«Retendo er veldig lydhøre for ønskene våre»

Karlstads universitet har rundt 1200 ansatte og 16 000 studenter fordelt på totalt 50 fagområder. I 2014 ble Retendo Academic tatt i bruk som personalplanleggingsverktøy for hele universitetet. To personer ble utvalgt som ansvarlige for brukerstøtten (én fra hvert fakultet). En av dem er Monica Jakobsson, stedfortredende avdelingsleder og studierektor.

Hvordan bruker dere Retendo Academic?

– Akkurat nå bruker vi det som et personalplanleggingsverktøy, der medarbeiderne kan se hvordan arbeidstiden deres er fordelt. På sikt ønsker vi også å kunne integrere økonomisystemer i Retendo. Men det viktigste er at vi har fått ett felles system, slik at alle planlegger på samme måte.

Hvordan gikk implementeringen?

– I 2014 opprettet vi en prosjektgruppe med noen studierektorer, avdelingsledere og økonomer som testet ut systemet. I starten «tørrtrente» vi med fiktive personer, men det var først etter at all informasjon om kurs og personale var overført til Retendo, at det ble virkelig gøy. Vi måtte jo få en følelse av hvordan vi skulle bygge opp strukturen, der visse ting er felles for hele universitetet, samtidig som hver avdeling legger inn sine oppdrag.

På hvilken måte øker Retendo effektiviteten?

– Først og fremst er det lett å finne frem og få tilgang. De gamle Excel-arkene lå jo bortgjemt i interne mapper. Det er dessuten enklere å hente ut informasjon, for eksempel hvor mye kompetanseutviklingstid en avdeling har, eller hvor mye tid som er satt av til hvert enkelt kurs.

– Det gjør det også enklere for lærerne, ettersom de nå kan se kollegenes planlegging – hvem som skal være med på «mitt» kurs, hvem som er kursansvarlig, sensor osv. Vi kan derimot ikke se personalplanleggingen for kolleger ved andre avdelinger, men Retendo har i stedet utviklet en inn- og utleiefunksjon. Hvis jeg trenger noen fra kjemi, sender jeg en forespørsel til kjemiavdelingen via programmet, og da kan de for eksempel svare at «du får Kalle i 40 timer», noe som registreres i Kalles plan. Retendo er veldig lydhøre for forslag, og prøver alltid å innfri ønskene våre.

Hva er de tre største fordelene?

– At det er enhetlig, oversiktlig og kan integreres med andre programmer som Ladok og personalprogrammet Primula. En annen viktig fordel er at mange universiteter har samme system og kan utveksle erfaringer og ideer. Vi møtes med jevne mellomrom for å diskutere hva som fungerer bra, og hva som kan forbedres.

Hva synes du om støtten?

– Jeg er kjempefornøyd, men som brukerstøtte for de andre på fakultetet stiller jeg jo først i køen. I begynnelsen ringte vi Retendo, men senere ble det opprettet en støttefunksjon med skriftlige svar. Hvis det er spørsmål som kan være aktuelle for flere, legger vi det ut på en felles samarbeidsflate på intranettet.