”Vi har kvalitetssikret personalplanleggingen”

Vi har tatt en prat med Agnetha Holmgren ved Högskolan Dalarna om hennes rolle som systemadministrator for Retendo Academic og hvordan personalplanleggingssystemet har forenklet arbeidet ved høyskolen.

Ved Högskolan Dalarna startet de overgangen til Retendo Academic i 2018, og fra 1. januar 2021 har alle fakulteter brukt Retendo i personalplanleggingen.

Riktige opplysninger i systemet sparer tid

– Det er ingen tvil om at vi har kunnet kvalitetssikre personalplanleggingen vår takket være Retendo, sier Agnetha.

– Før hadde vi ikke noe IT-støttesystem for personalplanleggingen. I stedet brukte vi ulike Excel-filer, noe som bare fungerte sånn passe, forteller hun. Vi hadde problemer med filer som låste seg, og det var vanskelig å vite hva som var den siste versjonen.

I Excel-filene som ble brukt tidligere, var det også mange feilkilder, som gamle emnekoder, feil objekter osv. Det ble derfor mye å rette opp i forbindelse med oppfølging. Siden opplysningene nå hentes fra høyskolens kildesystem, er de i større grad kvalitetssikret, noe som blant annet sparer tid for økonomene.

Ett felles system gir bedre oversikt og oppfølging

I dag bruker hele lærestedet ett og samme system for personalplanlegging, noe som gjør det lettere å få oversikt og ta ut økonomiske rapporter og andre underlag for oppfølging. Det sparer tid og gir ledelsen et bedre beslutningsgrunnlag.

Enklere for lederne å planlegge arbeidsbelastningen

– Før vi gikk over til Retendo, var foreleserne selv ansvarlige for å levere inn personalplanleggingen sin for neste semester. I Retendo er det derimot lederen som har hovedansvaret for å planlegge personalets arbeidstid, forklarer Agnetha. På den måten får lederen oversikt over arbeidsbelastningen og kan finne løsninger som gir en optimal og balansert personalplanlegging.

Lederne kan forebygge utbrenthet

Agnetha vil også trekke frem arbeidsmiljøfordelene med Retendo Academic. Som ansvarlig leder får man oversikt over forelesernes planlagte arbeidsbelastning måned for måned og kan dermed se om planleggingen bør justeres. Foreleserne kan dessuten selv gå inn i systemet til enhver tid og få full oversikt over arbeidsplanen sin på ett og samme sted. Dermed kan både ledere og medarbeidere raskt oppdage overbooking og tidlig finne løsninger for å planlegge arbeidstiden bedre, slik at sykdom unngås.

Færre manuelle beregninger

– En annen fordel er at lederne nå slipper en rekke manuelle beregninger knyttet til fravær og arbeidstid for personale som begynner eller slutter i løpet av året. Systemet utfører beregningene på samme måte for alle, noe som er både kvalitetssikkert og tidsbesparende, sier Agnetha.

Gode rutiner er viktig

– Et generelt råd for å oppnå best mulig resultat når man skal implementere et personalplanleggingssystem, er å ha gode rutiner på plass på forhånd: hvordan skal vi jobbe, hvem gjør hva og så videre, forklarer Agnetha. God intern informasjon og kommunikasjon er også viktig i prosessen. Begynner man i den enden, vil alle oppleve verktøyet som tydelig og brukervennlig.

– Jeg vil også gi honnør til Retendos brukerstøtte, som er både serviceinnstilt og nyttig, avslutter Agnetha.