”Järjestelmästä tulee työympäristöä parantava työkalu esimiehille”

Kun työskennellään tiiminä samassa järjestelmässä, silloin myös esitetään lausuntoja tiiminä. Tai tässä tapauksessa duona, koska Gävlen korkeakoulun terveys- ja hoitotieteen osaston lehtorit Maria Radeskog ja Madelene Klockervold tekevät yhteistyötä työvuorosuunnittelussa Retendo Academic -järjestelmän avulla.

Vuonna 2013 Gävlen korkeakoulu alkoi käyttää Retendo Academic -järjestelmää työvuorosuunnittelussaan, mutta vasta vuonna 2020 järjestelmä otettiin käyttöön terveys- ja hoitotieteen osastolla. Madelene Klockervold ei ollut mukana alusta alkaen, mutta vastaa nyt järjestelmästä osastolla yhdessä Maria Radeskogin kanssa.

– Olemme kehittäneet työtä jatkuvasti ja kuormituksesta riippuen pyrimme järjestämään säännöllisiä tapaamisia, kertoo Maria. Työskentelemme järjestelmässä keskimäärin kahdeksan tuntia viikossa.

Korkeakoululla on kolme koulutuslaitosta ja Maria ja Madelene työskentelevät terveys- ja työelämän koulutuslaitoksella terveys- ja hoitotieteen osastolla. Osastolla on 70–80 työntekijää.

– Osastollamme on eniten työntekijöitä ja tuntuu erittäin hyvältä, että meitä on kaksi suunnittelutyökalusta vastaavaa. Se tuntuu vähemmän haavoittuvaiselta kuin jos yhdellä henkilöllä olisi kaikki vastuu. Muutkin osastot ovat havainneet järjestelmän hyödyn, ja meistä on tullut tässä eräänlaisia ”sisäisiä kouluttajia”, toteavat sekä Maria että Madelene.

Suunnittelu helppo delegoida kurssivastaaville

Osastolla jokainen kurssivastaava vastaa oman kurssinsa suunnittelusta Retendo Academic -järjestelmässä. Ja koska sairaanhoitajan peruskoulutus sisältää 14 kurssia, joista jokaisessa on 85–120 oppilasta, Madelene ja Maria ovat havainneet merkittävää hyötyä siitä, että kurssivastaavat vastaavat omasta kurssistaan ja budjetistaan.

Marian ja Madelenen mielestä suunnittelun delegointi Retendo Academic -järjestelmässä kurssivastaaville toimii erittäin hyvin. Kun on työvuorosuunnittelun aika, Maria ja Madelene ilmoittavat asiasta kurssivastaaville, jotka suunnittelevat omat kurssinsa Retendo Academic- järjestelmässä. Suunnitteluvastaavina Maria ja Madelene voivat sitten viimeistellä työvuorosuunnittelun koko osaston osalta. Koska kaikki käyttävät samaa järjestelmää, prosessi on helppo, selkeä ja yhtenäinen. Kaikki tietävät tehtävänsä ja oman vastuualueensa.

Maria ja Madelene tukevat kaikkia työntekijöitä, tekevät muistilistoja, varmistavat, että materiaali on helposti käytettävissä ja vaihtavat kokemuksia työntekijöiden kanssa. Molemmat ovat myös luoneet kurssivastaaville yhteisiä rutiineja sisältäviä asiakirjoja, joista on sitten tullut yhteisiä koko koulutuslaitoksen osalta.

Selkeä yleiskuva säästää sekä aikaa että rahaa

Retendo Academic -järjestelmän avulla Maria ja Madelene toteavat saavansa sekä tarkan että kokonaisvaltaisen kuvan siitä, miten henkilökunta työskentelee koko vuoden aikana. He pitivät aikaisempaa suunnitelmaa mielivaltaisempana, kun taas nyt kaikki on konkreettisempaa ja helpompaa verrata.

– Olemme säästäneet paljon aikaa ja rahaa Retendo Academic -järjestelmän ansiosta. Meillä on hyvä yleiskuva kaikista kursseista ja täydellinen kuva useimmista asioista. Järjestelmästä on meille konkreettista hyötyä esimerkiksi silloin, kun jotakin kurssiainetta halutaan kehittää useiden lukukausien aikana ja siksi halutaan pitää sama opettaja koko koulutuksen aikana. Silloin järjestelmä antaa meille hyvän yleiskuvan resursseista ja voimme helposti suunnitella saadaksemme oikean henkilön oikeaan paikkaan, sanoo Maria.

Työnantajan helpompi täyttää työympäristövastuunsa

Työnantajana oppilaitoksella on suuri vastuu henkilökunnan työympäristöstä ja tärkeä osa tätä työtä on varmistaa, ettei henkilökunta ole ylikuormitettu pitkän aikaa, jolloin riskinä on loppuun palaminen.

– Retendon työvuorosuunnittelujärjestelmä toimii työympäristöä parantavana työkaluna henkilöstövastuuta omaaville esimiehille, selittää Maria. Työntekijä saattaa voida huonosti, jos työaika on 120 prosenttia kuukaudessa, vaikka seuraavassa kuussa työaika olisi vain 80 prosenttia. Retendo Academic -järjestelmästä käy selvästi ilmi, jos työntekijällä on suuri työkuormitus.

Mahdollisuus saada yleiskuva työtehtävistä ja jakaa niitä Retendo Academic- järjestelmässä estää liiallisen työkuormituksen ennen kuin siitä tulee työympäristöongelma.

Henkilökunnan helpompi suunnitella työtilannettaan

Myös henkilökunta pitää Retendo Academic -järjestelmää arvokkaana apuna työtilanteen suunnittelussa. Järjestelmän ansiosta he tietävät etukäteen kiireellisten ja rauhallisempien jaksojen ajankohdat ja voivat suunnitella sen pohjalta.

– Huomaan sen omassa työssäni lasten terveydenhuollon asiantuntijana. Joskus huomaan itse, ettei minulla ole ollut aikaa kaikelle, mitä on suunniteltu, ja silloin minun täytyy karsia jotakin muuta tasapainon säilyttämiseksi. Retendo Academic on helpposelkoinen työkalu, josta voi olla apua tilanteessa, jossa työntekijä on ottanut vastaan liikaa töitä nyt ja jatkossa, ja työkuormitus on suuri, sanoo Maria.

Työntekijät voivat ottaa enemmän vastuuta työtilanteestaan

Retendo Academic -järjestelmän ansiosta työntekijät ovat myös voineet ottaa suurempaa vastuuta työtilanteestaan, mitä henkilökunta arvostaa.

– Järjestämme tapaamisia kaikkien uusien työntekijöiden kanssa, jotta he oppivat järjestelmän ja oppivat ottamaan omaa vastuuta työajastaan. Olemme saaneet lujaa luottamusta useilta työntekijöiltä, jotka ovat huomanneet, että aiemmin käytetyt Excel-tiedostot ovat historiaa. Tavoitteemme on, että kaikki olisi läpinäkyvää järjestelmässä kullekin työntekijälle, jonka tulee voida käydä säännöllisesti Retendo Academic -järjestelmässä varmistamassa, että tiedot pitävät paikkansa. Järjestelmä on selkeä, helpposelkoinen ja ymmärrettävä kaikille. Mielestämme on todella hauskaa työskennellä tämän järjestelmän kanssa, sanoo Madelene.

Yleisesti ottaen Madelene ja Maria ovat erittäin tyytyväisiä Retendo Academic -järjestelmään. Järjestelmää kehitetään jatkuvasti asiakkaiden tarpeiden mukaan ja mahdolliset virheet korjataan nopeasti. Jotkin päivitykset tehdään nopeasti ja tärkeä osa Madelenen ja Marian työtä on ilmoittaa päivityksistä työntekijöille ajoissa. Käytettävissä on kuitenkin muistilistoja ja suunnittelijoilla on suuresti apua Retendon tuesta.