Me hallitsemme oppilaitosten työvuorosuunnittelun
Retendo Academic tukee koko oppilaitoksen työvuorosuunnitteluprosessia. Työntekijät, kurssivastaavat, suunnittelijat, talousvastaavat ja johto saavat roolipohjaisia näkymiä tarvitsemallaan tiedolla.
Työntekijälle
Täydellinen työvuoroluettelo
Työntekijälle tärkein näkymä on työvuoroluettelo, josta käy ilmi, mille kursseille häntä on suunniteltu ja mitä työtehtäviä hänellä kullakin kurssilla on. Työntekijä näkee selkeästi, onko hän ali- tai ylikuormitettu, hyödynnetäänkö hänen osaamistaan ja kehittyykö hän hyvin työssä.
1
2
3
4
1
Yhteenveto poissaoloista
Selkeä yhteenveto poissaoloista mahdollistaa tehokkaan suunnittelun, kun työntekijä täytyy korvata.
2
Kuukausittainen kuormitusaste
Työntekijä voi valvoa sitä, ettei hän ole ylikuormitettu. Jokainen kuukausi ylikuormituksella osoitetaan selkeästi punaisella viivalla.
3
Yksityiskohtainen suunnittelu
Työntekijä näkee työtehtävänsä kurssilla sekä sen, milloin ne on suoritettava. Siitä tulee hyvä pohja omalle yksityiskohtaiselle suunnittelulle.
4
Parempi koordinointi kollegojen kanssa
Kurssia klikkaamalla työntekijä näkee, ketkä kollegat osallistuvat samalle kurssille. Tämä mahdollistaa työn paremman koordinoinnin ja jaon.
Onko sinun työlläsi oikea tasapaino?
Työntekijä saa myös yleisen yhteenvedon työstään voidakseen varmistaa, että hänellä on oikea tasapaino mitä tulee miehitykseen ja jakoon eri toimintojen välillä.
1
2
3
1
Yhteenveto kaudesta
Työntekijän työaika näytetään jaettuna poissaoloihin, miehitettyyn aikaan ja vapaaseen kapasiteettiin.
2
Poissaolon jakautuminen
Työntekijä saa selkeän kuvan poissaoloistaan poissaolon tyypin perusteella.
3
Työtehtävien jakautuminen
Työntekijä saa yleiskuvan oman työajan jakautumisesta koulutuksen, tutkimuksen, sisäisten toimeksiantojen ja hallinnon välillä. Sen myötä työntekijä voi varmistaa, että työ jakautuu sovitusti.
Retendo Academic -järjestelmän edut
- Aina ajankohtainen työvuoroluettelo Koska kaikki suunnittelijat työskentelevät samassa järjestelmässä, työntekijän työvuoroluettelo on aina päivitetty.
- Saatavilla verkossa Työntekijät saavat helposti käyttöönsä työvuoroluettelonsa verkkoselaimen kautta ympäri maailman.
- Täydellinen yhteenveto Työntekijä saa täydellisen yhteenvedon työstään, johon on kerätty kaikki kurssit, hankkeet ja jatkuvat toimeksiannot.
Digitaalinen allekirjoitus työaikasopimuksen mukaan
- Retendo Academic -järjestelmässä on työnkulku työntekijöiden digitaaliseen työvuoroluettelon allekirjoittamiseen.
- Kaikki allekirjoitetut työvuoroluettelot on lukittu ja tallennettu, jotta niihin voidaan palata ja niitä voidaan tarkistella jälkikäteen.
- Suunnittelijat näkevät listan siitä, ketkä työntekijät ovat toistaiseksi hyväksyneet työvuoroluettelonsa ja voivat muistuttaa niitä työntekijöitä, jotka eivät ole vielä hyväksyneet työvuoroluetteloa.
Kurssivastaavalle
Kuka tekee mitä ja milloin kurssilla?
Retendo Academic -järjestelmässä kurssivastaava suunnittelee, kuka luennoi, johtaa laboratorioesittelyjä, korjaa tenttejä ja muuta. Lisäksi suunnitellaan kuluva aika ja se, milloin toiminnot suoritetaan.
1
2
3
4
1
Valinnainen määrä toimintoja
Kurssivastaava valitsee itse, miten tarkasti suunnittelu tapahtuu esim. yksittäisten luentojen osalta tai kaikkien luentojen osalta yhteisesti.
2
Gantt-suunnittelu
Se, milloin eri toiminnot on suunniteltu suoritettaviksi, näytetään graafisesti selkeän yleiskuvan antamiseksi.
3
Suunnittelu työntekijää kohti
Tuntimäärä, jolle kukin työntekijä on suunniteltu kuhunkin toimintoon.
4
Luo kysyntää
Kun suunnittelu on tehty, kurssivastaava voi helposti lähettää suunnitteluvastaavalle toivomuksensa henkilöstöresursseista suorittaakseen kurssin.
Kuka on miehitetty kurssilla?
Kurssivastaavan toivomukset miehityksestä kurssilla kerätään kurssin yleiskatsaukseen. Suunnitteluvastaava voi sitten joko hyväksyä tai hylätä toivomukset.
1
2
1
Toiminnot henkilöä kohti
Yhteenveto niistä toiminnoista, joille henkilö on suunniteltu. Tämä antaa hyvän pohjan suunnitteluvastaavalle, jonka on hyväksyttävä tai hylättävä toivomukset.
2
Toivomukset henkilöstöstä
Tässä näkyy, mitä toivomuksia miehityksestä on esitetty, hyväksytyt ja hylätyt suunnitteluvastaavan toimesta.
Onko kurssi kannattava?
Jokaisen kurssin osalta näytetään yhteenveto budjetista, miehityksestä, tuotoista, kuluista ja tuloksista. Tässä näkyy selkeästi, pysyykö kurssi budjetin rajoissa tai ylittyykö budjetti.
1
2
3
1
Pohja suunnittelulle
Yhteenveto avainluvuista, jota käytetään budjetin ja suunnittelun pohjana.
2
Ylittyykö budjetti?
Miehitystä verrataan kurssin budjettiin, jotta voidaan varmistaa, ettei budjetti ylity.
3
Pysyykö kurssi budjetin rajoissa?
Kurssin arvioituja tuottoja ja kuluja verrataan ja ne vastaavat siihen, pysyykö kurssi budjetin rajoissa.
Päätökset dokumentoidaan omilla muistiinpanoilla
- Kurssivastaava ja suunnittelija voivat tehdä omia muistiinpanoja kurssista kokonaisuutena, toiminnoista ja miehityskirjauksista.
- Sitä, kuka voi nähdä muistiinpanot, voi hallita, ja muistiinpano voidaan esimerkiksi näyttää kaikille työntekijöille tai vain suunnittelijalle.
Suunnittelijalle
Nopea yleiskatsaus tarkemman analyysin tekemiseksi
Miehityskatsaus on tärkeä työkalu suunnittelijalle ja se auttaa häntä näkemään, ketkä työntekijät ovat ali- ja ylikuormitettuja ja miten paljon aikaa on käytettävissä miehitykseen.
1
2
3
1
Suodattaminen
Näkymät voidaan suodattaa esimerkiksi henkilöstökategorian ja miehitysasteen mukaan. Tässä näkyy vain palkattu henkilöstö, jonka kuormitusaste on yli 80 %.
2
Miehitetty
Tässä annetaan ensimmäinen osoitus siitä, onko henkilökunta yli- tai alikuormitettua. Sen jälkeen suunnittelija voi työvuoroluettelon kautta analysoida tarkemmin sitä, mistä tämä johtuu ja ryhtyä sopiviin toimenpiteisiin.
3
Pyydetty suhteessa ei-miehitettyyn
Suunnittelija näkee tässä, onko henkilöä pyydetty kurssivastaavan toimesta. Suunnittelija voi sitten siirtyä työvuorolistaan nähdäkseen yksityiskohtaisesti mihin pyydettyjä tunteja käytetään ja joko hyväksyä tai hylätä pyynnön.
Vältä loppuun palamista ajoissa
Työnantajan työympäristövastuu tarkoittaa muun muassa sitä, että henkilökunta ei saa olla ylikuormitettua ja loppuun palamisen partaalla. Tässä näkymässä suunnittelija näkee kuukausittaisen yhteenvedon henkilöstön miehitysasteesta ja voi jo suunnitteluvaiheessa ryhtyä toimenpiteisiin tasaisen työkuormituksen varmistamiseksi.
Aina ajankohtaista tietoa todellisesta poissaolosta
Yksi suunnittelijan haasteista on saada tietoa henkilökunnan todellisesta poissaolosta. Koska Retendo Academic voidaan integroida oppilaitoksen henkilöstöjärjestelmään, suunnittelija saa kaiken todellisen poissaolon automaattisesti siirrettyä ja esitettyä selkeällä tavalla. Sen jälkeen suunnittelija voi muokata työvuoroluetteloa huomioidakseen henkilökunnan todellisen poissaolon.
1
2
3
1
Poissaolo
Koska suunnittelija saa selkeän yleiskuvan henkilökunnan poissaoloista kuten lomista, sairauksista ja virkavapaasta, hän näkee, miten todellinen poissaolo vaikuttaa henkilön miehitettyyn aikaan.
2
Muunna
Muuntamistoiminto siirtää kaiken todellisen poissaolon henkilöstöjärjestelmästä työvuoroluetteloon.
3
Poissaolojen tulos
Jos todellinen poissaolo, joka tuodaan henkilöstöjärjestelmästä, eroaa suunnitellusta poissaolosta, joka näytetään edellä olevassa taulukossa, suunnittelija voi helposti siirtää todellisen poissaolon työvuoroluetteloon.
Hyvää järjestystä kursseissa ja hankkeissa
1
2
3
1
Järjestele salkkuihin
Kaikki kurssit ja hankkeet ryhmitellään salkkuihin, jotta saadaan hyvä rakenne ja jokaista salkkua voidaan seurata.
2
Vertaa budjettia ja miehitystä
Tässä varmistetaan, että kursseja ja hankkeita ei ylimiehitetä suhteessa budjettiin.
3
Gantt-yleiskuva
Tässä annetaan graafinen yleiskuva siitä, milloin kurssit ja hankkeet alkavat ja päättyvät.
Hanke, kurssi ja henkilöstö samassa näkymässä
Näkymä osoittaa kunkin henkilön miehityksen kursseilla ja hankkeissa. Sitä käytetään esimerkiksi ilmoittamaan miehityksestä henkilökunnalle tai tukena suunnittelijalle miehitystyössä.
1
2
3
1
Yhteenveto henkilöä kohti
Tässä näytetään henkilön koko miehityksen jako kursseihin ja hankkeisiin.
2
Yhteenveto salkkua kohti
Tässä näytetään tuntimäärä, joka tarvitaan erilaisten koulutusten suorittamiseen.
3
Vie Exceliin
Koko yhteenveto voidaan viedä Microsoft Exceliin.
Tehokkaat toiminnot suunnittelijalle
Piilotettu suunnittelu väärinkäsitysten välttämiseksi
Jotta suunnittelija voi saada suunnitelman valmiiksi ennen kuin henkilökunta näkee sen, Retendo Academic -järjestelmässä on piilotettu suunnittelutila. Kun suunnitelma on valmis, suunnittelija julkaisee sen henkilökunnalle. Näin vältytään turhilta kysymyksiltä ja väärinkäsityksiltä, jotka johtuvat huonosta suunnittelusta.
Estä tahattomat muutokset
Kun suunniteltu työ on suoritettu ja täsmäytys tehty, suunnittelija voi lukita suunnitelman ajassa taaksepäin estääkseen tietojen tahattomat muutokset.
Keskitetty tai hajautettu suunnittelu
Työvuorosuunnittelun työtapa voi vaihdella suuresti oppilaitoksen eri laitosten välillä. Siksi Retendo Academic tukee sekä keskeistä suunnittelua että kurssivastaaville hajautettua suunnittelua. Hajautetussa suunnittelussa suoritetaan tarkka suunnittelu kurssivastaavan toimesta, joka sitten hakee toivotun miehityksen suunnitteluvastaavalta. Tämä voi olla hyvin tehokas työtapa etenkin isoissa laitoksissa.
Testaa eri vaihtoehtoja saadaksesi paremman pohjan päätöksenteolle
Erilaisten vaihtoehtojen kokeileminen on tehokas työkalu, kun halutaan saada täydellisempi pohja päätöksenteolle, ja Retendo Academic -järjestelmässä on helppo luoda ja tallentaa omia vaihtoehtoja eri ajanjaksoille.
Osaamisen kehitykseen kuluvan ajan automaattinen laskeminen
Suunnittelijan tehtävä helpottuu, koska Retendo Academic laskee automaattisesti työntekijöiden osaamisen kehitykseen kuluvan ajan: tämä laskelma voi olla monimutkainen joissakin tilanteissa. Järjestelmä laskee automaattisesti myös hallinnointiin kuluvan ajan.
Aina ajankohtaista tietoa
Retendo Academic -järjestelmässä suunnittelija saa aina käyttöönsä päivitetyt tiedot suunnittelua varten, koska järjestelmässä on integraatio henkilöstö-, talous- ja kurssijärjestelmiin.
Taloustieteilijälle
Pysymmekö budjetin rajoissa?
Retendo Academic mahdollistaa kunnon analyysin siitä, miten laitoksen kokonaistuotto jakautuu koulutustasolla, linjojen ja yksittäisten kurssien osalta. Näin voidaan varmistaa, että laitos pysyy taloudellisen kehyksen sisällä. Jokaisen kurssin osalta esitetään tuotot ja kulut ja on selkeästi nähtävissä, millä kursseilla on ylijäämä tai alijäämä. Tiedot muodostavat hyvän pohjan taloudelliselle päätöksenteolle.
1
2
3
1
Yhteenveto tuotoista
Tuotot ja kulut lasketaan yhteen koko ohjelman osalta, tässä tapauksessa sairaanhoitajakoulutuksen osalta.
2
Tuotot kurssia kohti
Jokaisen kurssin osalta lasketaan odotetut tuotot perustuen oppilasmäärään, opintopisteisiin, opintojen läpäisyasteeseen ja niin kutsuttuihin hintalappuihin.
3
Miehityksen kustannukset
Jokaisen kurssin osalta lasketaan myös kustannukset perustuen miehitykseen ja henkilökunnan palkkoihin eri lisät mukaan luettuina.
Vaivatonta palkkatiliöintiä
Talousvastaavan saattaa olla hankalaa saada pohja palkkatiliöinnille. Retendo Academic ratkaisee tämän luomalla täydellisen pohjan, täsmäytettynä ja valmiina, henkilökunnan miehityksen perusteella. Retendo Academic hallinnoi myös kaikkea henkilöstön lainaamista ja vuokraamista.
Toimittajalaskujen helppo täsmäytys
Retendo Academic -järjestelmässä on mahdollisuus rekisteröidä toimittajia ja konsultteja sekä toimittajalaskuja. Kun konsultit miehitetään eri toimeksiantoihin, järjestelmä laskee miehityskustannuksen konsulttia kohti konsultin tuntihinnan pohjalta. Kun oppilaitos saa toimittajalaskun konsultista, se rekisteröidään ja täsmäytetään helposti järjestelmän miehityskustannuksia kohti.