”Vi har opnået en mere kvalitetssikker arbejdstidsplan”

Vi taler med Agnetha Holmgren på Högskolan Dalarna om hendes rolle som systemforvalter for Retendo Academic, og hvordan og hvor meget arbejdstidsplanlægningssystemet har forenklet arbejdet på læreanstalten.

Högskolan Dalarna påbegyndte projektet med overgangen til Retendo Academic i 2018, og siden 1. januar 2021 har alle dele af virksomheden anvendt Retendo til arbejdstidsplanlægning.

Tidsbesparende at have adgang til korrekte oplysninger

– Først og fremmest kan jeg sige, at Retendos arbejdstidsplanlægningssystem har givet os en langt mere kvalitetssikker arbejdstidsplanlægning, fortæller Agnetha.

– Tidligere havde vi ikke noget it-system til arbejdstidsplanlægning, men forskellige Excel-filer, hvilket vi havde ”varierende succes” med, siger Agnetha. Vi havde problemer med filer, der frøs, og det var svært at vide, hvilken version der var den nyeste.

I Excel-filerne var der desuden masser af fejlkilder såsom gamle kursuskoder, forkerte objekter m.m. Det gjorde, at man var nødt til at rette meget efterfølgende. Nu hentes oplysningerne i stedet fra skolens kildesystem, hvorved man opnår en større kvalitetssikring, hvilket blandt andet gør, at skolens økonomer sparer tid.

Et fælles system giver bedre overblik og opfølgning

I og med at hele læreanstalten nu bruger det samme system til arbejdstidsplanlægning, kan man lettere danne sig et overblik og hente økonomiske rapporter og anden dokumentation, som kan bruges til opfølgning. Det sparer tid og giver ledelsen et bedre beslutningsgrundlag.

Nemmere for lederne at fordele arbejdsbyrden

– Inden vi gik over til Retendo, var det læreren, der havde ansvaret for at planlægge sin arbejdstid for det kommende semester, men i Retendo har lederen hovedansvaret for planlægningen af personalets arbejdstid, forklarer Agnetha. Det gør, at lederen kan danne sig et overblik over arbejdsbyrden og finde løsninger, der skaber den bedste og mest balancerede løsning for personalet.

Lederne kan forhindre udmattelse

Agnetha fremhæver også arbejdsmiljøfordelene ved Retendo Academic, eftersom de ansvarlige ledere kan se lærernes planlagte arbejdsbelastning måned for måned og dermed, om der er behov for at justere planlægningen. Lærerne kan desuden når som helst og hvor som helst gå ind i systemet og få et godt overblik over deres arbejdstidsplanlægning samlet på ét sted. På den måde kan både ledere og medarbejdere identificere overbebyrdelse, som i værste fald kan føre til dårligt mentalt helbred og gribe ind på et tidligt tidspunkt og planlægge arbejdstiden bedre.

Færre manuelle beregninger

– En anden fordel er, at lederne nu slipper for en masse manuelle beregninger af fravær og arbejdstid for personale, der stopper eller starter i løbet af året. Systemet beregner det på samme måde for alle, så det er langt mere kvalitetssikkert og tidsbesparende, siger Agnetha.

Vigtigt at have gode rutiner

– Et generelt råd for at sikre, at man opnår det bedst mulige resultat, når man indfører et arbejdstidsplanlægningssystem, er at sørge for at have gode rutiner, inden man går i gang, fx hvordan skal vi arbejde, hvem gør hvad og så videre, forklarer Agnetha. God intern information og kommunikation og også vigtigt i processen. Hvis man starter i den ende, er værktøjet tydeligt og godt for alle.

– Jeg vil også fremhæve Retendos support, som er lydhør og god, afslutter Agnetha.