Näin onnistut työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönotossa

img academic article jens 600

Retendo AB:n toimitusjohtaja
Jens Apelgren

Retendo AB:n toimitusjohtaja Jens Apelgren

Osallistuttuani 18 oppilaitoksen työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönottoon voin todeta, että jotkin tekijät ovat keskeisen tärkeitä, jotta työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönotto sujuisi. Ja sujuvaa se on, jos järjestelmän koko potentiaalia hyödynnetään ja jos käyttäjät ovat tyytyväisiä. Tässä artikkelissa käyn läpi 10 tekijää, jotka ovat keskeisen tärkeitä onnistuneen käyttöönoton kannalta.

1. Varmista, että sinulla on johdolta selkeät valtuudet

Onnistuneen käyttöönoton kannalta on tärkeää, että työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönoton tavoitteet ja liiketoiminnallinen kannattavuus ovat selkeitä koko toiminnassa. On myös tärkeää, että on yrityksen johto antaa hankeryhmälle selkeät valtuudet järjestelmän käyttöönottoon, ja että johto antaa henkilökunnalle selkeää tietoa siitä, miksi työvuorosuunnittelujärjestelmä otetaan käyttöön. Ilman kyseisiä valtuuksia käyttöönotto vaikeutuu, koska liiketoiminnassa on aina havaittavissa luontaista kyvyttömyyttä muutokseen.

2. Perusta laaja hankeryhmä

Jotta käyttöönotto olisi mahdollisimman laajapohjainen, on tärkeää valita hankeryhmä, jossa on edustajia kaikenlaisista toiminnan osista. Myös tulevien hallinnollisten johtajien ja niin kutsuttujen superkäyttäjien (järjestelmävalvojat, joilla on täydellinen käyttöoikeus) tulee kuulua hankeryhmään, jotta siirtyminen hallintoon olisi mahdollisimman sujuva. Näiden nimittäminen jälkeenpäin luo tarpeettoman ison kuilun mitä tulee järjestelmää koskeviin tietoihin ja käyttöönoton yhteydessä tehtyyn harkintaan.

3. Vapauta aikaa käyttäjille

Toinen kriittinen tekijä on vapauttaa aikaa normaalista toiminnasta henkilökunnalle, jonka tulee käyttää uutta järjestelmää. Uuden järjestelmän oppiminen vie aina kauemmin kuin luulisi samalla, kun työvuorosuunnittelua on tehtävä. Työtehtävien lisääminen jo olemassa olevaan kokoaikatyöhön luo vain ylimääräistä stressiä ja vastustusta.

4. Käynnistä pilottihanke

Työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönotto on kattava työ. Siksi yleinen strategia on valita osa toiminnasta pilotointiin. Tässä on paras valita se osa toimintaa, joka suhtautuu myönteisimmin käyttöönottoon. Pilotoinnin aikana tarjotaan myös arvokasta tietoa järjestelmän toiminnasta ja siitä, mitä työtapojen ja organisaation mukautuksia voidaan tarvita. Se mahdollistaa puolestaan kätevämmän ja nopeamman käyttöönoton muualla organisaatiossa.

5. Motivoi henkilökuntaa, joka suhtautuu muutokseen kielteisesti

Ihmiset suhtautuvat muutokseen hyvin eri tavoin. Uuden työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönotto merkitsee usein, että vanhoja työtapoja täytyy muuttaa ja uusia työtapoja opetella. Jotkin henkilöt eivät esimerkiksi halua luopua itse kehittämistään usein Microsoft Excel -pohjaisista ratkaisuista, eivätkä näe yhteisen työvuorosuunnittelujärjestelmän etuja. Silloin he suhtautuvat luonnollisesti epäillen käytössä olevasta ja hallitsemastaan ratkaisusta luopumiseen ja uuteen tuntemattomaan järjestelmään siirtymiseen. Itse kehitetystä Excel-ratkaisusta siirtyminen nykyaikaiseen työvuorosuunnittelujärjestelmään merkitsee myös, että hallinnollisen työn saatetaan kokea lisääntyvän, koska jotkin työtehtävät edellyttävät useita vaiheita. Tässä voi olla vaikea alkaa nähdä ja ymmärtää edut isommassa mittakaavassa. Siksi on tärkeä keskittyä motivoimaan ja osallistamaan henkilökuntaa, joka suhtautuu kielteisesti muutokseen, sekä käsitellä henkilökunnan mahdollista huolta, pelkoa ja stressiä.

6. Tee selkeä päätös siitä, että kaikki osastot ottavat järjestelmän käyttöön

On myös hyvin tärkeää, että käyttöönotto saa täyden tuen oppilaitoksen johdolta. Ja että johto tekee selkeitä päätöksiä siitä, että työvuorojärjestelmää käytetään kaikkien tiedekuntien ja laitosten toimesta. Jos yksittäisten laitosten annetaan itse päättää työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttöönotosta, käyttöönotosta tulee usein hyvin vaikeaa ja järjestelmän käyttöaste on alhainen.

7. Älä kiirehdi työtapojen ja organisaation mukautuksissa

On tärkeää mukauttaa organisaatio ja työtapa työvuorosuunnittelujärjestelmän mukaan, mutta jos aloitetaan työtavalla ja organisaatiolla ennen järjestelmän käyttöönottoa, tuloksena ovat usein mittavat kustannukset. Se myös kestää kauan ja riskinä on, että kehiteltyjä työtapoja ei sovelleta täysimääräisesti organisaatiossa.

Oppilaitosten työvuorosuunnitteluun mukautettu vakiojärjestelmä pohjautuu toimittajan eri oppilaitosten työvuorosuunnitteluprosesseista hankkimaan kokemukseen. Siksi järjestelmä on usein hyvin mukautettu oppilaitosten työtapoihin ja organisaatioon. On hyvä idea aloittaa järjestelmän käyttöönotolla ja työstää sen jälkeen työtapaa ja organisaatiota. Silloin oppilaitos voi kaikessa rauhassa tutustua järjestelmään ja sen toimintoihin ensin.

On myös tärkeää, että johto tajuaa, että sekä työtavan että organisaation jatkuva kehitys tulee jatkua pitkään järjestelmän käyttöönoton jälkeen.

8. Odota järjestelmän mukautusten kanssa

Jos oppilaitoksessa on joitakin erityisen tärkeitä toimintoja, saattaa kannattaa tehdä järjestelmän alustava mukautus. Muussa tapauksessa suosittelen odottamaan mahdollisten mukautusten tekemisessä, kunnes järjestelmä on otettu käyttöön ja käyttäjät ovat saaneet koulutusta. Vasta silloin voidaan arvioida mahdollisen mukautuksen hyödyt.

Mukautusten mahdollistamiseksi on tärkeää, että johto ottaa tämän huomioon järjestelmän hallintobudjetissa, jotta toivotut mukautukset voidaan tehdä.

9. Panosta koulutukseen – tärkeä osa käyttöönottoa

Koulutus on hyvin tärkeä seikka ja muodostaa usein suuren haasteen. Esimiehet ja henkilökunta on ensin vakuutettava siitä, että järjestelmää koskeva koulutus on tarpeen ja tärkeä. Seuraava haaste on se, että henkilökunnan tietokonetaidot ja etukäteistiedot voivat vaihdella suuresti eri henkilöiden välillä. Siksi on hyvin tärkeää, että koulutuksen laajuus otetaan huomioon molempien näiden seikkojen osalta.

On myös tärkeää, että järjestätte koulutuksen pian sen jälkeen, kun organisaatiossa tehdään tarkka työvuorosuunnitelma. Jos annatte liian pitkän aikavälin koulutusta, merkittävänä riskinä on, että henkilökunta unohtaa sen, mitä on opetettu.
Yksi koulutuksen menestystekijöistä on tarjota jatkuvasti työpajoja, joissa henkilökunta voi tehdä tarkkaa suunnitelmaa samalla, kun heillä on käytössään oppilaitoksen superkäyttäjien tuki.

10. Muistilistat ja tukihenkilöstö

Alussa käyttäjät saattavat tarvita kipeästi yksityiskohtaisia kuvauksia työtehtävien suorittamisesta. Siksi voi olla tarpeen laatia erityisiä muistilistoja joidenkin työtehtävien osalta, joissa kuvaillaan eri työvaiheet ja myös selitetään, miksi näitä vaiheita tarvitaan toiminnassa. Järjestelmän oppaat eivät ole useinkaan riittävän tarkkoja, eikä niissä ole kuvailtu niitä harkintoja ja suuntaviivoja, joita oma oppilaitos on kehittänyt.

On myös tärkeää, että oppilaitoksessa on asiantuntevia tukihenkilöitä. Kysymykset, jotka tulevat oppilaitoksen käyttötuen ensimmäiseen portaaseen vaihtelevat helpoista kysymyksistä monimutkaisiin ja erityisiin kysymyksiin toiminnasta. Siksi yksi menestystekijä on, että firstline-tukihenkilöstö on mukana käyttöönottohankkeen aikana ja omaa valtavasti tietoa siitä, miten työvuorosuunnittelua tehdään ja mitä säännöstöjä noudatetaan. Tukihenkilöstön palkkaaminen ja kouluttaminen jälkikäteen on hyvin aikaa vievää.

Lopuksi

Jos haluat lisätietoa siitä, miten työvuorosuunnittelujärjestelmä voidaan organisoida oppilaitoksessa, olemme laatineet artikkelin myös tästä. Jos haluat vinkkejä siitä, mitä vaatimuksia sinun tulee asettaa työvuorosuunnittelutyökalulle, klikkaa linkkiä lukeaksesi artikkelin.

Tietoa kirjoittajasta

Jens Apelgrenilla on yli kymmenen vuoden kokemus oppilaitosten työvuorosuunnittelusta, ja hän on auttanut henkilökohtaisesti ottamaan käyttöön työvuorosuunnittelujärjestelmän 18 eri oppilaitoksessa. Jens työskentelee toimitusjohtajana Retendo AB:ssa, joka tehostaa sekä oppilaitosten että hankekeskeisten yritysten hallintoa. Jens on vahvasti mukana Retendon työvuorosuunnittelujärjestelmän kehittämisessä.

AIHEESEEN LIITTYVÄT ARTIKKELIT