Det kan gjennomføres flere tusen ulike eksamener på et lærested hvert år. Retendo Exam tilbyr effektiv støtte for hele arbeidsprosessen fra reservasjon, planlegging og bemanning av eksamener til vaktplaner for eksamensvakter og rapportering.
Hver institusjon kan selv legge inn og administrere reservasjoner av kommende eksamener og få løpende tilbakemeldinger angående planlegging, bemanning og rapportering. Eksamensreservasjoner kan kopieres mellom semestrene. Hvis reservasjonen skjer i et eksternt system, kan de enkelt importeres enten manuelt eller via en integrasjon. Når studenter med særskilte behov registrerer seg, kompletteres reservasjonen med informasjon man siden trenger til planleggingen.
Innkommende eksamensreservasjoner planlegges på ulike datoer og i ulike rom. Det er viktig at man velger egnede rom til eksamenen og tar hensyn til behovet for utstyr eller behovene til spesifikke studenter. Ved behov kan man dele opp eksamener for å avvikle dem i flere rom. Studenter med særskilte behov kan plasseres på bestemte steder i rommet eller i egne rom.
Arbeidstidsplanlegging stiller krav til god oversikt over aktuelle arbeidsskift, skiftenes status og eksamensvaktenes tilgjengelighet og kompetanse. Viktig informasjon om skiftet er hvilken eksamen som skal avvikles, hvilke behov ulike studenter har og muligheten til å se endringslogger og skrive instruksjoner til vaktene.
Her vises en liste over alle arbeidsskift for dagen.
Bemanningen for skiftet vises sammen med informasjon om eksamenene og instruksjoner.
Arbeidsskiftene tildeles eksamensvakter med en enkel dra- og slipp-funksjon.
De timene en eksamensvakt er tilgjengelig, vises i grønt for en bestemt dag og for hele måneden.
Alla vakter får sin egen innlogging der de kan se arbeidsskiftene sine, hvilke andre eksamensvakter som er tildelt samme skift og hvilke eksamener som skal avvikles i det aktuelle rommet. Vaktene kan angi når de er utilgjengelige for å lette bemanningen. Etter et gjennomført skift kan vaktene rapportere antall tilstedeværende studenter og tidsbruk.
Her vises informasjon om skiftet.
Eksamensvakten ser en liste over alle eksamensvaktene på skiftet.
Eksamenene som skal avvikles i løpet av skiftet, er oppført her.
Det er enkelt å hente ut rapporter som kan brukes som grunnlag for intern debitering, fra systemet. Rapportene viser gjennomført arbeidstid per eksamensvakt og antall meldte respektive tilstedeværende studenter per eksamen.
Det finnes et åpent API (application program interface) for ulike typer integrasjoner. Hvis det for eksempel brukes et eget reservasjonssystem for eksamener på lærestedet, vil integrasjonen gjøre det mulig å sende reserverte eksamener og arbeidsskift fra Retendo Exam til dette reservasjonssystemet.