tydlig översikt sparar både tid och pengar

Med hjälp av Retendo Academic konstaterar Maria och Madelene att de får en både korrekt och samlad bild av hur personalen jobbar hela året. Tidigare upplevde de planeringen som mer godtycklig, medan allt är mer konkret och lättare att jämföra nu.

– Vi har sparat in mycket tid och pengar med Retendo Academic. Vi har bra översikt över alla kurserna och vi har full inblick i det mesta som pågår. Ett konkret exempel då vi har stor nytta av systemet är när man har ett kursämne som man vill utveckla under flera terminer och man därför önskar behålla samma lärare under hela utbildningen. Då ger oss systemet en bra överblick över resurserna och vi kan enkelt planera för rätt person på rätt plats, säger Maria.

Lättare för arbetsgivaren att uppfylla sitt arbetsmiljöansvar

Som arbetsgivare har lärosätet ett stort ansvar för personalens arbetsmiljö och en viktig del i detta arbete är att säkerställa att personalen inte är överbemannad en längre tid med risk att de drabbas av utmattningssyndrom.

– Retendos tjänsteplaneringssystem fungerar som ett arbetsmiljöredskap för chefer med personalansvar, förklarar Maria. En anställd kan må dåligt av att det är 120 procent jobb en månad, även om det bara är 80 procent månaden därpå. I Retendo Academic framgår tydligt när någon får en hög arbetsbelastning.

Möjligheten att överblicka och fördela arbetsuppgifterna i Retendo Academic gör det enklare för cheferna att avvärja arbetsbelastningen innan den blir ett arbetsmiljöproblem.

Personalen kan lättare planera sin arbetssituation

Även personalen upplever Retendo Academic som en värdefull hjälp för att planera sin arbetssituation. Tack vare systemet vet de i förväg när topparna och dalarna kommer och kan planera efter det.

– Jag märker det i mitt eget arbete som specialist inom barnsjukvård. Ibland ser jag själv att jag inte har tid för allt som är planerat och då får jag plocka bort något annat så det blir jämvikt. Retendo Academic är ett lättöverskådligt verktyg som kan vara till hjälp vid hög arbetsbelastning hos en medarbetare för att man har tagit på sig för mycket – nu och framåt, säger Maria.

Medarbetarna kan ta mer ansvar för sin arbetssituation

Retendo Academic har också bidragit till att medarbetarna har kunnat ta ett större ansvar för sin arbetssituation, vilket uppskattas av personalen.

– Vi har sittningar med alla nya medarbetare så att de blir insatta i systemet och lär sig att ta ett eget ansvar för sin arbetstid. Vi får ett stort förtroende från flera medarbetare som har insett att tidigare arbetssätt med Excel är historia. Vårt mål är att allt ska vara transparent i systemet för den enskilda medarbetaren som regelbundet ska kunna gå in i Retendo Academic och se att allting är korrekt. Systemet är tydligt, begripligt och överskådligt för alla. Vi tycker det är jätteroligt att jobba med det här, säger Madelene.

Generellt är Madelene och Maria mycket nöjda med Retendo Academic. Systemet utvecklas kontinuerligt i takt med kundernas behov och eventuella buggar åtgärdas snabbt. Vissa uppdateringar görs raskt, och en viktig del i Madelenes och Marias jobb är att informera medarbetarna i tid. Det finns dock lathundar att ta till och planerarna har stor hjälp av Retendos support.