Retendo Project støtter hele prosjektprosessen fra søknad, godkjenning og finansiering til løpende oppfølging, rapportering og sluttføring. Prosjektlederen, sjefen og medarbeiderne får oversikt over forskningsprosjektene og god kontroll med hvor prosjektene befinner seg i prosessen, og hvor bra eller dårlig det går med dem. Alt i ett og samme system.
Retendo Project støtter prosjektlederen og økonomen i arbeidet med å utarbeide prosjektplanen, forslag til bemanning og detaljerte budsjetter.
Prosjektplanen utarbeides av prosjektlederen, gjerne sammen med prosjektets økonomiansvarlige, direkte i Retendo Project-systemet.
Både personalets tid og øvrige prosjektkostnader vises i samme visning, noe som sikrer en god oversikt.
Arbeid og kostnader periodiseres over aktivitetens varighet.
Retendo Project gjør det mulig for prosjektlederen å spørre styringsgruppen, prosjektkontoret eller ledelsen om bemanning og kostnader for prosjektet.
Etterspurte timer og kostnader kommer automatisk fra prosjektplanen.
Ulike kostnader kan legges inn og periodiseres
Den gule fargen indikerer at bemanningen og kostnadene ikke er godkjent ennå. Bemanningen godkjennes når prosjektet får finansiering.
Systemet skiller mellom planlagt, etterspurt og bemannet tid og andre kostnader. Dette er viktig for at prosjektlederen og styringsgruppen skal kunne holde rede på hvilke resurser som er tildelt prosjektet.
Retendo Project gjør det mulig å gi en tydelig oversikt over prosjektets budsjett delt inn på kostnadspost og år, og over finansieringen det er søkt om. Prosjektet følges opp mot vedtatt budsjett.
Budsjettet opprettes automatisk basert på planleggingen, noe som gjør det til en fordel å ha begge deler i samme system.
I samme visning er det også en fremstilling av finansieringen som er søkt for prosjektet.
Før et forskningsprosjekt godkjennes, får ledelsen et komplett dokumentasjonsgrunnlag for prosjektet, og de enkelte medarbeiderne vil se de tiltenkte arbeidsplanene sine. En oversikt over alle prosjekter med status og tidsplaner gir ledelsen innsikt i og kontroll over hele prosjektprosessen.
Retendo Project gir et komplett bilde av hele prosjektet med budsjett, bemanning og aktivitetsplan, alt i ett og samme system. Så kan avdelingssjefen gå gjennom hele utkastet for prosjektet og gjøre eventuelle justeringer før prosjektet godkjennes.
Retendo Project gir hver medarbeider en tydelig oversikt over alle forskningsprosjekter vedkommende er tenkt å delta i.
Prosjektene vises sammen med vedkommendes øvrige oppgaver, for å gi en tydelig oversikt over hvilket arbeid som er planlagt.
De gule feltene indikerer midlertidig bemanning, mens de grønne feltene indikerer bekreftet bemanning. Selve aktiviteten vises i blått.
En oversikt over alle prosjekter med statuser og tidsplaner gir ledelsen god innsikt i og kontroll over hele prosjektprosessen.
Her vises alle prosjekter med status Til avstemming.
Det vises tidspunkt for hvert prosjekt.
For hvert prosjekt vises også totalt budsjett og bemannede og etterspurte timer.
Med Retendos produktfamilie er det mulig å integrere forskningsprosjektene (Retendo Project) med personalplanleggingen (Retendo Workforce). På den måten kan hele lærestedets virksomhet samles i ett og samme system, det vil si både forskningsarbeidet og utdanningsvirksomheten. Da vil begge vises i samme visning, slik at man får veldig god oversikt over hele virksomheten.
Her vises grunnutdanningene med programmer og emner.
Her vises forskningsporteføljer med alle forskningsprosjekter.
Her vises interne og eksterne oppdrag.
For hver rad vises budsjett, bemanning og etterspurte timer per portefølje.
Retendo Project gir full støtte ved gjennomføring og oppfølging av prosjektet gjennom funksjoner for tidsrapportering og attestering, justering av planer og økonomisk oppfølging. Retendo Project er fullt integrert med økonomisystemet for oppfølging av øvrige prosjektkostnader.
Retendo Project har en funksjon for tidsrapportering med attestering for enkel og praktisk føring av tiden man har brukt på de ulike prosjektene, og en tydelig oversikt over arbeidsuken.
Med Retendo Project kan tidsrapporteringen skje hvor som helst, når som helst. Systemet kan brukes på datamaskin, smarttelefon eller nettbrett, og medarbeideren velger selv om rapporteringen skal skje per uke eller måned. For komplett oversikt og riktig lønnsgrunnlag rapporterer medarbeideren også fravær, for eksempel i form av ferie og sykdom. I systemet kan du legge inn interne og eksterne notater, og både prosjektledere og sjefer kan attestere informasjonen som legges inn, i valgfri rekkefølge. Når det er på tide å sende inn en tidsrapport eller attestere, kan medarbeideren få påminnelser via e-post eller sms.
Retendo Project kan integreres med økonomisystemet på lærestedet for mer effektivitet.
Retendo Project gjør det mulig å følge opp kostnadene mot vedtatt budsjett på en tydelig måte.
Budsjettet vises fordelt på ulike kostnadskategorier.
Resultatet for gjennomført arbeidstid kommer fra tidsrapporteringen i Retendo Project eller fra lærestedets økonomisystem.
Frem til oktober 2022 vises resultatet her, og fra november 2022 vises prognosen for prosjektet.
Arbeidet tar lengre tid enn tenkt, medarbeidere blir syke … Det kan være mange grunner til at man må endre planene og bemanningen for prosjektet. I Retendo Project kan prosjektlederen da enkelt gjøre endringene rett i aktivitetsplanleggingen og få svar med en gang på om den nye planen ligger innenfor budsjettet.
Her vises den nye prognosen for prosjektet.
Justeringen fører til økte kostnader for medarbeiderne, som vist her.
Det budsjetterte resultatet blir -38 854 kr. Det betyr at det ikke er rom for endringen i budsjettet med mindre man gjør andre justeringer.
Når prosjektet skal rapporteres i forbindelse med avslutting, vil Retendo Project generere rapporter til prosjektlederen, økonomen og finansansvarlige. Dette vil forenkle og effektivisere avstemmingen av prosjektet.
Retendo Project kan generere flere forskjellige rapporter til finansansvarlige, prosjektledere og økonomer.
